Strefy coworkingu – biura przyszłości?

Liczba przestrzeni dostępnych do coworkingu – koncepcji zupełnie nowej jeszcze 10 lat temu – w ostatnim czasie gwałtownie wzrosła na całym świecie. Szacuje się, że w minionym roku w Polsce funkcjonowało 245 takich stref – więcej niż na całym świecie jeszcze w 2008 r. Obecnie, globalnie funkcjonuje ok. 35 tys. stref coworkingowych. Ta część rynku biurowego jako jedna z niewielu pozostała jasnym punktem po recesji gospodarczej w 2008 r.

Tak było do momentu wybuchu pandemii COVID-19. Kiedy cały model biznesowy zakłada wspólną pracę ludzi we współdzielonych przestrzeniach, najgorszym scenariuszem jest sytuacja, w której prawie wszyscy zmuszeni zostają do pracy w domu. Wielu przewidywało, że coworking na stałe straci na atrakcyjności, zakładając, że ludzie nie będą się już czuli bezpiecznie, pracując we wspólnej przestrzeni. Coraz częściej pojawiają się jednak opinie, że przestrzenie coworkingowe staną się jeszcze ważniejsze i bardziej popularne w świecie post-pandemicznym, nie tylko dla przedsiębiorców i freelancerów (stereotypowych użytkowników przestrzeni coworkingowych), ale również dla dużych korporacji.

Powrotu do przeszłości nie będzie

Nawet po przejściu pandemii świat już nigdy nie będzie taki sam. O tym, że trend pracy w domu nie zniknie, świadczą zapowiedzi wielu firm sektora technologicznego, które ogłosiły, że pozwolą dużej części swoich pracowników bezterminowo pracować w domu. Wiele innych firm prawdopodobnie pójdzie w ich ślady, częściowo ze względu na oszczędność kosztów, ale także dlatego, że wielu pracowników nie zechce wracać do biur korporacji w wymiarze „full time”.

Jednak, choć wielu pracowników oraz osób pracujących „na własny rachunek” cieszy się wolnością i elastycznością pracy w domu, wielu innych jest nią zmęczonych i nie wyobraża sobie wykonywania jej na takich zasadach w nieskończoność. Praca w domu może być pełna rozpraszaczy, zwłaszcza dla tych, którzy mają do czynienia z małymi dziećmi, szczekającymi psami i kusząco krótkimi spacerami do lodówki. Nawet osoby, które nie mają w domu zbyt wielu rozpraszaczy, mogą poczuć się samotne i tęsknić za kontaktami twarzą w twarz, jakie miały miejsce w pracy. Jeśli powrót do biura nie wchodzi w grę, wiele z tych osób będzie rozpaczliwie poszukiwać alternatywnych miejsc pracy.

Przestrzenie coworkingowe dają wyjątkową możliwość, aby wypełnić tę pustkę.

Coworking jako przywilej własnego wyboru

Możliwość korzystania z przestrzeni coworkingowej daje poczucie elastyczności i autonomię w wyborze tego, co jest w danych okolicznościach optymalne. Mamy bardzo różne preferencje dotyczące miejsca pracy i nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Swoboda w wyborze miejsca pracy to dodatkowe źródło satysfakcji. W przypadku pracowników, określenie warunków na jakich mogą z takiego udogodnienia korzystać daje im poczucie samodzielnego wyboru. Niektórzy mogą preferować mniejszą przestrzeń, w której panuje bliższe relacje, inni wybiorą otoczenie z szerszą strukturą. Niektórzy mogą wybrać wysokiej klasy, profesjonalną przestrzeń, która przypomina tradycyjne biuro korporacyjne, podczas gdy inni mogą rozwijać się w bardziej kreatywnej przestrzeni ze stołami do ping-ponga, krzesłami z poduszkami i atmosferą rodem ze startupów. W zależności od preferencji, niektórzy pracownicy mogą skłaniać się ku różnorodnym pomieszczeniom z ludźmi z różnych środowisk, podczas gdy ich koledzy mogą preferować środowisko ograniczone do ludzi z określonej specjalizacji lub grupy społecznej, np. przestrzeń tylko dla kobiet.

Coworking jako element budowania wizerunku

Możemy sobie wyobrazić określone branże czy środowiska preferujące nowoczesne podejście do biznesu, na których nasze funkcjonowanie w takiej przestrzeni sprawi wrażenie innowacyjności i profesjonalizmu. Jednym z wyzwań, związanych z funkcjonowaniem w modelu homeoffice, jest brak odpowiedniego miejsca na spotkania z osobami z zewnątrz – potencjalnymi klientami, inwestorami, partnerami czy audytorami. Jesteśmy często zmuszeni do odbywania takich spotkań w kawiarni lub restauracji, co rzadko jest idealnym rozwiązaniem – wiąże się to z utratą kontroli nad otoczeniem, a często również skutkuje negatywnym odbiorem po drugiej stronie. Rozwiązaniem są przestrzenie coworkingowe, które oferują profesjonalne warunki, takie jak sale konferencyjne, do organizowania takich spotkań. Często przedsiębiorcy decydują się na abonament w przestrzeniach coworkingowych lub wirtualnych biurach oferujących taką usługę właśnie po to, by móc korzystać z sal konferencyjnych na spotkania z klientami.

Coworking jako przestrzeń kooperacji

Kiedy pracujemy w zespole, korzystanie z przestrzeni coworkingowych to szansa na podniesienie innowacyjności, integracji i w efekcie wydajności pracy. Taki efekt uzyskujemy dzięki możliwości kooperacji ludzi i różnym doświadczeniu i kwalifikacjach. Społeczności coworkingowe mogą oferować nowe pomysły i nowe rozwiązania. Przebywanie w fizycznej bliskości osób z innych firm również pomaga w poszerzaniu sieci kontaktów pracowników. Spontaniczne interakcje na korytarzu lub przy kuchni mogą na przykład prowadzić do poleceń czy propozycji współpracy.

Coworking jako metoda racjonalizowania kosztów

Elastyczność, jaką zapewnia model coworkingu to oczywisty sposób na oszczędności. Okres pandemii zmusił wszystkich do priorytetowego traktowania kwestii cięcia kosztów. Wynajem komercyjnego biura jest często – niezależnie od skali prowadzonej działalności – jednym z największych wydatków operacyjnych organizacji (zwłaszcza w przypadku firm usługowych opartych na wiedzy).

Jednym z czynników przemawiających za wynajmem coworkingu jest jego modułowość, która w odróżnieniu od tradycyjnego, stałego najmu biura jest z reguły miesięczna. Dzięki tak elastycznej formule firma może zacząć od wynajęcia jednego lub dwóch biurek, a następnie dodawać kolejne biurka lub prywatne gabinety w miarę powiększania się zespołu. Może to działać również w drugą stronę – jeśli liczba pracowników firmy zmniejszy się, może ona po prostu zrezygnować z dodatkowego biura lub biurka.

Coworking jako element przewagi w procesie rekrutacyjnym

Tak, wokół nas jest coraz więcej osób ceniących sobie elastyczność. Nasze funkcjonowanie w otwartej formule może więc wpłynąć na rekrutowanie talentów lub pozyskiwanie wartościowych współpracowników. Kiedy większość ludzi wchodzi do przestrzeni coworkingowej, od razu zauważa, że różni się ona od zwykłego biura. Dynamiczna atmosfera, wynikająca z energii i współdziałania innych pracujących tam osób, jest niemal namacalna. Wielu menedżerów podkreśla, jak bardzo ta energetyczna atmosfera pomaga w rekrutacji nowych pracowników. Już sam spacer z przyszłym współpracownikiem  po przestrzeni, w której funkcjonujemy może zapewnić nam pierwszy „efekt-wow”. Wiele opinii rekruterów i menedżerów wskazuje, że jest to szczególnie wyraźnie dostrzegalne w przypadku millenialsów, którzy zazwyczaj zwracają szczególną uwagę na taki typ energii w miejscu pracy.

Oczywiście tradycyjne przestrzenie biurowe nie odejdą do przeszłości zbyt szybko. Jednak pandemia COVID-19 przyspieszyła proces otwierania się na nowe zasady i innowacyjne strategie funkcjonowania. Niektóre zmiany są tymczasowe, inne – takie jak praca zdalna – mogą pozostać na stałe. Przestrzenie coworkingowe na stałe staną się uzupełnieniem dla wszystkich tych, którzy zdecydują się na funkcjonowanie swojego biznesu w oderwaniu od stałego dostępu do przestrzeni biurowej. Warto poeksperymentować – zaoferować sobie i naszym współpracownikom taką czasową strefę współpracy.