Wirtualne biuro to znacznie więcej niż adres

Gdyby o jakości oferty wirtualnego biura świadczył wyłącznie prestiż adresu jaki daje z pewnością kilka tysięcy firm, które skorzystały z tego rozwiązania funkcjonowałyby dziś przy ul. Nowy Świat w Warszawie. Rzeczywistość jest jednak zdecydowanie inna. Co więc decyduje o tym jak klienci wybierają spośród szerokiej oferty? Podzieliliśmy te kryteria na kilka obszarów.

W realne dodatki do wirtualnego biura

Kiedy pojawiały się w naszym kraju wirtualne biura można było sobie żartować, że jedyną wartością dodaną w realu była skrzynka pocztowa, do której wpadała korespondencja firmowa. Dziś to początek listy udogodnień. Przede wszystkim coraz częściej wirtualne biura łączą swoją ofertę z przestrzeniami coworkingowymi czy salkami wynajmowanymi na godziny. To wyjątkowo wygodne, ale również budujące zaufanie, kiedy z klientem możemy się spotkać pod adresem, który widnieje jako siedziba firmy. Kolejnym ważnym rozwiązaniem jest sekretariat czy szerzej kancelaria, która może obsługiwać firmę pod wirtualnym adresem – wydrukowanie i nadanie pisma, odebranie telefonu, przesłanie dalej korespondencji, to udogodnienia, które często możemy spotkać w ofercie wirtualnego biura.

Usługi komplementarne

Jednym z naszych klientów jest firma, która szczyci się tym, że jako jedna z pierwszych na rynku zaoferowała usługę wirtualnego biura. Tej historii często towarzyszy uwaga, że stało się to niejako przypadkiem, ponieważ było efektem zapytania zagranicznego klienta, który zlecał zupełnie inne usługi. Właśnie komplementarność wobec usługi wirtualnego biura stała się nie tylko znakiem rozpoznawalnym ale również wyznacznikiem dobrej oferty. W sposób najbardziej naturalny uzupełnieniem takim są usługi finansowo-księgowe czy kadrowe. To najczęściej wybierane zewnętrzne wsparcie przez startujące podmioty. Wśród podobnych usług znaleźć można równiej porady prawne, pozyskiwanie wsparcia unijnego czy – rzadziej – usługi marketingowe.

Nie tylko biura księgowe 

Z naszego doświadczenia wynika, że usłudze wirtualnego biura towarzyszyć mogą również mniej oczywiste sposoby wsparcia małych firm. Dobry wirtualny adres oferują również podmioty świadczące takie usługi jak logistyka czy usługi kurierskie, zdarzają się także podmioty drukujące dokumenty czy skupione na produkcji lub serwisowaniu sprzętu dedykowanego biurom.

Jakość usług

Łatwo wyobrazić sobie sytuację, kiedy klient wirtualnego biura bardziej niż wszystkiego co dodatkowe oczekiwać będzie jakości świadczonej usługi. Ba, tego oczekiwać powinien każdy! Co jednak oznacza jakość w tym przypadku? Składa się na nią sumienność, otwartość i komunikatywność osób dbających o wirtualnego najemcę oraz narzędzia, które tę obsługę pozwalają zoptymalizować. Tym co wyróżnia najlepsze wirtualne biura jest wirtualna przestrzeń, w której klienci mogą zlecić, uzgodnić i rozliczyć usługi, które składają się na jego wirtualną siedzibę firmy.

Prowadzenie firmy to obieg dokumentów

Dobre wirtualne biuro to takie, które potrafi odwzorować firmową przeczystość w  wirtualnym świecie. Dlatego należy oczekiwać, że, że wszystkie wiadomości – wychodzące i przychodzące – dostępne będą w jednym miejscu i oczywiście on-line. Platforma wirtualnego biura powinna automatycznie przekazywać powiadomienia o wszystkich zdarzeniach. W przejrzystym kalendarzu przedsiębiorca oraz jego klienci mogą dokonać rezerwacji sali i innych oferowanych przed wirtualne biuro usług. Każda aktywność w systemie dotycząca danego klienta powoduje wysłanie do niego powiadomienia e-mail lub sms.

Obsługa biura dostępna 24/7

Poszukując optymalnego wirtualnego biura wybierajmy takie, które zapewniają dostępną w sposób ciągły platformę komunikacji. To jeden, wspólny system, do którego dostęp można różnicować zgodnie z nadanymi rolami i uprawnieniami. Dzięki funkcji panelu klienta, z którego można korzystać na desktopie, tablecie, smartfonie, jesteśmy na bieżąco ze wszystkimi wystawionymi fakturami, dokumentami i wysłanymi wiadomościami. Aplikacja powinna również pełnić również funkcję komunikatora, dostępnego w tym samym miejscu, w każdej chwili, kiedy pojawi się potrzeba przekazania informacji naszemu wirtualnemu sekretariatowi.

Przejrzystość rozliczeń

Obsługa klienta wirtualnego biura to długofalowa relacja, którą budujesz jakością codziennej współpracy. Podpisanie umowy na wynajem wirtualnego biura to dopiero początek drogi wzajemnych oczekiwań. Z punktu widzenia biura współpracującego z nieograniczoną liczą klientów zarejestrowanych pod jednym adresem, szybki dostęp do informacji, archiwizacja korespondencji, łatwa komunikacja i bezbłędne rozliczenie klienta za świadczone usługi mają niebagatelne znaczenie. Optymalnie, gdy rozliczenie to odbywa się w sposób zautomatyzowany, ale równocześnie przejrzysty. Jesteśmy przecież przyzwyczajeni do poziomu obsługi świadczonego przez telekomy, banki czy firmy leasingowe. Dlatego powinniśmy oczekiwać, że nasze wirtualne biuro udostępni nam platformę w ramach której otrzymamy rozliczenie wraz z fakturą, terminem płatności i kwotą należności, ale również, że zostaniemy o tym wygodnie powiadomieni. A w przypadku opóźnienia w płatności otrzymamy automatyczne przypomnienie, zamiast niepotrzebnych rozmów z osobą prowadzącą wirtualne biuro.

Czy można otrzymać tak wiele w cenie wirtualnego biura?

Tak, to naprawdę możliwe 😉 Jak odnaleźć dostawcę, który oferuje taki poziom obsługi bez przedzierania się przez kolejne strony z ofertami? Słowem kluczem jest DESKTOMY. Wszystkie wirtualne biura, które świadczą usługi na takim poziomie korzystają z oprogramowania, które automatyzuje i optymalizuje obsługę. Z DESKTOMY korzystają wirtualne biura obsługujące ponad 4 tysięcy wirtualnych najemców!