ZAKŁADAM KONTO

AKTUALNOŚCI

Bądź na bieżąco!

Informatyka w służbie home office

27.01.2021

Kiedy pracujemy samotnie w domu, czy zarządzamy swoją małą firmą, a także gdy koordynujemy komunikację z dziesiątkami klientów (którzy np. wykupili naszą usługę wirtualnego biura 😉) codziennie zderzamy się z jakimiś wyzwaniami. Znaczną ich część pomaga nam rozwiązać nieskończenie wielki świat aplikacji on-line. Trzeba tylko wiedzieć, że aplikacje rozwiązujące nasz konkretny problem istnieją! Rozpoczynamy comiesięczny przegląd rozwiązań, które pomogą uporać się z mniejszymi i większymi przeciwnościami biurowego losu.

Wetransfer.com

Kiedy nie wypada wysłać mailem załącznika większego od wszystkich dyskietek wyprodukowanych na ziemi w 1992 roku 😊

Ten on-linowy (i w podstawowej wersji darmowy) serwis umożliwia proste i szybkie wysłanie dużych plików do adresata. Co jest konieczne? Jedynie adres mailowy osoby, której wysyłamy przesyłkę. Wetransfer pobierze od nas pliki, poinformuje mailowo adresata o możliwości ściągnięcia ich na komputer i będzie czekać na pobranie przez 7 kolejnych dni. Potem skasuje zawartość. Jako nadawcy – w potwierdzeniu mailowym – otrzymujemy również unikalny link, który został wysłany adresatowi – możemy go wykorzystywać również w komunikacji z innymi osobami – np. przekazując go komunikatorem, bez konieczności odwiedzania ponownie serwisu wetransfer. Cały proces został uproszczony do maksimum, choć serwis wprowadził jakiś czas temu konieczność autoryzacji wysyłki poprzez kliknięcie na wysłany link. Warto o tym pamiętać, bo adresat może się nie doczekać naszych plików!

Slack

Kiedy w 26tym mailu, jeden z 17 uczestników dyskusji odwołuje się do uwag zgłoszonych 5 maili wcześniej, a odnoszących się do załącznika z maila wysłanego niechcący na „DO”, a nie na „DW” 😊 

Poczta e-mail jest podstawową formą komunikacji w każdej firmie. Osiągnęła status oficjalnej korespondencji, coraz więcej podmiotów administracji uznaje ją za wiążącą, nawet sądy traktują jak pełnoprawne dowody w postępowaniach. Kiedy jednak wykorzystujemy e-maile do długiego omawiania złożonych kwestii w szerszym gronie zaczynamy dostrzegać słabe strony tego rozwiązania. Tu z odsieczą przybywają takie platformy jak Slack – wyjątkowy komunikator dedykowany pracy nad poszczególnymi projektami / zadaniami. Jego interfejs umożliwia sprawny przepływ informacji dzięki funkcji tworzenia dedykowanych kanałów. Każdy kanał może być publiczny, bądź ograniczać dostęp tylko do wybranych osób. To co w nim szczególnie ważne to elastyczność, możliwość załączania plików czy integracja z większością innych narzędzi on-line.

W przeciwieństwie do innych platform „społecznościowych”, takich jak Facebook czy WhatsApp, Slack ułatwia nam skupienie się na komunikacji służbowej i nie pozwoli na przeszkadzanie przez użytkowników z prywatnych konwersacji. Tutaj wszystko, co się dzieje jest związane z działaniami wokół realizowanych zadań.

ShareX, LightShot

Aby jedynym rozwiązaniem na problem „szkoda, że nie możesz tego zobaczyć na moim ekranie” nie było robienie zdjęć komórką 😊 

Rozwiązania, które można określić mianem szybkich zrzutów ekranu to kolejne wcielenie starego, dobrego PrintScreena. Dlaczego lepsze? Ponieważ w wielu sytuacjach ułatwia cały proces lub po prostu go przyspiesza. Wyobraźmy sobie, że chcemy jedno okno na ekranie, bądź fragment zdjęcia pokazać komuś „po drugiej stronie internetu”. Dziś, dzięki takim rozwiązaniom jak ShareX czy LightShot możemy wykonać tę czynność w mniej niż 10 sekund. Skrótem klawiaturowym uruchamiamy narzędzie, zaznaczamy część ekranu, kopiujemy i wklejamy w treść maila – najlepszym wystarczą 3-4 sekundy 😉 To oczywiście najprostsze zadanie, jakie postawimy przed tymi aplikacjami. Potrafią znacznie więcej. Na przykład: zapisać plik na dysku, nanieść na zaznaczony fragment zmiany lub nasze adnotacje, a nawet rozpocząć poszukiwania w internecie podobnego obrazu. Ale żeby oddać w jednym zdaniu przewagę nad klasyczną funkcją PrintScreen, trzeba po prostu powiedzieć o odwróceniu zasady – kiedyś wycinaliśmy z pliku, który był zrzutem całego ekranu ważny dla nas obszar, dziś zaznaczamy ten obszar jeszcze przed dokonaniem zrzutu. Mała różnica? Nie, kiedy czynność tę wykonujemy wiele razy lub jest ona jedną z kilkudziesięciu, które musimy wykonać, aby coś przygotować, a termin był na wczoraj 😉

Każdemu z opisanych powyżej narzędzi można by oczywiście przypisać kilku konkurentów – równie skutecznych, czasami wygodniejszych w określonych sytuacjach. Dlatego zapraszamy do komentowania i prezentowania własnych odkryć w przestrzeni biurowych aplikacji.