Trzy najważniejsze zasady bezpiecznej poczty e-mail

Co jakiś czas opinia publiczna żyje jakimś e-włamaniem. To przykre zdarzenie może dotknąć każdego, nawet najwyższych urzędników państwowych. A przecież poczta to jedno z najważniejszych narzędzi każdego biznesu. Niezależnie gdzie się znajduje, kto jest usługodawcą – może być lepiej lub gorzej zabezpieczona. Bardzo wiele zależy w tej kwestii od nas samych. Jak sprawdzić, czy nasza skrzynka mailowa jest odporna na włamanie? Oto trzy ważne obszary, na które należy zwrócić uwagę.

Sprzęt

To bardzo „szerokie” zagadnienie. Często wydaje nam się, że poczta jest w jednym miejscu. Wystarczy jednak chwila zastanowienia i okazuje się, że może i poczta jest jedna, ale zaglądamy do niej wykorzystując: komputer w pracy (przez outlooka), komórkę (np. przez aplikację, do której podpiętych jest również kilka innych skrzynek pocztowych), domowego tableta (klient poczty ze sklepu Androida), no i oczywiście prywatnego laptopa (przez 3 różne przeglądarki www). Jak łatwo się domyślić, lista potencjalnych miejsc, które można wykorzystać do włamania szybko rośnie. To niestety wiąże się z bardzo wieloma kwestiami do przeanalizowania. Generalnie, jeśli korzystamy z wielu urządzeń, pamiętajmy: oprogramowanie, z którego korzysta nasz sprzęt powinno być zawsze aktualizowane, pochodzić z zaufanego źródła, a jeśli łączy się z internetem poprzez „obcy” router – upewnijmy się, że również jest bezpieczny.

Zabezpieczenia

Aby ograniczyć do minimum możliwość włamania, wszystkie transmisje danych wewnątrz i na zewnątrz firmy, powinny być zakodowane. Najbardziej rozpowszechnionym obecnie sposobem zabezpieczeń tego typu jest protokół szyfrowania SSL. Każde konto nasze oraz współpracowników powinno być skonfigurowane tak, aby używać tego protokołu. Innym protokołem pomocnym w ochronie firmowej poczty jest SMTP, który służy do autoryzacji użytkownika. Dzięki niemu dostęp do skrzynki ma tylko upoważniona osoba. Nieszyfrowany dostęp do poczty na serwerze, to ustawienie, które powinno pozostać już tylko wspomnieniem starych, dobrych czasów kiedy hakerzy pojawiali się wyłącznie w filmach science-fiction.

Kolejnym elementem naszego systemu ochrony poczty powinien być odpowiednio skonfigurowany oraz systematycznie aktualizowany program antywirusowy. Tak przygotowany antywirus będzie skanował w czasie rzeczywistym przychodzące wiadomości, w poszukiwaniu ataków złośliwego oprogramowania, oprogramowania ransomware lub phishingu. Pamiętajmy również – w nawiązaniu do obszaru opisywanego wcześniej – aby oprogramowanie antywirusowe było zainstalowane na wszystkich systemach operacyjnych: komputerze PC, Mac, telefonie i innych urządzeniach z systemem Android.

Warto również sprawdzić, jaki poziom zabezpieczeń gwarantuje nasz dostawca poczty. Na serwerach pocztowych muszą funkcjonować filtry antyspamowe i antywirusowe. Czasami dobrym rozwiązaniem jest zmiana dostawcy takiej usługi na innego, nawet jeśli wiąże się to z uciążliwą migracją.

Własne nawyki

Powiedzenie, że w większości przypadków sami zapraszamy intruza do naszej poczty swoim „beztroskim” zachowaniem często jest tyleż brutalne, co trafne… Statystycznie klikamy w trakcie dnia coraz więcej, coraz rzadziej natomiast zastanawiamy się nad konsekwencjami. I, o ile decyzja o kliknięciu w określony link czy plik w załączniku maila jest bardziej przemyślana, kiedy siedzimy przy biurku w trakcie pracy, o tyle informacja na ekranie smartfona, która pojawia się w trakcie robienia zakupów z dziećmi w supermarkecie klikana bywa znacznie mniej rozważnie. Przekonanie, że skoro Facebook czy Spotify proszą nas o jakieś działanie to przecież nie mogą się z tym wiązać żadne przykre dla nas konsekwencje. Sęk w tym, że czasami wydaje nam się jedynie, że prośba pochodzi od tego zaufanego dostawcy e-usług. To oczywiście jeden z wielu „grzeszków”, które wywołują uśmiech na twarzach hakerów czyhających na nasze dane. Drugim częsty grzechem właścicieli wszelkich kont, nie tylko pocztowych, jest traktowanie po macoszemu kwestii haseł. O ile oprogramowanie dba o ustawienie odpowiedniego poziomu trudności, o tyle od nas samych zależy, jak często je zmieniamy. Efekt – zmiana hasła na nowe to wydarzenie, do którego przygotowujemy się mentalnie długimi latami. To tym bardziej nieroztropne, że aktualizacja hasła nie wymaga od nas żadnej wiedzy i jest najprostszym sposobem na podniesienie bezpieczeństwa naszej skrzynki mailowej…

Bezpieczeństwo naszego komputera oraz oprogramowania to kwestia, która przypomina nieco dbanie o dobry stan naszego zdrowia. Terapie, suplementy, wizyty o wszelkiego rodzaju terapeutów są ważne, jednak wiele możemy osiągnąć własnym zaangażowaniem i odpowiednimi nawykami – częstym myciem rąk, długim snem czy racjonalnym zarządzaniem używkami. Myjcie więc regularnie ręce swoim programom pocztowym, a unikniecie przynajmniej części kłopotów 😉