Zamawianie skanu poczty

Nie wszyscy klienci wirtualnego biura chcą dostawać skany każdej odebranej poczty. Jednak jeśli klient będzie potrzebował takiego skanu, od teraz może poprosić o skan jednym kliknięciem, bez konieczności kontaktowania się osobiście z wirtualnym biurem.

ZAMAWIANIE SKANU POCZTY

Aby klienci mieli możliwość wysyłania automatycznych próśb o skan danej poczty, należy aktywować tę opcję w ustawieniach. Aby tego dokonać, w menu po lewej stronie wchodzimy w zakładkę Administracja -> Ustawienia -> Ogólne.

Teraz, należy w boxie po prawej stronie Prośby o skan, zaznaczyć okienko  Zezwól klientom prosić o skany poczty. Dopiero w momencie, gdy ta opcja będzie zaznaczona i zapisana, klienci będą mogli używać opcji prośby o skan.

Od teraz, gdy dodamy nową pocztę, dla której nie ma dodanego załącznika, nasz klient będzie miał dostępny w wiadomości e-mail przycisk Poproś o skan.  Klient będzie widział powiadomienie e-mail o nowej korespondencji, w takiej formie:

Jeśli klient, będzie potrzebował skan danej poczty, wystarczy, że kliknie dostępny przycisk przy interesującej go poczcie oraz potwierdzi swój wybór.

Gdy klient poprosi o skan wybranej poczty, na dashboardzie administratora pojawi się nowy box Prośby o skan. Prośby będą wyświetlane w postaci tabeli, która jest podzielona na kolumny:

• Data – Kiedy została wysłana prośba.
• Klient – Wskazuje, który z naszych klientów poprosił o skan.
• Korespondencja – Informacja, o skan której konkretnie poczty prosi klient. Zawiera trzy pozycje: Nadawca, typ poczty oraz data odbioru.

Aby dodać skan do danej poczty, klikamy przycisk z ikoną plusa znajdujący się po prawej stronie tabeli Dodaj skan.

Oprócz tego, że prośby o skan pojawiają się na Dashboardzie, widnieją one dodatkowo w alertach oraz można je podejrzeć w zakładce Poczta->Prośba o skan

Teraz, możemy dodać plik w prośbie o skan dla danej poczty. Znajdują się tutaj informacje o korespondencji oraz miejsce na dodanie pliku. Z tego miejsca, powiadomienie e-mail zawsze wysyłane jest z załącznikiem.

Dodany załącznik zapisujemy i wysyłamy, znajdującym się poniżej przyciskiem Zapisz.