Wirtualna asystentka w wirtualnym biurze

Uzupełnianie kalendarza o kolejne spotkania, nowe treści na stronę internetową, kolejny post w social media, prezentacja na konferencje za dwa dni i wreszcie umowa o współpracę z kolejnym kontrahentem…prowadzenie własnej firmy to nie tylko realizacja bieżących projektów i czynności związane z konkretną specjalizacją. Trzeba wykazać się zdolnością do wielozadaniowości, aby zapanować nad całym tym chaosem. Koło ratunkowe rzuca wirtualna asystentka.

To zawód, w którym doskonale odnajdują się osoby bardzo dobrze zarządzające czasem i mające wszechstronne umiejętności z zakresu marketingu i finansów. Jeżeli potrafisz działać szybko, jesteś mistrzem w planowaniu, masz podzielność uwagi i zachwycasz kreatywnością, to czas się zastanowić, czy nie jest to dobry moment, aby dołączyć do grona wirtualnych asystentek.

Tylko Ty to ogarniesz! Poznaj swoje obowiązki

Wirtualna asystentka błędnie utożsamiana jest z sekretarką. Jest to osoba, która nie pojawia się w biurze, a jej obowiązki nie ograniczają się tylko do umawiania spotkań z klientami. Jest odpowiedzialna za różne obszary w firmie, które nie są związane bezpośrednio z jej specjalizacją. Zapewnia wsparcie marketingowe na mediach społecznościowych i mailingu, może też prowadzić bloga firmowego oraz być w kontakcie z mediami. Troszczy się o aktualność strony internetowej, przygotowuje prezentacje i materiały na konferencje i szkolenia. Wirtualna asystentka zajmuje się też kalendarzem firmy, kontroluje kolejne spotkania oraz pilnuje terminów. Możesz również przejąć na siebie obowiązki dotyczące rozliczania bieżących rachunków i kontrolowania finansów firmy,

Jako wirtualna asystentka możesz również być osobą, biorącą aktywny udział w prowadzaniu nowych produktów czy usług do oferty firmy. To wymaga szczegółowego researchu, monitoringu konkurencji. stworzenia raportów, a także niekiedy przygotowania planu lub koncepcji reklamy nowego produktu. Możesz więc czuć się prawą ręką właściciela, menagera lub prezesa firmy. Bez Ciebie po prostu ten statek nie wyruszy w kolejny rejs.

W końcu nie każdy się nadaje do wszystkiego

Nie każdy może być fryzjerem, aktorem i ekonomistą, więc nie każdy może zostać wirtualną asystentką. Od osoby, wspierającej firmę w tak dużym zakresie, wymaga się bardzo dobrej organizacji pracy, dyskrecji i samodzielności. Mile widziana jest umiejętność szybkiego znajdywania wyjścia z trudnych sytuacji. To Ty możesz być na pierwszej linii frontu, kiedy pojawią się kłopoty z komunikacją z klientem czy też przygotowaniem na wczoraj ważnego raportu. Wirtualna asystentka powinna cechować się umiejętnością analitycznego myślenia, otwartością i zawsze pozytywnym myśleniem, dla Ciebie po prostu nie ma rzeczy niemożliwych.

Ponadto konieczna jest doskonała znajomość pakietu Office, szybkie i bezbłędne pisanie. Musisz być mistrzem researchu i znać tajniki mediów społecznościowych. Przyda się też wiedza z zakresu ekonomii i księgowości, marketingu i reklamy oraz psychologii biznesu.

Wirtualna asystentka na swoim

Zajmujesz się firmą kogoś innego, a jeszcze miałabyś prowadzić własny biznes? Jest to do zrobienia, co udowadnia wiele wirtualnych asystentek. Jest to zawód, który można wykonywać, prowadząc własną działalność. Współpracujesz z inną firmą w relacji B2B, co jest bardzo korzystne dla obu stron. Możesz też obsługiwać dwie lub więcej mniejszych firm, oczywiście jeżeli czujesz się na siłach i masz wystarczająco dużo mocy przerobowych. Firmy nie musisz rejestrować pod adresem swojego domu, nie potrzebujesz też biura, dlatego możesz pracować w domu lub w przestrzeni coworkingowej, gdzie po prostu fajnie jest spotkać się z innymi ludźmi. Firmę zarejestrujesz pod adresem udostępnianym przez wirtualne biura. Nie musisz się martwić o korespondencję, która jest wysyłana na wskazany adres i obsługiwana przez pracownika biura. Jeżeli korzysta ono z systemu do zarządzania wirtualnym biurem Desktomy, powiadomienia o listach otrzymasz automatycznie. W niektórych przestrzeniach coworkingowych masz też możliwość skorzystania z sali konferencyjnej, którą w przypadku Desktopy zarezerwujesz przez swój panel klienta. Ty wspierasz innych, ale sam też potrzebujesz pomocy, aby dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków biznesowych.

Praca w wirtualnym świecie jest wygodna i ciekawa, ale nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem. Jako wirtualna asystentka zamień swoje biurko w sypialni na biurko w przestrzeni coworkingowej, porzuć dres na rzecz bardziej wyjściowej stylizacji. Od razu poczujesz się lepiej!