Aktualizacja 2.35 – Zaproszenia

26.07.2023

Skrót zmian wprowadzonych w aplikacji DESKTOMY w ramach AKTUALIZACJI 2.35:

Moduł Administracja – Dodaj użytkownika / Lista użytkowników oraz Administracja – Ustawienia – Klienci

• Klientom wirtualnych biur, posiadającym panel klienta, umożliwiliśmy dodawanie użytkowników przez samych klientów w formie wysyłanych zaproszeń. Nowi użytkownicy oprócz tego, że znajdą się na liście użytkowników w danym panelu klienta, zostaną również automatycznie zarejestrowani na liście użytkowników wirtualnego biura. Możliwość wysyłania zaproszeń będzie można włączyć lub wyłączyć w ustawieniach klienta,
• Klientom posiadającym panel klienta oraz administratorom umożliwiliśmy różnicowanie uprawnień dostępu do modułów aplikacji w ramach zarządzania danych kontem klienta. Możliwość różnicowania uprawnień będzie można włączyć lub wyłączyć w ustawieniach klienta.

Moduł Administracja – Lista pakietów

• Pakiety będące w użyciu, nie będą mogły zostać usunięte.

Moduł Poczta – Przeglądaj pocztę / Administracja – Ustawienia – Poczta

• Umożliwiliśmy ustawienie blokady zmiany statusów z poziomu widoku Przeglądaj pocztę. Blokadę można włączać lub wyłączać w ustawieniach Poczty.
• Umożliwiliśmy ustawienie blokady edycji poczty w Przeglądaj pocztę dla obsłużonej już poczty, czyli takiej, która aktualnie posiada status „odebrana”, „zniszczona” lub „przesłana”. Blokadę można włączać lub wyłączać w ustawieniach Poczty.

Moduł Poczta – Przeglądaj pocztę

• Do tabeli widocznej w Przeglądaj pocztę, dodaliśmy nowe kolumny, umożliwiające szybki podgląd informacji szczegółowych związanych z korespondencją, takich jak data ostatniej zmiany, osoba, która jej dokonała, godzina, osoba, która odebrała korespondencję, data i adres, na który poczta została wysłana lub przesłana itp. Kolumny można ukrywać w ustawieniach tabeli. Dodatkowo kolumny będą widoczne w tabeli, przy imporcie danych w formacie .xls.

Moduł Dashboard

• Do ekranu głównego aplikacji dodaliśmy widok środków w portfelu SMS.

Moduł Rozliczenia – Podsumowania

• Dodaliśmy nowy checkbox umożliwiający filtrowanie klientów po przekroczonej ilości skanów.

Moduł Usługi dodatkowe

• Celem przyspieszenia rejestrowania powtarzalnych usług o charakterze jednorazowym, umożliwiliśmy ich predefiniowanie. Usługi te będzie można definiować w nowej pozycji w menu pn. „Zdefiniowane usługi jednorazowe”.

Dodawanie użytkowników przez użytkowników

Celem tej funkcji, jest zwiększenie zakresu pracy klienta z udostępnionym mu panelem, przy jednoczesnym zdjęciu tej czynności z listy obowiązków administratora. Od chwili włączenia tej funkcji w module Administracja – Ustawienia – Klienci, każdy użytkownik, znajdujący się na zarządzanej przez wirtualne biura liście użytkowników, będzie mógł we własnym zakresie wysyłać zaproszenia innej osobie do bycia użytkownikiem DESKTOMY w ramach posiadanego panelu klienta swojej firmy. Jeżeli taka osoba przyjmie zaproszenie, wówczas automatycznie zostanie dodana do Listy użytkowników w panelu danego klienta oraz w panelu administratora, czyli wirtualnego biura. W edycji danego użytkownika w panelu administratora widoczne będą logi z działań związanych z zaproszeniami, czyli ich wysyłanie, przyjmowanie i usuwania w listy użytkowników klienta.

Warunkiem niezbędnym i jedynym do wysłania zaproszenia jest posiadanie adresu e-mail, osoby, którą użytkownik życzy sobie zaprosić. Zaproszenie zostaje wysłane na podanego maila. Po jego otrzymaniu adresat ma dwie możliwości:

1. zalogowania się na swoje konto użytkownika posiadanymi już danymi
2. dokonania rejestracji w systemie w sytuacji, gdy dana osoba nie posiada jeszcze konta w DESKTOMY

Sytuacja opisana w punkcie a) ma miejsce, gdy adresat posiada konto w systemie, ponieważ jest już użytkownikiem innego klienta lub tego samego klienta, ale innej jego firmy. Jeżeli dana osoba posiada już konto w DESKTOMY, każde kolejne zaproszenia będą skutkowały zwiększeniem ilości firm, do których osoba ta będzie miała wgląd w ramach jednego konta a nie ilości kont użytkownika.

Wysłane zaproszenie ważne jest przez 7 dni, po czym udostępniony a nie wykorzystany link przestaje być aktywny. Raz wykorzystany przez zaproszonego link, nie może być użyty ponownie.

Kroki:

W pierwszej kolejności ustawiamy sobie możliwość zapraszania użytkowników przez innych użytkowników, co wykonujemy w panelu Administracja-Ustawienia-Klienci:

Po zaznaczeniu opcji w module administracyjnym, każdemu użytkownikowi w panelu klienta w menu Administracja pojawi się Lista użytkowników.

Aby dodać użytkownika należy skorzystać z przycisku Dodaj użytkownika.

Po wpisaniu adresu e-mail, zaproszenie zostanie wysłane do osoby na wskazany adres.

Adresat otrzyma maila o treści jak niżej.  Korzystając z przycisku „Przyjmij zaproszenie” użytkownik posiadający konto będzie mógł się zalogować swoimi danymi, natomiast nowy użytkownik zostanie przeniesiony do formularza rejestracyjnego, który umożliwi mu założenia konta.

Każde przyjęcie zaproszenia i usunięcie użytkownika zostanie odzwierciedlone w widoku edycji danego użytkownika w panelu administratora, w postaci logów.

.

Różnicowanie uprawnień

Celem tej funkcjonalności jest umożliwienie zróżnicowania uprawnień w dostępie do panelu klienta dla jego użytkowników a zatem jest dedykowana wyłącznie klientom, będącymi jednocześnie użytkownikami systemu DESKTOMY. Od chwili włączenia tej funkcji w module Administracja – Ustawienia – Klienci, każdy użytkownik, znajdujący się na zarządzanej przez wirtualne biura liście użytkowników, będzie mógł we własnym zakresie decydować jakie uprawniania mają mieć inni użytkownicy posiadający dostęp do panelu jego firmy. Możliwość edycji dostępów będzie miał również administrator, czyli Wirtualne Biuro. Funkcja ta będzie przydatna dla klientów, którzy w ramach panelu klienta swojej firmy posiadają lub chcieliby posiadać kilku użytkowników przy jednoczesnym ograniczeniu uprawnień w dostępie do poszczególnych modułów.

Przykład: Dla klienta A utworzono użytkowników X i Y. Użytkownik X jest właścicielem firmy A zatem jego dostęp jest pełny. Użytkownik X chce, aby użytkownik Y miał dostęp wyłącznie do modułu Poczta a do reszty modułów nie powinien mieć wglądu. W takiej sytuacji użytkownik X może wejść w edycję użytkownika Y przez listę użytkowników i dokonać stosownych zmian. Może również wystosować taką prośbę do wirtualnego biura z prośbą o ograniczenie dostępu do poszczególnych modułów użytkownikowi Y. Ograniczenia i rozszerzenia dostępu można dokonywać w dowolnym czasie.

Kroki:

W pierwszej kolejności ustawiamy sobie możliwość różnicowania uprawnień do modułów aplikacji, co wykonujemy w panelu Administracja-Ustawienia-Klienci

UWAGA: jeżeli zaznaczymy ten checkbox, umożliwimy użytkownikom rozdzielać dostępu miedzy pracownikami firmy zatem ponowne odznaczenie tego checkboxa powinno być dobrze przemyślane, ponieważ odznaczenie spowoduje, że rożnicowanie przestanie działać i każdy użytkownik będzie miał dostęp do całego menu w ramach panelu klienta, do którego ma dostęp. 

Następnie każdy użytkownik w swoim panelu danego klienta oraz każdy administrator w panelu wirtualnego biura może edytować dostępy użytkowników (klienci tym użytkownikom, którzy są powiązani z ich firmą; administratorzy każdemu użytkownikowi) poprzez zaznaczenie poszczególnych checkboxów:

Aby użytkownik niebędący administrator mógł zmienić dostępu użytkowników danego panelu klienta, konieczne jest skorzystanie z ikony edycja na liście użytkowników.

Jeżeli, któryś moduł będzie odznaczony oznaczy to, że dany użytkownik w panelu klienta danej firmy nie będzie miał wglądu w ten moduł. Użytkownik, po kliknięciu na moduł w menu, do którego nie posiada dostępu, otrzyma informacje o braku dostępu:

Brak możliwości usunięcia pakietów w użyciu.

Celem tej funkcjonalności jest uniemożliwienie usunięcia pakietu, który został przypisany do przynajmniej jednego klienta zarówno aktywnego, jak i potencjalnego i archiwalnego, co da Państwu pewność, że pakiet planowany do usunięcia jest lub nie jest w użyciu a tym samym spowoduje uszczelnienie mechanizmu tworzenia Podsumowań w module Rozliczenia.

Poniżej prezentujemy komunikat, jaki wyświetli się po próbie usunięcia pakietu, będącego w użyciu:

Blokada zmiany statusów w Przeglądaj pocztę.

Zmiana statusu poczty w tabeli w Przeglądaj pocztę jest najszybszą metodą odznaczenia aktualnego stanu danej korespondencji. Ma jednak pewne niedoskonałości, jeżeli nie idzie w parze z innymi czynnościami związanymi z wydawaniem poczty, czy przesyłaniem, a mianowicie nie odnotowuje szczegółów związanych z poszczególnymi czynnościami. Jeżeli zmieniamy status wyłącznie w Przeglądaj pocztę wówczas w systemie odnotowana zostaje tylko data ostatniej zmiany, godzina oraz osoba (administrator), który jej dokonał. Jeżeli w ślad za tym nie idzie systemowe wydanie poczty, w aplikacji nie zostaną odnotowane dane, kto odebrał a tym samym nie będziemy mogli tego udowodnić przed klientem posługując się danymi z systemu. Aby zatem nie generować zmiany statusów w tej formie, czy też aby unikać przypadkowej zmiany statusu dajemy możliwość włączenia blokady zmiany statusów, czego dokonuje się w module Administracja – Ustawienia – Klienci

Kroki:

W pierwszej kolejności ustawiamy sobie możliwość blokady statusów,  co wykonujemy w panelu Administracja-Ustawienia-Poczta:

Po tym jak oznaczymy w/w checkbox i klikniemy Zapisz, wybory w kolumnie „status” w Przeglądaj Pocztę będę nieaktywne (wyszarzone)

Blokada edycji obsłużonej poczty

Celem funkcjonalności jest umożliwienie ustawiania blokady wprowadzania zmian w korespondencji, która według statusów została już obsłużona a zatem nie powinno się już dokonywać jej edycji. Statusy, dla których edycja nie będzie możliwa po jej aktywacji w module Administracja-Ustawienia-Poczta: odebrana, przesłana, zniszczona. Nowa funkcjonalność może być w dowolnej chwili aktywowana lub dezaktywowana.

W pierwszej kolejności ustawiamy sobie możliwość blokady statusów,  co wykonujemy w panelu Administracja-Ustawienia-Poczta:

Zaznaczenie w/w opcji spowoduje, że chcąc edytować pocztę w Przeglądaj pocztę, większość pól będzie nieaktywna (niemożliwa do edycji)

Dodatkowe kolumny tabeli Przeglądaj pocztę

W związku z brakiem informacji dotyczących szczegółów odebrania, wysłania czy też przesłania korespondencji lub innej aktywności, przedstawionych w formie tabelarycznej dodaliśmy do widoku Przeglądaj pocztę kolumny, które pozwolą Państwu na przekazanie czytelnych informacji swoich klientom, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Kolumny znajdą odzwierciedlenie w pliku z danymi importowanymi w formacie .xls.  Nowe kolumny, podobnie jak pozostałe będzie można ukrywać lub odkrywać na potrzeby widoku głównego.

W widoku tabeli Przeglądaj pocztę zostały dodane kolumny, w których wyświetlać się będą dotąd niepokazywane, w sposób tabelaryczny, informacje. Kolumny te można usunąć z widoku głównego korzystając z ustawień tabeli (ikona zębatek pod „wyloguj„)

Importując dane z tabeli, do pliku xls tam również pojawią się nowe informacje, co ułatwi nam przekazywanie  Państwa klientom pełnych danych o losach ich poczty.

Ustawienia tabeli (widoczność kolumn) w Przeglądaj pocztę:

Środki w portfelu SMS widoczne na Dashboardzie

Dla szybszego sprawdzenia stanu środków w portfelu SMS, uwzględniliśmy jego widok na stronie głównej aplikacji, czyli tzw. Dashboardzie. Z tego poziomu możliwe będzie również wykonanie doładowania środków na potrzeby wysyłania powiadomień SMS.

Filtrowanie po przekroczonej ilości skanów.

Funkcjonalność mieści się w module Rozliczenia-Podsumowanie. Do tej pory dzięki Podsumowaniu, które łączy dane dotyczące pakietów, okresu rozliczeniowego poczty, rezerwacji oraz usług dodatkowych mogliśmy wyszukać klientów spełniających określone warunki takie jak:

1. okres, który analizujemy
2. czy w danym okresie wystąpił abonament
3. czy w danym okresie wystąpił inny przychód, poza abonamentem,
4. selekcja po klientach wyłącznie aktywnych

Wraz z nową funkcjonalnością, dodaliśmy kolejny checkbox, który dodatkowo umożliwi wyfiltrowanie klientów spełniających warunek o przekroczonej ilości skanów. Inaczej mówiąc, jeżeli w zadanym okresie u jakiegoś klienta nastąpiło przekroczenie ilości skanów dostępnych w abonamencie, wówczas po zaznaczenie checkboxa „Wyświetl tylko klientów z przekroczoną liczbą skanów” klient ten pokaże się jako wynik wyszukiwania.

Predefiniowanie usług jednorazowych

Nowa funkcjonalność związana jest usługami jednorazowymi, które wirtualne biura świadczą dla klientów. W teorii usługi jednorazowe to takie usługi, które nie mają cech powtarzalności i nie są składową abonamentu lub też decyzja co do ich świadczenia podejmowana jest na bieżąco. Mimo, że nazwa wskazuje na jednorazowy charakter usługi, może się zdarzyć, że takie usługi realizowane są częściej a dodatkowo można je zdefiniować w odniesieniu do nazwy, ceny i opisu. W module Usługi dodatkowe dodaliśmy pozycję „Zdefiniowane usługi jednorazowe” dzięki, której mogą Państwo tworzyć katalog usług jednorazowych a co więcej dodając usługę jednorazową, po wpisaniu kilku pierwszych liter w pole „nazwa usługi” system pokaże listę z podpowiedziami usług dostępnych w katalogu. Po wybraniu interesującej nas usługi, pole cena i opis uzupełnią się automatycznie.

Krok:

W pierwszej kolejności należy wejść w nową pozycję w menu w Usługi dodatkowe- Zdefiniowane usługi jednorazowe (przy pierwszym użyciu lista będzie pusta):

Aby zdefiniować usługę, należy skorzystać z przycisku Dodaj usługę oraz uzupełnić pola w wyświetlonej formatce:

Predefiniowanie usług jednorazowych spowoduje przyspieszenie dodawania nowej, powtarzalnej usługi, ponieważ po wpisaniu kilku pierwszych liter w pozycję nazwa , wyświetlone zostaną podpowiedzi z listy zdefiniowanych usług jednorazowych. Wybór jednej z nich spowoduje, że pola zdefiniowane, uzupełnią się automatycznie.