ZAKŁADAM KONTO

AKTUALNOŚCI

Bądź na bieżąco!

Aktualizacja 08.12.2020 – Nowe funkcje w module Prośby o skan

08.12.2020

Jak działają prośby o skan w DESKTOMY? To dodatkowa funkcja, która umożliwia Klientom otrzymującym powiadomienia o korespondencji bez skanów ich zamówienie z poziomu powiadomienia e-mail lub panelu klienta.

Usługę można uruchomić dla wszystkich Klientów Wirtualnego Biura lub włączyć/wyłączyć tę opcję dla wybranych Klientów.

JAK UMOŻLIWIĆ KLIENTOM ZAMAWIANIE SKANÓW?

Aby usługa prośby o skan była dostępna, Administrator musi ją włączyć w systemie DESKTOMY. Należy wejść w zakładkę Administracja -> Ustawienia -> Ogólne i zaznaczyć checkbox’a „Zezwól klientom prosić o skan poczty”. Ten ruch jest niezbędny, aby zamawianie skanów było dostępne dla Klientów Wirtualnego Biura.

W tym miejscu możemy wprowadzić dodatkową informację jaka ma być wyświetlana w potwierdzeniu prośby o skan np. “Skanowanie poczty może wiązać się z dodatkowymi kosztami”. Co więcej, Wirtualne Biuro może zaznaczyć opcję powiadomień SMS, w przypadku pojawieniu się nowej prośby od Klienta. Dzięki temu, można będzie szybko zareagować i nic nie umknie w natłoku powiadomień.

Możliwość zamawiania skanów można przypisać także do ustawień poszczególnych pakietów jak i indywidualnych ustawień danego Klienta. W ten sposób decydujesz, którzy Klienci mogą zamawiać skany, także jeśli wiążą się one z dodatkowymi kosztami dla Klientów.

 

JAK KLIENCI MOGĄ KORZYSTAĆ Z PROŚBY O SKAN? 

W sytuacji kiedy Wirtualne Biuro informuje o nowej poczcie, bez przesyłania załącznika, w mailu do Klienta będzie widoczny przycisk “Poproś o Skan”. Kiedy Klient będzie miał potrzebę uzyskania skanu, za pomocą jednego kliknięcia przesyła informację do Wirtualnego Biura. Po wybraniu tej funkcji, do Wirtualnego Biura przesyłane jest powiadomienie, które zawiera informacje: który Klient prosi o skan, jakiej poczty i kto jest jej nadawcą. 

Możliwość wysłania prośby o skan jest dostępna nie tylko za pośrednictwem maila i przeznaczonego to tego przycisku. Dostępna jest opcja wysłania takiej prośby z poziomu panelu Klienta w DEKSKTOMY. W zakładce POCZTA, gdzie Klient ma wgląd w nową i odebraną już korespondencję, pojawi się przycisk z symbolem plusa. To właśnie za jego pomocą, będzie wysłana prośba o skan z poziomu systemu. Aby było to możliwe, muszą być spełnione dwa warunki. Poczta musi mieć status “Do odbioru” oraz nie może zawierać załącznika. Jeżeli te czynniki będą spełnione, Klient bez przeszkód będzie mógł wysyłać prośby o skan.

 

GDZIE TRAFIA POWIADOMIENIE? 

Pracownicy Wirtualnego Biura mają 4 miejsca, za pomocą których mają możliwość otrzymywania powiadomień o pojawieniu się nowej prośby od Klienta.   

  • Mailowe powiadomienia przesyłane na adres wirtualnego biura 
  • Wiadomość SMS przesyłana na podany numer telefonu 
  • Powiadomienie w formie ‘alertu’ w prawym górnym rogu aplikacji 
  • Ekran PocztaProśby o skan w menu głównym –  Znajdą się tam informacje; data, jaki Klient wysyła prośbę, o jaką korespondencję chodzi – czyli nazwa nadawcy i status prośby o skan 

Prośba o skan może mieć jeden z trzech statusów:

Nowa – zaraz po zgłoszeniu przez Klienta,

Zrealizowana – po obsłużeniu prośby przez administratora

Anulowana –po anulowaniu prośby w przypadku kiedy administrator anuluje prośbę, Klient ponownie będzie mógł ją wysłać

JAK ZREALIZOWAĆ PROŚBĘ O SKAN?  

Kiedy Wirtualne Biuro otrzyma prośbę o skan, będzie ona widoczna na ekranie Poczta > Prośby o skan, ze statusem “Nowa”. Po prawej stronie od statusu prośby, jest widoczny przycisk plusa, za pomocą którego możemy dodawać skany poczty. Obok znajduje się przycisk z minusem, który anuluje wysłaną prośbę.

DODATKOWE KOSZTY I INFROMACJE 

W dzisiejszej aktualizacji wprowadzona została możliwość wpisania dodatkowych informacji i dodatkowych kosztów związanych z daną korespondencją.

Dodatkowe informacje i koszt będą wysłane i widoczne dla odbiorcy w wiadomości e-mail z dodanym na prośbę skanem. W ustawieniach pakietu można zdefiniować domyślny dodatkowy koszt, którym automatycznie uzupełni się odpowiednie pole podczas dodawania skanu.

PODSUMOWANIE DODATKOWYCH KOSZTÓW 

Dodatkowe koszty można wprowadzać nie tylko podczas realizacji próśb o skan. Taki koszt możemy dodać do każdej poczty przychodzącej i wychodzącej w jej edycji. Takie koszty zostaną wyszczególnione w podsumowaniach Rozliczenia > Podsumowanie i mogą być podstawą do wystawienia Klientowi faktury.