Wirtualne biuro, realne oczekiwania klientów

30.06.2020

Materiały prasowe

Wywiad. Kacper Kozioł, Desktomy Product Owner o genezie, funkcjonalnościach oraz przyszłości oprogramowania wspierającego zarządzanie wirtualnym biurem.

Pyt. 1: Przepis na idealną aplikację do zarządzania wirtualnym biurem?

Kacper Kozioł, Desktomy Product Owner: Ogólnie rzecz biorąc, oprogramowanie jest tym lepsze im sprawniej odpowiada na oczekiwania docelowego użytkownika. Dlatego tworząc Desktomy rozpoczęliśmy od wnikliwej analizy klientów wirtualnych biur oraz osób, które odpowiadają za bezpośrednią ich obsługę w ramach wirtualnego sekretariatu. Analizy wykazały, że bardzo istotne jest aby funkcjonalności oprogramowania wychodziły naprzeciw potrzebom mobilności. Klienci wirtualnych biur w znacznie większym stopniu są osobami w ciągłym ruchu. Z kolei pracownicy wirtualnych biur, pełniący funkcję firmowej kancelarii oczekują przede wszystkim prostej, intuicyjnej i maksymalnie zautomatyzowanej obsługi procesów (takich jak: przekazywanie otrzymanej poczty do Klienta, prowadzenia kalendarium rezerwacji sal konferencyjnych, wysyłanie powiadomień sms z poziomu DESKTOMY, wprowadzanie danych kontaktowych do wszystkich klientów – tworzenie ich kartoteki) oraz szybkiego dostępu do informacji zgromadzonych w jednym miejscu. Oczywiście tym większa satysfakcja zarządzających kancelarią wirtualnej firmy im łatwiejsze i bardziej zoptymalizowane są takie codzienne czynności jak: skanowanie korespondencji, rezerwacja sal konferencyjnych czy komunikacja z klientami

Pyt. 2: Jakie funkcjonalności oferuje Desktomy?

Wirtualne biuro – obok kwestii rejestracyjnych – to dla firmy jej zewnętrzna kancelaria czy sekretariat. Wyzwaniem jest, aby jeden taki e-sekretariat sprawnie i bezbłędnie realizował swoje obowiązki względem nie jednej a kilkudziesięciu czy kilkuset firm. Dlatego Desktomy ma przede wszystkim optymalizować te procesy, które występują bardzo często i generują dużą liczbę zdarzeń. Przede wszystkim jest to obsługa korespondencji – od momentu jej przyjęcia, poprzez jej opisanie, przyporządkowanie właściwej osobie, aż po udokumentowanie jej odbioru przez upoważnionego pracownika. Równie ważne jest przechowywanie historii tych wszystkich operacji. Jak to w każdym sekretariacie bywa – pracownicy zgłaszają zapotrzebowanie na salki spotkań czy salki konferencyjne o określonym wyposażeniu. Desktomy zarządza więc także rezerwacjami dla wszystkich korzystających z wirtualnego biura. Ogromnym ułatwieniem jest tu również możliwość zarządzania wszystkimi klientami, rozliczeniami oraz bieżącą komunikacją w ramach jednej platformy.

Pyt. 3: Dla kogo jest to rozwiązanie?

Branża niestandardowych usług biurowych rozwija się niezmiernie dynamicznie na przestrzeni ostatnich lat. Wyjątkowy rok 2020 to kolejny impuls do zmian – pracownicy przestali pojawiać się w swoich biurach w połowie marca, a coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania alternatywne wobec klasycznego najmu powierzchni biurowej. Wszystko to sprawia, że obok coraz popularniejszych wirtualnych biur pojawiły się strefy coworkingowe, a powierzchnie biurowe wynajmowane są na krótkie okresy czasu w ramach tzw. biur serwisowanych. Z naszych rozwiązań często korzystają również firmy, dla których wirtualne biuro uzupełnia szerszą paletę usług, takich jak księgowość czy kadry i płace. Co ważne, naszą ofertę skonstruowaliśmy tak, aby liczba obsługiwanych klientów w ramach Desktomy nie była żadną barierą – a jeśli nie przekracza 5 podmiotów – nasza aplikacja jest bezpłatna.

Pyt. 4: Jakie funkcjonalności w przyszłości?

Pracujemy nad wieloma projektami poszerzającymi funkcjonalności. Z pewnością jako jedna z pierwszych pojawi się funkcja, która pozwoli na wystawianie faktur Pro Forma. Przygotowujemy się też na to, aby w przyszłości móc wprowadzić funkcjonalność wystawiania Faktur Vat, a także na szersze integracje DESKTOMY z wybranymi programami księgowymi.

Niedawno wprowadziliśmy funkcję Rejestru Potencjalnych Klientów. Polega to na tym, że wirtualne biuro tworzy formularz z wymaganymi przez siebie danymi/treściami/zgodami i umieszcza go na swojej stronie www. Każdy potencjalny klient przeglądający stronę biura może zapisać się do tego Rejestru i tym samym wyrazić wstępne zainteresowanie współpracą. Co warto zaznaczyć, dopiero początek prac nad tą funkcjonalnością, z pewnością będziemy rozwijać ją w przyszłości.

Pyt. 5: Ile kosztuje dostęp do oprogramowania wirtualnego biura?

Po pierwsze, wychodzimy z założenia, że nasz klient musi od początku być przekonany do tego co otrzymuje w ramach Desktomy. Dlatego na wstępie otrzymuje darmowy pakiet z dostępem do wszystkich funkcji, jak obsługa korespondencji, kartoteka klientów, potwierdzenie odbioru korespondencji, automatyczne powiadomienia do klientów, kalendarz rezerwacji sali konferencyjnych, baza faktur, panel klienta, wiadomości wewnętrzne i zarządzanie użytkownikami. I – jeśli nie przekroczy liczby 5 zarejestrowanych w systemie klientów – korzysta z Desktomy bezpłatnie przez cały czas!

W przypadku większej liczby obsługiwanych klientów, wirtualne biuro ma do wyboru 3 pakiety: Standard, Extensive i NoLimits. We wszystkich tych przypadkach zapewniamy nielimitowaną ilość miejsca na serwerze, certyfikat SSL i aktualizację gratis. W przypadku pakietu Extensive dodatkowym udogodnieniem, oczywiście oprócz możliwości obsługi większej liczby klientów (do 200), jest własna domena.