ZAKŁADAM KONTO

CASE STUDY

Sienna 9
prestiżowy adres w sercu Szczecina

Sienna 9

prestiżowy adres w sercu Szczecina

Ten wyjątkowy adres funkcjonuje na rynku od 2016 roku i w tym czasie firma obsłużyła około 300 klientów. Z wirtualnego adresu korzystają przedstawiciele praktycznie każdej branży. Najczęściej są to spółki z o.o. oraz jednoosobowe działalności gospodarcze. Zdarzają się także inne rodzaje spółek, np. komandytowe czy jawne. Sienna 9 oferuje standardowe pakiety usług wirtualnego biura, jak również spersonalizowane usługi, obejmujące dodatkowo zakładanie działalności, wirtualnego asystenta, załatwianie spraw urzędowych, a także wynajem sali na szkolenie czy spotkanie biznesowe.

ROSNĄCA ILOŚĆ KORESPONDENCJI

W przypadku szybko rosnącego portfela klientów wirtualnego biura, konieczność wsparcia pracy rozwiązaniem informatycznym w pierwszej kolejności pojawia się w obszarze obsługi korespondencji. - Przy coraz większej ilości klientów, obsługa korespondencji stała się bardziej uciążliwa i zajmowała więcej czasu. Oprogramowanie jest w stanie usprawnić procedurę zapisywanie informacji o korespondencji przychodzącej do naszych klientów, informowania ich, przesyłania skanów i wydawania dokumentów – argumentuje Jagoda Żyłkowska, Właścicielka marki Sienna 9 Dzięki DESKTOMY zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą wspierane jest dodatkowo automatyczną wysyłką powiadomień do klientów. Klienci otrzymują nieograniczony dostęp do swojej korespondencji z poziomu panelu klienta. Poczta jest również skanowana bezpośrednio do systemu przez protokół FTP. Informacje o odbiorze przesyłek mogą być eksportowane do pliku .XLS.

- Myślę, że proces obsługi korespondencji w aplikacji skrócił nasze działania 3-krotnie - podkreśla Jagoda Żyłkowska

PIERWSZE WRAŻENIA

Jednak nie tylko zautomatyzowanie procesów zarządzania pocztą sprawia, że prowadzenie wirtualnego biura z DESKTOMY jest znacznie łatwiejsze. Klienci zyskują dzięki tej platformie dostęp do wszelkich informacji w trybie 24/7. Administrujący kilkudziesięcioma kontami zarejestrowanymi pod adresem Sienna 9 mogą korzystać z automatycznych informacji wysyłanych do klientów, przypomnień o dobiegających końca umowach czy generowaniu faktur na podstawie wszystkich wykonanych w danym miesiącu usług na rzecz każdego z klientów. Co zarządzający biurem Sienna 9 wymieniają wśród największych korzyści?

- Zapisywanie przychodzących przesyłek, rezerwacja sali, możliwości dla klienta kliknięcia prośby o skan, wydawanie przesyłek po potwierdzeniu przez klienta podpisem na tablecie/telefonie.

Z DESKTOMY praca jest łatwiejsza

ZAPISYWANIE PRZYCHODZĄCYCH PRZESYŁEK

REZERWACJA SAL

MOŻLIWOŚĆ ZGŁOSZENIA PRZEZ KLIENTA PROŚBY O SKAN

WYDAWANIE PRZESYŁEK PO ZŁOŻENIU PODPISU NA TABLECIE

ELEMENTY PRZEWAGI KONKURENCYJNEJ

W porównaniu z rynkiem tradycyjnych przestrzeni biurowych, rynek wirtualnych biur pozostawia funkcjonującym na nim firmom znacznie mniej przestrzeni do konkurowania. Kiedy możemy skorzystać z praktycznie każdego dostępnego adresu w kraju bez konieczności wstawania sprzed własnego komputera, koniecznością staje się zapewnienie klientowi usług na najwyższym poziomie. Właśnie kwestie wygodnej i kompleksowej platformy obsługi on-line mogą być decydujące o końcowym wyborze danego dostawcy wirtualnego biura.

- Zależy nam na tym aby móc profesjonalnie obsługiwać klientów. Myślę,  że wraz z rozwojem funkcjonalności DESKTOMY, będziemy w stanie oferować naszym klientom coraz wyższy poziom obsługi – deklaruje Właścicielka wirtualnego biura Sienna 9

Co według zarządzających Sienna 9 mogłoby wzbogacić zakres funkcjonalny DESKTOMY?

Jagoda Żyłkowska: Docelowo przydałyby się płatności za nasze usługi on-line oraz generowanie umów i ich podpisywanie elektronicznie. Myślę, że można by było także popracować nad stroną graficzną strony.

DESKTOMY nieustannie zmienia się, zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. Część z wprowadzonych w minionym, 2021 roku  pojawiło się również we współpracy z marką Sienna 9. Uruchomiliśmy mechanizm generowania umów, wprowadzony został również mechanizm samodzielnego modyfikowania wyglądu aplikacji zgodnie z oczekiwaniami poszczególnych użytkowników. Niezmiennie dbamy o to, aby aplikacja była możliwie najbardziej przejrzysta i otwarta na indywidualne zmiany w trakcie jej użytkowania. Przygotowujemy się również do projektu integracji platformy z wybranym rozwiązaniem e-płatności. Niezmiennie zachęcamy do przekazywania nam wszelkich uwag i sugestii – to najlepszy sposób, aby DESKTOMY ewoluowało w kierunkach, które są najbardziej oczekiwane w trakcie codziennego użytkowania Kacper Kozioł, DESKTOMY Product Owner

ul. Sienna 9

70-542 Szczecin

Telefon

+48 609 624 820

Adres e-mail

biuro@sienna9.pl