Aktualizacja 2.17 – rozbudowa modułu fakturowania

25.01.2021

Aktualizacja modułu fakturowania – po przeprowadzonej wśród naszych klientów ankiecie, rozszerzyliśmy moduł fakturowania o kilka usprawnień. Przede wszystkim stworzyliśmy listę przypomnień o fakturach do wystawienia, bazującą na okresach rozliczeniowych klientów, dodaliśmy możliwość wystawiania faktur VAT oraz rachunków, a także prowadziliśmy dodatkowe opcje modyfikacji zawartości wystawianych dokumentów przez np. informacje dodatkowe.

 

TYPY DOKUMENTÓW

Od teraz, DESKTOMY umożliwia wystawianie nie tylko faktury Pro Forma ale także i fakturę VAT oraz rachunek.

W przypadku częstego rozliczenia się za pomocą jednego rodzaju dokumentu, warto ustawić jego domyślny typ. Aby to zrobić, należy wejść w Administracja -> Ustawienia -> Ogólne -> Faktury

W tym miejscu zaznaczamy wybraną opcję, która ma się pojawiać jako domyślny typ dokumentu przy wystawianiu faktur.

Jak to wygląda w praktyce?

Po wybraniu opcji ‘Domyślny typ dokumentu -> VAT’, przechodzimy do przykładowego wystawiania faktury.

Robimy to bezpośrednio z zakładki Rozliczenia -> Wystaw Fakturę lub np. z poziomu Podsumowań ( szerszy opis TUTAJ ). W widoku dokumentu, zwróćmy uwagę na wybrany ‘typ faktury’. Został on automatycznie wybrany na Fakturę VAT, ponieważ tak ustawiliśmy w ustawieniach ogólnych. Nie oznacza to jednak braku możliwości edycji tej opcji.

Dodatkową funkcją w zakresie wystawiania faktur jest możliwość tworzenia szablonów zawierających informacje dodatkowe np. pełne dane kont bankowych, osoby kontaktowe, informacje o metodzie kasowej itp. Znajdziemy je w Administracja -> Ustawienia -> Faktury

Możemy dodać nowy szablon informacji lub edytować/usuwać te już istniejące. Użyte zmienne zostaną automatycznie podmienione na odpowiednie dane podczas wystawiania faktury.

Informacja dodatkowa może być wybrana i załączona podczas wystawienia faktury. Dzięki temu, nie musimy wpisywać informacji ręcznie. To dzięki wcześniej ustawionym zmiennym, treść informacji będzie uzupełniona o potrzebne dane. Szablon informacji dodatkowej wybieramy z listy rozwijalnej, możemy dodać kilka szablonów informacji.

Po prawej stronie ekranu na bieżąco zostaje aktualizowany wygląd dokumentu.

PRZYPOMNIENIE O NADCHODZĄCYM OKRESIE ROZLICZENIOWYM

Przedstawiona poniżej funkcja została wdrożona na prośbę Wirtualnych Biur, aby usprawnić proces wystawiania faktur swoim Klientom. Biorąc pod uwagę taką potrzebę, dodaliśmy nowy widok ekranu Rozliczenia -> Faktury do wystawienia, gdzie wyświetlani są Klienci z informacją o upływającym terminie rozliczeniowym. Ważną informacją jest fakt, że ten panel może służyć jako podstawa do wystawienia faktur lub pełnić funkcję kalendarza, który służy jedynie do przypominania o nadchodzących terminach.

Jak aktywować tę funkcję?

Należy wejść w Rozliczenia -> Faktury do wystawienia. W prawym górnym rogu znajduje się zębatka, po kliknięciu w którą otworzy się ekran z wyborem ustawień.

Najważniejszym krokiem jest zaznaczenie pierwszego checkboxa „Przypominaj o wystawianiu faktur”, który odpowiada za aktywowanie funkcji przypomnień. DESKTOMY raz dziennie będzie generować listę klientów, którym trzeba wystawić fakturę w oparciu o okres rozliczeniowy i datę startu umowy.

Następny wybór to ilość dni poprzedzające pojawienie się przypomnienia przed dniem w którym zaczyna się nowy okres rozliczeniowy danego klienta. Do wyboru mamy warianty; 14 dni wcześniej, 7 dni wcześniej, 3 dni wcześniej lub w dniu rozpoczęcia nowego okresu rozliczeniowego.

W ‘Uwzględnij w fakturze’, mamy opcje, które mogą być ujęte kosztach przy wystawianiu faktury. Dzięki temu, w fakturze wystawianej z poziomu tego widoku, będziemy mieć dodane wybrane usługi z których korzystał Klient w ostatnim okresie rozliczeniowym.

Główny ekran sortuje Klientów rozpoczynając od tego z najbliższym okresem rozliczeniowym.

Po prawej stronie ekranu są dwie ikony, za pomocą którym możemy:

A) Wystawić fakturę z tego poziomu. Po kliknięciu w ikonę z kalkulatorem zostaniemy przeniesieni widoku wystawienia i uzupełnienia faktury. Pozycje na fakturze będą uzupełnione zgodnie z ustawieniami oraz będą zawierać usługi mieszczące się w poprzednim okresie rozliczeniowym.

B) Usunąć pozycję z listy bez utraty danych w systemie. Jeśli w swoim Wirtualnym Biurze korzystasz z niezależnego systemu do wystawiania faktur, ten panel możesz wykorzystać tylko do przypominania o kończących się okresach rozliczeniowych i usuwać przypomnienie w DESKTOMY po wystawieniu faktury w swoim systemie.

Dodatkowo, przypomnienia wyświetlane są także za pomocą alertu (dzwoneczka, w prawym górnym rogu aplikacji), który jest widoczny w całym systemie DESKTOMY. Dzięki temu przypomnienie jest widoczne i na pewno nie ujdzie niczyjej uwadze!

DROBNY, ALE JAKI UŻYTECZNY!

Ostatnim dodatkiem, jest z pozoru mały, checbox „Wyświetl klientów z kwotą większą od zera”. Gdzie go znaleźć?

Rozliczenia -> Podsumowania -> Pod okresem rozliczeniowym

Jak to działa?

W sytuacji kiedy Wirtualne Biuro obsługuje większa ilość Klientów, zdarza się, że spora część z nich nie wygenerowała dodatkowych kosztów w danym okresie. Dlatego za pomocą jednego kliknięcia, z bazy wszystkich Klientów, zostają wyselekcjonowani jedynie Ci, którzy w wybranym okresie rozliczeniowym posiadają w podsumowaniu kwotę wyższą od zera.

Małe a cieszy, prawda? 🙂