Informatyka w służbie home office – część 2

Dzisiejsze zestawienie aplikacji małych i dużych, które pomogą rozwiązać nasze codzienne problemy dedykujemy… zapominalskim! To przypadłość bliska prawie każdemu, kto zmaga się z wyzwaniem, jakim jest pogodzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym. Niezależnie od tego czy zarządzamy własnym biznesem czy pracujemy na etacie – sfery te coraz bardziej się przenikają. Szczególnie w czasach pracy zdalnej w ramach home office. Setki spraw, wieczny pośpiech oraz kolejne wpadające maile powodują, że każdemu z nas zdarza się coś przegapić. Zauważyli to twórcy aplikacji, dając nam panaceum na prawie każdy wymiar zapominalstwa. IT zadba nie tylko o to, by nie przegapić, nie zapomnieć czy nie pomylić, ale również samodzielnie przewidzi, że może nam się coś takie przytrafić!

Lastpass

Kiedy Twoje jedyne hasło do wszystkiego to „admin1234”, a i tak wpisując „1234admin” wpadasz w irytację, że głupi system nie przyjmuje poprawnego…

Idea tego rozwiązania jest genialnie prosta: w jednym miejscu, zabezpieczonym… hasłem mamy wszystkie pozostałe…hasła. Podzielone na karty i katalogi. Lastpass potrafi jednym kliknięciem otworzyć link do miejsca logowania i uzupełnić pola „login” oraz „hasło”. Potrafi nawet samodzielnie kliknąć „zaloguj” 😉 Proste i stosunkowo (jak wszystko na tym świecie) bezpieczne. Dla tych, którzy wątpią (i słusznie, bo nawet takim aplikacjom zdarza się zaliczyć wpadkę) w bezpieczeństwo swoich danych – twórcy oddali do dyspozycji mechanizm podwójnej weryfikacji (dodatkowo: sms).

Prawdziwa wygoda czeka jednak tych, którzy zainstalują wtyczkę Lastpass w swojej przeglądarce. To już prawdziwy luksus. Każde pierwsze logowanie w nowym miejscu uruchomi automatycznie formularz i jednym kliknięciem wszystko zapisze się w nowej karcie aplikacji. Oczywiście nie musimy obawiać się sytuacji, kiedy pytanie „jakie tu było hasło” zadamy sobie siedząc przed innym niż własnym, komputerem (tabletem czy komórką). Zawsze możemy skorzystać z wersji przeglądarkowej i zadziała ona z grubsza tak samo. Ważne – niedawno twórcy tej aplikacji postanowili ograniczyć dostęp do wersji darmowej – będziemy więc zmuszeni wskazać jedno urządzenie, na którym dostęp będzie dalej „za free”.

AnyDo  

Kiedy zaakceptowałeś przesunięcie służbowego „zooma” na późne popołudnie, zapominając, że masz o tej porze dentystę, a w portfelu leży sobie jeszcze karteczka z przypomnieniem o wizycie w serwisie samochodowym – z identyczną datą i godziną 😉

Podobnie jak w przypadku Lastpassa, można powiedzieć, że AnyDo jest jedną z wielu takich aplikacji. To prawda, prezentujemy ją w tym miejscu trochę jako reprezentanta pewnego podejścia do zarządzania zadaniami i terminami. Bo w obu przypadkach najważniejsze jest: zdecydować się na jedną, konkretną aplikację i konsekwentne dbać o jej zawartość.

Twórcy AnyDo wyszli z bardzo dobrego założenia – im proście i łatwiej, tym większa szansa, że zawsze z tego skorzystamy, a w efekcie apka spełni swoją rolę. Mamy więc praktycznie tylko dwie zakładki: listę zadań oraz listę terminów nałożoną na kalendarz. Nie miałoby to większej wartości gdyby nie… integracja. Tylko w sytuacji gdy kalendarz AnyDo widzi wszystkie inne (ten od Google, ten z Outlooka oraz ten… naszej „drugiej połówki”) planowanie ma szansę nie okazać się pułapką i wystawić nas w najbardziej potrzebnym momencie. Są oczywiście opcje dla bardziej wymagających. Możemy zapraszać do swoich zadań inne osoby, które razem z nami będą pracowały nad ich realizacją. Można komentować i wymieniać się informacjami o stanie prac. Do zadań bez problemu dodamy również podzadania, notatki i  załączniki w postaci np. zdjęć. Więcej? Tak, ale to już po wykupieniu wersji płatnej 😉

Czytaj więcej: W pierwszej części poradnika INFORMATYKA W SŁUŻBIE HOME OFFICE znajdziesz kilka inspiracji, jak ułatwić sobie pracę biurową korzystając z aplikacji on-line!

IFTTT

Kiedy życie doświadczyło Cię tak boleśnie, że jesteś gotów oddać całą wolność na rzecz aplikacji, która zadba o wszystko – o czym mógłbyś zapomnieć…

Dla jednych pomysł jak z mrocznego filmu Sci-Fi, dla innych odpowiedź na wszystkie niewypowiedziane wcześniej głośno potrzeby. Dla „jeszcze innych” przerost formy nad treścią… Ideą IFTTT jest zintegrować wszystko z wszystkim i wyciągnąć z tego stanu maksymalną liczbę korzyści. Ciągle brzmi irytująco tajemniczo? Już tłumaczymy. Zgodnie z zasadą If That Than That – czyli Jeśli To to To – IFTTT współpracuje z ponad 630 aplikacjami, m.in. Twitter, Telegram, Google Drive, Twitch, Weather Underground, Instagram, Gmail, poczta e-mail, a także urządzenia takie jak Amazon Alexa, Google Home, Sonos, Philips Hue, czy też telefony Android. To daje ogromne możliwości. Możemy bowiem tworzyć własne scenariusze w ramach przytoczonej już zasady „jeśli w jednej aplikacji wydarzy się coś, a w drugiej coś to podejmij określone działanie”.

Tak, trudno jest opisać działanie IFTTT w sposób mniej tajemniczy. Może jednak najlepszym wyjaśnieniem będzie przykład. Tworzymy sobie więc następujący scenariusz: „jeśli pogoda Googla nie będzie pokazywać deszczu, kalendarz Outlooka nie będzie miał zaakceptowanego żadnego służbowego terminu w godzinach 17:00 – 19:00, w AnyDo żona (lub mąż) nie zapisze niczego w czym byłbym oznaczony jako uczestnik, a mój partner do tenisa nie będzie na mapie Googla dalej niż 50 km od naszego miasta zamieszkania – przypomnij mi, abym potwierdził zaplanowany na tę porę rezerwację kortu.” Hmmm – genialne? Zapraszamy do dyskusji w komentarzach.

A jak o zapominalskich dbamy w DESKTOMY?

Platforma wspierająca zarządzanie wirtualnym biurem w swym założeniu ma dbać o to, aby niczego nie zgubić w skomplikowanym gąszczy procesów. Dlatego platforma może np. przypomnieć o kończącej się umowie z e-najemcą, powiadomić go o oczekującej korespondencji czy zbliżającym się terminie rezerwacji sali konferencyjnej. Możemy mu również przypomnieć o zaległej płatności – w dowolnie wskazanej przez wirtualne biuro formie. Żart – w jedynie akceptowalnej, skrajnie formalnej choć zawsze pełnej empatii formie 😊