5 sposobów na zwiększenie produktywności pracowników

Bo zawsze jest za mało czasu i za dużo obowiązków, wszystko jest równie ważne i niczego nie można odpuścić. Prezes, menadżer, przełożony wymaga coraz więcej, a warunki pracy nie sprzyjają efektywniejszej pracy. Dużym wyzwaniem jest dzisiaj zarządzanie czasem zespołu i obowiązkami zarówno w indywidualnym wymiarze, jak też kolektywnym. Zmieniają się priorytety pracowników, wzrasta świadomość możliwości większej swobody pracy. Inaczej niż kiedyś wykonujemy dzisiaj swoje obowiązki i realizujemy projekty.

Bardziej produktywni są Ci, którzy mają jasno wyznaczone cele, wykonują obowiązki w systemie hierarchii priorytetów, mają zorganizowany dzień, a przy tym swobodę pracy. Co możesz zrobić, aby Twoi pracownicy osiągnęli najwyższy poziom produktywności?

Poczucie samokontroli nad swoim czasem i zadaniami

Samokontrola oznacza jednocześnie swobodę. Pracownik powinien mieć poczucie, że jest nad nim osoba, która nim zarządza, ale nie może odczuwać dyskomfortu z powoduje nadużycia jego przywileju osoby kontrolującej. Daj swojemu zespołowi większą swobodę pracy. Pozwól im na samodzielne ustalanie swojego harmonogramu dnia. Czy zawsze i wszyscy muszą zaczynać pracę o tej samej godzinie? Niektórym zdecydowanie lepiej pracuje się w godzinach wieczornych. Może też praca w biurze przez 5 dni w tygodniu obniża poziom motywacji ze względu na obowiązującą rutynę. Połącz pracę w biurze i home office. Może się okazać, że niepotrzebnie inwestujesz w wynajmowany lokal i lepiej sprawdzi się wirtualne biuro. Twoi pracownicy będą mogli sami organizować sobie czas pracy zgodnie z zegarem swojego organizmu.

Człowiek potrzebuje narzędzia

Dzisiaj mamy ogromne możliwości wspierające pracę człowieka. Odciążenie go z niektórych obowiązków czy też usprawnienie pewnych procesów zwiększa ilość wykonanych przez pracownika zadań w znacznie krótszym czasie. Tak jest w przypadku systemu Desktomy, który służy do obsługi wirtualnego biura. Automatyzuje on procesy zachodzące na płaszczyźnie obsługi klienta. Umożliwia wysyłanie automatycznych powiadomień, łatwą rezerwację sali konferencyjnych w wygodnym kalendarzu, przechowywanie wszystkich danych klientów w jednym systemie itd. Dobre narzędzie potrafi zwiększyć produktywność pracownika o kilkadziesiąt procent – szybsze efekty i większa satysfakcja z pracy.

Otwarta rozmowa

Twoją firmę tworzą ludzie, są jej szkieletem. To oni powinni być źródłem wszelkich usprawnień, oni najlepiej wiedzą, co mogłoby wpłynąć na wzrost ich produktywności. Organizuj regularne spotkania, których tematem przewodnim będzie efektywniejsze rozporządzanie czasem i konieczność zwiększenia zasobów. Indywidualnie rozmawiaj też z każdym pracownikiem. Zachęcaj do otwartego dialogu i utwierdzaj swój zespół w przekonaniu, że wszelkie sugestie dotyczący produktywności są uwzględniane i najlepsze realizowane.

Przejrzysty system pracy

Kiedy jest deadline? Od czego mam dzisiaj zacząć? Czy ten projekt może mi zająć dłużej niż 3 dni? Dzisiaj jest spotkanie zespołu? Jak długo mogę przebywać na przerwie lunchowej? To pytania, które nie powinny pojawić się w żadnej firmie, wyróżniającej się produktywnym zespołem i efektywną pracę. Przy każdym projekcie określamy cel, czas realizacji, wymagania, priorytety i harmonogram, aby uniknąć niepotrzebnych pytań. Wcześniej ustalamy drabinę priorytetów, aby pracownik wiedział, czego się od niego oczekuje i na czym powinien skoncentrować swoją uwagę najbardziej. Lepiej będzie on zarządzał swoim czasem, kiedy będzie znał plan na najbliższy tydzień czy miesiąc. Jeżeli regularnie organizujesz spotkania zespołów, to nie może ich zabraknąć w ogólnodostępnym firmowym kalendarzu.

Robić to, w czym jest się najlepszym

To chyba jeden z podstawowych czynników, mających wpływ na produktywność pracowników. Musisz każdego z nich dobrze poznać, aby wiedzieć, w czym jest najlepszy i jakie są jego największe zdolności. Każdy ma swój system kompetencji, umiejętności, zdolności i wiedzy, który dobrze wykorzystany są bodźcem, zwiększającym tempo pracy i jej jakość.

Na produktywność pracownika wpływ ma wiele czynników, dlatego należy oceniać ją nie tylko z jednej perspektywy, a przynajmniej z 5 kluczowych, które wymieniliśmy. Przekonasz się, że nie wykorzystałeś jeszcze całego potencjału swojego zespołu.