Wszystko, co możesz, automatyzuj. Wszystko możesz!

Kiedyś książki pisano ręcznie, piórem moczonym w kałamarzu z atramentem. Trwało to latami, aż wynaleziono maszynę do pisania i nowe powieści tworzyły się znacznie szybciej, ale wciąż trzeba było na efekty czekać kilkanaście miesięcy. Dzisiaj wystarczy, że włączymy komputer i zaczniemy stukać w klawiaturę, a po kilku godzinach mamy napisane kilkadziesiąt stron, oczywiście jeżeli wena nam na to pozwoli. Jeszcze lepiej postęp wygląda w fabrykach, kiedyś wszystko wytwarzano ręcznie i na nowy stół trzeba było czekać tygodniami, dzisiaj pomaga nam w tym maszyna i jest gotowy po kilku dniach. Wszystko dzięki automatyzacji! Procesy w firmie również można w ten sposób przyśpieszyć.

Prawie jak sielanka

Automatyzacja to proces, który ogranicza lub całkowicie wyklucza fizyczną lub umysłową pracę człowieka, wykorzystując do tego maszyny, urządzenia i oprogramowania. Konkretne czynności i procesy są wykonywane automatycznie bez ingerencji lub z niewielkim udziałem pracownika. Nietrudno więc dostrzec korzyści z takich zmian, które można wprowadzić w każdej firmie, zarówno w fabryce metalowych elementów, drukarni, jak też firmie konsultingowej i biurze podatkowym, a więc wszędzie.

Dzięki automatyzacji możemy więcej czynności wykonać w zdecydowanie krótszym czasie, ograniczając przy tym pracę człowieka. On z kolei może zajmować się innymi zadaniami, zwiększając ogólną wydajność i efektywność zespołu. Ponadto praca jest lepiej zorganizowana. Oprogramowania pozwalają na przydzielanie obowiązków konkretnym osobom, a także kontrolę ich postępu. Po wykonaniu kolejnego kroku automatycznie wysyłane są maila z raportem. Czy to nie wspaniałe? Bardzo ważne jest też docieranie z konkretnymi informacjami do wszystkich członków zespołu. Możesz więc automatycznie wysyłać je do wszystkich wybranych osób, niekoniecznie do każdej osobno. Bardzo dobrze widoczne są zalety automatyzacji przy generowaniu dokumentów. Mając stworzony szablon oraz bazę klientów i kontrahentów, wystarczy wybrać odpowiedni dokument i podmiot, dla którego ma zostać wystawiony, a program sam uzupełni dane.

Automatyzacja w wirtualnym biurze

Aby możliwa była automatyzacja konkretnych procesów w firmie, potrzebne są odpowiednie narzędzia. To dzięki nim program może przejąć część obowiązków pracownika. Możesz automatyzować maile, używając szablonów, posty na mediach społecznościowych, ustawiając schemat ich publikacji, wystawianie faktur czy też tworzenie raportów. Prowadząc wirtualne biuro, również masz możliwość przekazania wielu obowiązków swojemu „wirtualnemu asystentowi”, którym jest Desktomy. Jak może Ci pomóc?

Jest to program, za pomocą którego możesz m.in. w jednym miejscu przechowywać całą korespondencję wychodzącą i przychodzącą wraz z automatyczną wysyłką powiadomień do klientów. Ponadto otrzymują oni generowane przez program informacje dotyczące zarezerwowanej przez nich sali konferencyjnej czy też dodania faktury. W systemie znajduje się też generator dokumentów, przy pomocy którego tworzysz szablony dokumentów, których używasz. Przy ich wystawianiu program automatycznie uzupełnia je danymi, które znajdują się w bazie Twoich klientów.