Sprawna komunikacja w biznesie

Mówisz, ale nie jesteś rozumiany. Przekazujesz informację, która nie zostaje w sposób właściwy dostarczona. Chcesz natychmiast kontaktować się z kontrahentem, ale jego telefon milczy. Usprawnieniem komunikacji wewnątrz firmy już od pewnego czasu zajmują się specjaliści, jednak przepływowi informacji między kontrahentami nie poświęca się tak dużo uwagi. A szkoda, bo bardzo często to zakłócenia na ten linii są źródłem problemów z wydajnością pracowników, efektywnością pracy i wzrostem wydatków.

Analizując standardy komunikacji w biznesie między kontrahentami i podejmując kroki w celu jej usprawnienia, szybko przekonasz się, że sukces osiągniesz szybciej niż na płaszczyźnie komunikacji wewnątrz firmy. Dlaczego? Ponieważ wystarczą niewielkie zmiany, aby poprawić Wasze relacje, przepływ informacji i szybkość ich przekazu.

Jednoznaczny komunikat, czyli nie owijaj w bawełnę

W biznesie nikt nie ma czasu na analizę komunikatów. Ty również oczekujesz, że wszystko zostanie Ci podane na tacy. Łatwiej zrozumiesz cel swojego rozmówcy. Postępuj podobnie. Jeżeli przekazujesz coś swojemu kontrahentowi, nie błądź po ścieżkach swoich myśli. Interpretacja przekazu nie powinna przysporzyć jemu kłopotów. Kiedy jesteś w kontakcie ze swoim kontrahentem, nie zawsze jest to człowiek zajmujący wysokie stanowisko. Niekiedy Twoje informacje odbiera osoba z niższego szczebla. Dla niej informacja nasiąknięta technicznymi danymi może nie być zrozumiała. A to już początek kłopotów. To, co mówisz, piszesz czy przekazujesz w inny sposób niech będzie jednoznaczne.

Transparentność, nie ukrywaj się przed światem

Jawność – zapamiętaj to słowo, które obecnie w biznesie ma ogromną wartość. Mówi się o transparentności w kontekście udostępniania informacji dotyczących działalności całej firmy. Co to oznacza dla komunikacji między kontrahentami? Współpracujecie ze sobą na konkretnej płaszczyźnie, jednak dobrze wiesz, że Twoja firma składająca się z kilku komórek jest jednym organizmem. Jakiekolwiek zakłócenia w jednej promieniują na pozostałe. Nie ukrywaj, że masz problemy kadrowe w dziale marketingu i musisz poświęcić temu więcej czasu, dlatego nie jesteś w stanie osobiście stawić się na spotkaniu ze swoim dostawcą. Poinformuj właściciela lokalu, że musisz stawić czoła kryzysowi finansowemu. Jest szansa, że Cię zrozumie i nie będziesz czuć jego oddechu za sobą, kiedy spóźniasz się z kolejnym czynszem. Transparentność to jawność, otwartość, ale też szczerość. Współpraca jest lepsza, jeżeli nawzajem sobie ufamy i nie próbujemy kreować swojej firmy na inną, niż jest w rzeczywistości.

W kontakcie przez całą dobę

Oczywiście nie zachęcamy Cię do wykonywania telefonów do swojego dostawcy o północy czy wysyłania SMSa do księgowej o 4 nad ranem. Zachęcamy jednak do wspierania się konkretnymi narzędziami, które umożliwiają dostęp do kluczowych w relacji między kontrahentami informacjami. Korzystaj z systemów, które automatyzują wybrane procesy zachodzące w firmie jak system zarządzania wirtualnym biurem Desktomy. Faktury, dokumenty i wiadomości znajdują się w jednym miejscu. Historia odebranej korespondencji, skanów i moduł rezerwacyjny sali konferencyjnych również masz zawsze pod ręką – w smartfonie lub w tablecie. Wysyłka wiadomości i ich odbiór możliwy z dowolnego miejsca i o każdej porze. W ramach systemu każdemu klientowi wirtualnego biura udostępniany jest panel klienta, z którego może korzystać za pośrednictwem urządzenia mobilnego i stacjonarnego. Nie każda sprawa wymaga bezpośredniego kontaktu, szczególnie jeżeli jest coś, co regularnie się powtarza, jak np. przychodząca poczta do klienta. Jeżeli mamy możliwość uprościć sobie przepływ informacji, dlaczego tego nie robić…

I jeszcze jedno. Naucz się słuchać. Komunikacja polega na wzajemnym przekazie informacji i ich właściwym odbiorze. Nie ignoruj swoich kontrahentów, nie uznawaj czegoś za mało ważne, podczas gdy dla drugiej strony może mieć to duże znaczenie.