Wydawanie poczty Klientowi

Gdy Klient zgłosi się po korespondencję do odbioru, system DESKTOMY usprawni ten proces oraz pozwoli zachować najwyższy poziom obsługi Klienta.

WYDANIE POCZTY KLIENTOWI

Aby wydać pocztę, należy w menu z lewej strony wybrać zakładkę  Poczta -> Wydaj pocztę.

Po prawej stronie wyświetli się poczta, która oczekuje na odbiór. Rubryka podzielona jest na trzy pola:

• Klient – Nazwa Klienta, na którego czeka korespondencja
• Przesyłki – Ilość poczty do odbioru.
• Ikona Wydaj – Klikając w ikonę znajdującą się z prawej strony rubryki, będziemy mogli wydać pocztę danego Klienta.

Po kliknięciu ikony Wydaj, otworzył się panel Wydania poczty, który jest podzielony na dwie główne części. Pierwszą, jest lista poczty ze statusem do odbioru lub innym dowolnie nadanym, drugą są osoby kontaktowe danego Klienta, które są upoważnione do odbioru korespondencji.
Status „inny, dowolnie nadany” to nazwa utworzona przez Administratora, która nie jest pocztą „do odebrania” w recepcji/sekretariacie,  ale powinna kierować korespondencję do sekcji Wydaj pocztę. Takim przykładem może być status „Skrytka”. Status „Skrytka” oznacza, że korespondencja klienta trafiła do skrytki pocztowej do której klient ma dostęp 24/7. Niestety data i godzina odbioru korespondencji ze skrytki nie zostaje odnotowana w Desktomy automatycznie, zatem trzeba ją wpisać ręcznie. Dzięki statusowi skrytka, Administrator wie, które listy były w skrytce i przy tych listach potwierdza odbiór wpisując datę i godzinę odbioru korespondencji ze skrytki. Więcej na ten temat znajdą Państwo w artykule  

Z listy po lewej stronie, wybieramy pocztę lub wiele korespondencji, które chcemy wydać. Po prawej stronie wybieramy osobę, która zgłosiła się po odbiór poczty.

W DESKTOMY możliwe są 4 sposoby wydania korespondencji:

1. potwierdzenie odbioru, czyli systemowe odnotowanie wydanej korespondencji ze wskazaniem daty, godziny oraz osoby odbierającej
2. drukowanie potwierdzenia z listą wydawanej korespondencji. Umożliwia podpisanie dokumentu papierowego przez Klienta
3. cyfrowe wygenerowanie potwierdzenia z listą korespondencji. Umożliwia podpisanie dokumenty cyfrowego przez Klienta
4. przesłanie korespondencji na wskazany przez Klienta adres

Druk potwierdzenia

Po kliknięciu w przycisk druku potwierdzenia, automatycznie otworzy nam się nowa karta w przeglądarce, wraz z podglądem potwierdzenia oraz opcją druku.

Potwierdź odbiór.

Po kliknięciu w przycisk, otworzy się okno Potwierdzenia odbioru. W tym miejscu, możemy ustawić datę, godzinę oraz osobę odbierającą.

W przypadku odbioru korespondencji przez osobę, która nie jest wprowadzona do systemu, w rubryce Osoba odbierająca, będziemy musieli wpisać ją ręcznie.

Teraz, wystarczy zatwierdzić informacje znajdującym się w prawym dolnym rogu, przyciskiem Potwierdź.

O Cyfrowym potwierdzeniu przeczytaj więcej tutaj

Przesłanie

Po wybraniu tej opcji system poprosi Cię o wskazanie adresu, na który korespondencja został lub zostanie wysłana. Można też podać numer przesyłki, który umożliwia jej śledzenia lub wstawienia linku. Po uzupełnieniu danych, klikamy potwierdź. Samo uzupełnienie przesłania ma charakter rejestracyjny, nie spowoduje zamówienia kuriera. Wpisanie tych danych zmieni status korespondencji na przesłany a my będziemy mieli w systemie zawarte informacje, gdzie została wysłana, z możliwości śledzenia.

Poczta została wydana pomyślnie. Jeśli zajdzie potrzeba, do podglądu poczty będzie można wrócić w zakładce Przeglądaj pocztę.