Duże firmy też korzystają z wirtualnego biura, ale dlaczego?

Dla freelancerów, jednoosobowych działalności gospodarczych, wolnych strzelców, poszukujących oszczędności, aby przynajmniej mieć dobre warunki na start… dla nich wirtualne biuro jest jak zwycięstwo na loterii, takich szczęśliwców jest coraz więcej. A duże firmy już nie mogą korzystać z tych dogodności?

Myśląc korporacja, międzynarodowe przedsiębiorstwo, prężnie rozwijają się firma z filiami w kilku dużych miastach w Polsce, widzimy ogromną, otwartą przestrzeń, za szklanymi szybami, gdzie za biurkami, niczym zaprogramowane roboty pracują ludzie, przez 8, a nawet więcej godzin dziennie. A jednak rzeczywistość jest inna. Duże firmy też korzystają z wirtualnych biur. Nie bez powodu!

Szansa na podbój nowych obszarów

Współczesny przedsiębiorca powinien być jak łowca, mieć instynkt zdobywcy. Musi podbić kolejne twierdze, aby stać się liderem. Kiedy firma się rozwija, pojawia się perspektywa, że można by było poszerzyć zakres działań na inne miasta. Trzeba jednak wynająć lokal, urządzić go i utrzymać kilkanaście lub kilkadziesiąt miejsc pracy. Aby uniknąć dodatkowych kosztów, rozwijać się z zyskiem, a nie licząc straty, duże firmy decydują się na filie w innych miastach, ale w formie wirtualnych biur. Filia ma adres, wcale nie taki zwykły, bo prestiżowy, np. w centrum miasta lub w pobliżu atrakcji turystycznych. Pracownicy mogą korzystać z przestrzeni do pracy, wyposażonej w biurka i krzesła. Jeżeli firma stosuje home office, to tym bardziej decydując się na wirtualne biuro, nie topi pieniędzy tam, gdzie na pewno utoną.

Negocjacje na neutralnym gruncie

Niektóre sprawy załatwimy przez telefon, a kiedy będzie to konieczne przeprowadzimy video konferencję. Są jednak takie sytuacje lub też tacy partnerzy biznesowi i klienci, którzy raczej dążą do kontaktu twarzą w twarz. Nie najlepiej czują się jednak wśród tłumu w kawiarni czy restauracji, gdzie trudno o kameralną atmosferę, to raczej mało komfortowe, szczególnie jeżeli rozmowa dotyczy ważnych spraw biznesowych, współpracy i nowych projektów. Duże firmy mają bardzo rozwiniętą sieć kontaktów, współpracują z wieloma partnerami, wspólnie realizując wiele zleceń. Kiedy chcesz się spotkać z kontrahentem i klientem na neutralnym gruncie, ale w komfortowych warunkach i z dostępem do rzutnika czy innych urządzeń elektrycznych, to wirtualne biuro sprawdzi się idealnie. Nie musisz mieć lokalu w każdym mieście, gdzie znajduje się oddział Twojej firmy, aby przeprowadzić biznesowe spotkanie. Wirtualne biura wynajmują sale konferencyjne na godziny. Jeżeli posiadają dodatkowo system zarządzania wirtualnym biurem Desktomy z panelem klienta, zarezerwujesz salę przez urządzenie mobilne z dowolnego miejsca na świecie. Może właśnie jesteś w delegacji we Francji lub lecisz samolotem na spotkanie do Berlina…

Strategiczne zarządzanie budżetem

Skoro firma jest duża, to też dużo zarabia. Tylko niewielu wspomni przy tym, że również ma duże koszty i znacznie więcej wydatków. Podobnie jak przy małych firmach, duże znaczenie ma dobra strategia finansowa i zarządzania budżetem. Jeżeli można gdzieś zaoszczędzić, to dlaczego z tego nie skorzystać. Są obszary, gdzie warto jest zainwestować i takie, które można wykorzystać do ograniczania wydatków na rzecz zysków. Nie każda firma i jej oddział potrzebuje własnego biura. Czasami przecież pracownicy pracują zdalnie, a niekiedy tylko konieczne jest spotkanie w zespole raz na tydzień czy dwa razy w miesiącu. Miło byłoby płacić za przestrzeń biurową tylko wtedy, kiedy rzeczywiście się z niej korzysta. Tak jest w wirtualnym biurze. W ten sposób w skarbonce dużej firmy pozostaje niemała suma pieniędzy.

Wirtualne biuro to szansa i okazja dla małych i dużych graczy. Tylko od Ciebie zależy, czy pozwolisz jej przemknąć obok swojego nosa.