2022 – wzmocnienie dojrzałego systemu

01.03.2023

Rok 2022 wyhamował. W raporcie opublikowanym przez nas początkiem 2021r wskazujemy na wyraźny trend wzrostowy w zakresie sprzedaży usług udostępnianych przez Wirtualne Biura, co w 100% przełożyło się na rejestrację kont w DESKTOMY – lidera na runku systemu on-line do obsługi wirtualnych biur. Cały 2021r dopłynął do końca na fali wirtualnego ożywiania, żeby zacząć swoją stabilizację w pierwszym kwartale 2022. Porównując okres pandemii, który reprezentują lata 2020 i 2021 możemy powiedzieć, że miniony rok wyhamował. W pewnym sensie pozwoliło nam to wziąć oddech i skupić się na kwestiach technologicznych, pozwalających na utrzymanie dojrzałego już systemu DESKTOMY, w jego bezawaryjnym charakterze.      

Według naszej analizy, mniejsza liczba zarejestrowanych w DESKTOMY kont to odzwierciedlenie zmniejszonego popytu na usługi Wirtualnego Biura w ogóle, które łączymy z kończącą się pandemią.
Z drugiej strony nie możemy pominąć nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która nakłada na Wirtualne Biura nowe obowiązki, a tym samym skutecznie eliminuje z rynku podmioty niespełniające nowych wymogów lub odczuwające opór wobec sprostania dodatkowym regulacjom. Rok 2022 również wypada trochę gorzej w zakresie wydłużonego okresu utrzymywania się firm w darmowym pakiecie Start. Kusząc się o szerszy komentarz i w tym przypadku wskaźnik ten może odzwierciedlać spowolnienie, niemniej z przeprowadzonej wewnętrznej analizy wynika nam, że najtrudniej jest zacząć. Wprowadzenie do systemu większej liczby Klientów (kilkudziesięciu a nawet kilkuset) wymaga czasu a priorytety zawsze są inne. W DESKTOMY chcemy pomóc, m.in. automatyzując proces poprzez tworzenie spersonalizowanych narzędzi do migracji danych, jednak są sytuacje, kiedy informacje są na tyle rozproszone, że pozostaje tylko czekać na działanie Klienta.

 

Hamujemy tylko po to, aby wrzucić kolejny bieg.

 

Ilość to jedno, ale jak się ma w DESKTOMY jakość? Nie straciliśmy ani jednego Klienta z płatnym pakietem, co pozwala nam sądzić, że nasze działania w kierunku obsługi, aktualizacji systemu oraz dbałości
o zachowanie ciągłości procesów obrały właściwy kierunek. Blisko 60% aktywnych administratorów to podmioty z najwyższymi pakietami usług – Extensive i No limits. Wśród tej grupy średnia liczba Klientów, obsługiwanych przez Wirtualne Biura wynosi ponad 300 podmiotów. Obsługa takiej liczby Klientów bez automatyzacji prac byłaby niezwykle trudna i czasochłonna, nie wspominając o możliwych błędach. Fakt, że z DESKTOMY korzystają firmy z tak liczną grupą odbiorców, świadczy o integralności i płynności systemu
a także o spełnianiu potrzeb w zakresie funkcjonalności narzędzia do obsługi.

Zarówno w 2021 jak i 2022, i zapewne stanie się to standardem w kolejnych latach, najważniejszą dla nas kwestią pozostanie niezakłócone działanie aplikacji. Prędkość, wydajność, bezpieczeństwo danych to słowa kluczowe dla dojrzałego systemu, który przerobił jak dotąd 0,5 mln dokumentów a każdego dnia wykorzystywany jest do obsługi ponad 9000 podmiotów.

W ubiegłym roku nie udało nam się wdrożyć modułu co-workingowego, który nadal pozostaje wysoko na liście zadań, podobnie jak biura serwisowane oraz inne przestrzenie biznesowe udostępniane dla Klientów Wirtualnych Biur. Naszym priorytetem okazało się utrzymaniu ruchu aplikacji i poszerzenie przestrzeni technologicznej. Liczymy, że rok 2023 przyniesie nowe rozwiązania funkcjonalne, które spodobają się naszym Klientom. Jednak jak wszyscy, stoimy przed kolejnym technologicznym wyzwaniem, czyli integracją z Krajowym Systemem e-Faktur. Mimo, że jego ostateczne wdrożenie jest z okresu na okres odraczane
a zasady liberalizowane w porównaniu do pierwotnych założeń, DESKTOMY również musi zadbać o właściwy obieg dokumentów.

Najnowsze trendy w zakresie CX wskazują jednoznacznie na dalszą automatyzację procesów, pogłębioną personalizację, natychmiastowy feedback i zapamiętywanie preferencji Klienta. Oprócz dodania, do funkcjonalności DESKTOMY, modułów w zakresu usług dodatkowych planujemy maksymalną koncentrację na aktualnych trendach. W naszym idealnym modelu biznesowym widzimy Wirtualne Biuro, które analizuje swoje procesy i dzieli się z nami obszarami do usprawnień, dzięki czemu kolejne aktualizacje stają się użyteczne i pomagają realnie usprawnić obsługę Klienta.

W kuluarach DESKTOMY nie cichną też rozmowy na temat obszarów, w których możemy zastosować AI. Nie mówimy, że w tym roku, ale burza mózgów trwa. Być może do końca 2023 roku pojawi się jakiś zarys
a w kolejnym podsumowaniu uda się czymś zaskoczyć (?)

 

Na zakończenie dzielimy się listą najważniejszych aktualizacji wprowadzonych w 2022

W zakresie rozliczeń:

1. Eksport listy faktur do pliku xls.
2. Kopiowanie i edycja faktur.
3. Możliwość wystawiania faktur dla Klientów spoza systemu.
4. Wprowadzenie dodatkowej organizacji faktur poprzez dodania arkuszy „Zapłacone” i „Do zapłaty”.
5. Dodatkowe filtry do przeszukiwania faktur dotyczące przekroczonego terminu płatności, uwzględnienia faktur innych niż pakietowe, wyszukiwanie po dacie sprzedaży.
6. Możliwość pobrania kilku faktur w postaci scalonego pliku PDF.
7. Dodanie modułu związanego ze statystykami faktur.
8. Możliwość pobrania danych z GUS przy wystawianiu/dodawaniu faktur.

W zakresie powiadomień:

1. Powiązanie powiadomień e-mail z panelem faktur.
2. Automatyczne powiadomienia o zalegającej poczcie.
3. Możliwość wyłączania powiadomień dotyczących próśb o skan.

W zakresie rejestru Klienta:

1. Powiązanie rejestru Klienta ze wszystkimi plikami dotyczącymi podmiotu.
2. Budowanie bazy potencjalnych Klientów.
3. Uwzględnienie tagów na liście Klientów.

W zakresie zarządzania korespondencją:

1. Możliwość ustawienia domyślnego typu korespondencji.
2. Dodatkowa weryfikacji wprowadzanych załączników.
3. Wprowadzenie podglądu cyfrowego potwierdzenia odbioru poczty, wprowadzonego jako ostatnie.

W zakresie sale konferencyjnych:

1. Masowe blokowanie sal konferencyjnych wraz widokiem sal niedostępnych dla użytkownika.
2. Wdrożenie iCalender – funkcjonalność integrująca kalendarz rezerwacji sal z innym systemem np. Outlook i Google Calender.

W zakresie generatora dokumentów:

1. Personalizacja generatora dokumentów.
2. Uwzględnienie w generatorze dokumentów wieloosobowej reprezentacji podmiotu.

W zakresie użytkowników:

1. Możliwość zablokowania i odblokowania użytkownika systemu.
2. Wprowadzenie dodatkowych informacji przy dodawaniu użytkownika.

W zakresie wiadomości wewnętrznych:

1. Masowe wysyłanie wiadomości z poziomu listy Klientów.
2. Tworzenie szablonów wiadomości wewnętrznych.

W zakresie tworzenia pakietów:

1. Funkcjonalność umożliwiająca określenie czy zmiany dokonywane w pakietach mają mieć wpływa na dotychczas podpisane umowy.