Wirtualne biuro – kto powinien w nim pracować?

Nie wszyscy zdążyli się przyzwyczaić do rynku pracownika, a już wracamy do realiów sprzed kilku lat, kiedy to należał on do pracodawcy. Rzeczywistość potrafi zaskakiwać, a my powinniśmy nauczyć się szybko reagować na zmiany. Pomimo rewolucji Ci, którzy przystosowali się do zaciętej walki o dobrego pracownika, powinni utrzymać poziom swojej rekrutacji.

Ludzie tworzą fundamenty każdego biznesu, niezależnie od jego charakteru, dotyczy to też wirtualnego biura, z którego dzisiaj korzysta coraz więcej freelancerów, wolnych strzelców, ale i dużych firm. Grupa Twoich kontrahentów będzie więc się sukcesywnie poszerzać. Powinieneś móc liczyć na swoich pracowników.

Odpowiedzialny za więcej niż jedną firmę

Odbiór korespondencji innej firmy, rezerwacja sali konferencyjnej na spotkanie z kontrahentem lub klientem biznesowym, a czasem nawet prowadzenie księgowości…osoby, decydujące się na wirtualne biuro, często korzystają z możliwości nie tylko rejestracji firmy pod prestiżowym adresem, ale też innych dodatkowych usług związanych z prowadzeniem działalności. Pracownik powinien mieć świadomość, że jest w mniejszym lub większym stopniu reprezentantem nie tylko jednej firmy, ale też wszystkich, które zostały zarejestrowane pod jednym, konkretnym adresem. Poczucie odpowiedzialności jest też ściśle związane z umiejętnością przyznawania się do błędów oraz motywacją i chęcią ich naprawy.

Komunikatywny i aktywny w kontaktach z kontrahentami

Osoba pracująca w wirtualnym biurze ma częsty bezpośredni, telefoniczny i mailowy kontakt z kontrahentami, ale i kurierami oraz pracownikami poczty, dostarczających korespondencje. Szczególnie zespół obsługi klienta jest na pierwszej linii kontaktu, odpowiada za wizerunek wszystkich pracowników, też tych, którzy ukrywają się za drzwiami zamkniętych pomieszczeń. Komunikatywność ułatwia pracę w grupie, nawiązywanie nowych relacji, jak też ich pielęgnowanie. To też umiejętność łatwego i zrozumiałego przekazywania informacji oraz rozwiązywania bieżących problemów. Wirtualne biuro to środowisko, zrzeszające ludzi z bardzo różnych branży, co ma też wpływ na duże zróżnicowanie charakterów i temperamentów. Twoi pracownicy powinni być elastyczni, potrafić dostosować się do okoliczności oraz profilu swojego rozmówcy.

Otwarty na nowe technologie i usprawnienia

W każdej branży oraz aktywnie rozwijającej się firmie nieustannie zachodzą zmiany, które są najczęściej efektem pojawiania się nowych możliwości usprawniania funkcjonowania firmy. Innowacyjne technologie stwarzają ogromne możliwości automatyzacji wielu procesów, dzięki którym czynności wykonywane są szybciej, dokładniej i z ograniczoną ingerencją człowieka. Wirtualne biuro obsługuje dużą grupę klientów. Przejmuje na siebie obowiązek zarządzania korespondencją, często rezerwacji spotkań i sali konferencyjnych oraz stanowisk pracy, a niekiedy też obsługi księgowości. Automatyzacja jest sprawdzonym sposobem na ograniczenie obowiązków pracownika i przyśpieszenie przekazu informacji. Przeznaczony jest do tego system zarządzania wirtualnym biurem Desktomy, pozwalający m.in. na automatyczną wysyłkę powiadomień o odebranej korespondencji, szybkie wyszukiwanie danych konkretnej firmy, rezerwację sali konferencyjnych przy pomocy specjalnego modułu rezerwacyjnego, a także obsługę faktur wraz z powiadomieniami o ich wystawieniu i przypomnieniu o zapłacie. Pracownicy powinni więc być przygotowani na współpracę z zaawansowaną technologią i systemami automatyzacji. Jest to nie tylko usprawnienie dla firmy, ale też ułatwienie ich codziennej pracy.

Dobrze zorganizowany i samodzielny w działaniu

Praca w wirtualnym biurze wymusza na pracowniku wielozadaniowość. Jest od odpowiedzialny za kilka obszarów firmy jednocześnie, w zależności oczywiście od zajmowanego stanowiska. Wykonanie wszystkich zadań ułatwia w znaczącym stopniu dobra organizacja i zarządzanie czasem. Jednocześnie przygotowany przez pracownika plan dnia czy tygodnia będzie podlegał niejednokrotnej modyfikacji, a więc powinien on być elastyczny i dobrze odnajdywać się niekiedy w stresujących sytuacjach. Już na rozmowie kwalifikacyjnej możesz sprawdzić, jak radzi sobie z organizacją swojej pracy. Przygotuj dla niego kilka zadań do wykonania w wyznaczonym przez Ciebie czasie. Po upływie kilkunastu minut poproś go o realizację jeszcze jednego lub dwóch dodatkowych. To najłatwiejszy sposób weryfikacji wielozadaniowości, odporności na stres i samodzielności przyszłego pracownika.

To, kto dla Ciebie pracuje, decyduje o tym, jak funkcjonuje, rozwija się i jest odbierana Twoja firma. Chyba zależy Ci na jej dużym potencjalne teraźniejszości i rozwojowej przyszłości…