Czym jest wystawianie faktury i jak to zrobić

Moduł rozliczeniowy dostępny w DESKTOMY nie jest programem do fakturowania. Można w nim wystawić faktury, które są pełnoprawnym dokumentem rozliczeniowym niemniej jednak zakres tej funkcjonalności ogranicza się wyłącznie do możliwości tworzenia faktur, faktur pro forma oraz wystawiania rachunków. Nie ma możliwości wystawienia korekt do faktur, not korygujących i innych dokumentów. Rozliczenie w DESKTOMY należy traktować w szczególności jako miejsce, w którym możemy gromadzić dokumenty rozliczeniowe z klientami wirtualnego biura, co jest zbieżne z ideą kompletności całego systemu, który zakłada posiadanie wszystkich informacji  o klientach w jednym miejscu, łącznie z dokumentami rozliczeniowymi.

WYSTAWIANIE FAKTURY

Wystawianie faktur w DESKTOMY oznacza jej pierwsze utworzenie za pomocą naszego systemu rozliczeniowego. Wystawiona faktura, po uzupełnieniu wszystkich wymaganych rubryk, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym.

Aby wystawić fakturę w pierwszej kolejności powinniśmy się upewnić, czy w systemie zostały uwzględnione wszystkie niezbędne dane czyli dane klientów (nazwa, adres, NIP) oraz czy zostały uzupełnione pola w części Administracja-Ustawienia-Faktury. Jeżeli system posiada te dane możemy przejść do wystawiania faktury. W tym celu należy wejść w sekcję Rozliczenia-Wystaw fakturę . Widok podzielony jest na dwie części. Po lewej stronie widzimy formularz z rubrykami do uzupełniania, po prawej podgląd wystawianej faktury. Wystawiając fakturę będziemy mieli do czynienia z dwoma grupami informacji:

• informacje wymagane do uzupełniania, widoczne w rubrykach po lewej stronie. W ramach tej grupy informacji będziemy mieli do czynienia z rubrykami posiadającymi rozwijane listy z wyborami jak na przykład typ faktury, serie numeracji, miejsce wystawienia, sposób płatności, termin zapłaty, stawka VAT. Wybory, które będą się tam pojawiały należy w pierwszej kolejności zdefiniować w sekcji Administracja-Ustawienia-Faktury
• informacje, które uzupełnią się automatycznie jak np. dana adresowe i NIP nabywcy, czyli klienta, dane sprzedawcy usługi, czyli wirtualnego biura, numer konta i nazwa banku sprzedawcy, miejsce wystawienia, logo. Aby te dane wyświetlały się prawidłowo musimy zadbać, aby zostały one należycie uzupełnione w następujących miejscach: dodając klienta (dane adresowe nabywcy) oraz w sekcji Administracja-Ustawienia-Faktury (dane sprzedawcy, numer i rodzaj banku, miejsce wystawienia, logo)

W rubrykach po lewej stronie znajdują się „Informacje dodatkowe” – ta rubryka może być dowolne dodawana i nazywana w sekcji Administracja-Ustawienia-Faktury. Może też być niewidoczna na fakturze, jeżeli w tej sekcji nie zostanie ustawiona.

„Pozycje na fakturze” – to uszczegółowienie pozycji na fakturze, po kliknięciu dodaj pozycję zostanie wyświetlona tabela, w które należy uzupełnić nazwę pozycji, kwoty oraz ilość. Po kliknięciu Zapisz, pozycja pokaże się na fakturze.

Ostatnia część do uzupełnienia do „Powiadomienia e-mail” – pozwala nam na wysłanie powiadomienia o fakturze do klienta z załącznikiem, bez załącznika lub nie wysłanie powiadomienia . Wysłanie powiadomienia z załącznikiem oznacza, że oprócz treści powiadomienia wysyłanego w formie maila, zostanie również dołączony załącznik w postaci wystawionej faktury, którą widać na podglądzie.

UPROSZCZENIE NR 1

Wystawianie faktury w sposób opisany wyżej, mimo tego, że szereg informacji uzupełnia się automatycznie, może być czasochłonne z uwagi na konieczność każdorazowe definiowania pozycji na fakturze. Jeżeli zatem wystawiana faktura dotyczy pakietu lub usług dodatkowych zarejestrowanych w systemie DESKTOMY, wystarczy przejść do sekcji Rozliczenia-Podsumowania, wybrać okres rozliczeniowy, którego ma dotyczyć faktura, wybrać klienta, aby po prawej stronie wyświetliły nam się wszystkie pozycji, które w danym okresie wymagają obciążenia danego klienta. Teraz wystarczy kliknąć wystaw fakturę. System przeniesie nas do sekcji Wystaw fakturę, przy czym wszystkie dane będą już uzupełnione. Każda pozycja, na tym etapie, może być edytowana.

UPROSZCZENIE NR 2

DESKTOMY posiada sekcję Rozliczenia-Faktury do wystawienia. W tym miejscu, po włączeniu opcji pokazywania się faktur do wystawiania, system będzie nam na bieżąco przypominał jakie faktury należy wystawić w zbliżającym się okresie rozliczeniowym. W ustawieniach można określić, czy przypomnienia mają się pokazywać z 3, 7 czy 14 dniowym wyprzedzeniem oraz, które pozycje mają być uwzględnione w fakturze. Po kliknięciu zapisz. W tabeli wyświetlą nam się wszystkie faktury spełniające zadane parametry. Aby wystawić fakturę należy kliknąć w ikonę kalkulatora. System przeniesie nas do sekcji Wystaw fakturę, przy czym wszystkie dane będą już uzupełnione. Każda pozycja, na tym etapie, może być edytowana.

UPROSZCZENIE NR 3

Jeżeli chcielibyśmy wystawić fakturę dotyczącą poszczególnej usługi dodatkowej jednorazowej zrealizowanej dla klienta, możemy również wystawić fakturę z poziomy usług dodatkowych. W tym celu należy wejść w sekcję Usługi dodatkowe-Lista usług jednorazowych wyszukać interesującą nas usługę i kliknąć w ikonę kalkulatora. System przeniesie nas do sekcji Wystaw fakturę, przy czym wszystkie dane będą już uzupełnione. Każda pozycja, na tym etapie, może być edytowana.

UPROSZCZENIE 4

II Rezerwacje -> Sale Konferencyjne -> Podgląd rezerwacji w kalendarzu na dole strony

Z tego miejsca zalecamy wystawiać faktury w przypadku, kiedy wiemy, że Klient chce otrzymać dokument jedynie za wynajem sal konferencyjnych, lub rezerwacje były wykonywane w większej ilości.

Aby dotrzeć do panelu wystawiana faktur, należy przesunąć się na dół strony z salami konferencyjnymi. Do momentu aż zobaczymy „Kalendarz rezerwacji”. Kiedy chcemy wystawić fakturę za daną rezerwację, lub zacząć z tego miejsca dłuższy proces fakturowania, musimy odnaleźć konkretną datę i Klienta, dla którego ma być dokument. Kiedy to nam się uda, wystarczy kliknąć w ramkę z jego rezerwacją.

Po tej czynności, zostanie wyświetlony komunikat z wszelkimi informacjami dotyczącymi rezerwacji. Nas interesuje przycisk znajdujący się na dole komunikatu „Wystaw Fakturę”. Kiedy jesteśmy pewni, że odnaleźliśmy właściwy termin, rezerwację i Klienta, należy wybrać właśnie tę opcję.

Śladem poprzednich procesów, znajdujemy się w głównym panelu do edycji faktury. Wybrana przez nas sala konferencyjna została już dodana automatycznie do pozycji na fakturze. Tym samym automatycznie zostały dopasowane dane Klienta. Edycja serii numeracji, daty wystawienia, daty wykonania usługi i innych znajdujących się w tym segmencie, nadal jest dostępna.