Powiadomienie o nowej poczcie

POWIADOMIENIE O NOWEJ POCZCIE

To powiadomienia na poziomie Wirtualne Biuro -> Klient

Aby powiadomić Klienta za pośrednictwem wiadomości SMS, o czekającej na niego przesyłce, należy kliknąć w zakładkę Poczta -> Dodaj Pocztę

Na samej górze, mamy do wyboru dwie opcje, poczta przychodząca oraz poczta wychodząca. W większości przypadków Wirtualne biura obsługują pocztę przychodzącą, dlatego też jest ona domyślną opcją. Tutaj skupiamy się na poczcie przychodzącej, dlatego też zostawiamy te pole bez zmian.

Poniżej, z rozwijanej listy wybieramy Klienta, do którego została zaadresowana dana poczta. Po dokonaniu wyboru, po prawej stronie wyświetlą się dodatkowe informacje o Kliencie.

Następnie należy uzupełnić wszystkie informacje dotyczące: nadawcy przesyłki, daty otrzymania, typu listu, statusu i ewentualne dodanie załączników np. skan.

Na dole strony, znajduje się opcja wysłania powiadomienia na skrzynkę mailową. Należy wybrać wariant, jaki na początku wybrał Klient. Jak zostało wspomniane wyżej, w momencie wyboru Klienta, rodzaj powiadomienia ustawia się automatycznie, zgodnie z tym, co ustawiliśmy wprowadzając Klienta do systemu lub w późniejszej edycji. Jednak nie przeszkadza to, aby zmienić rodzaj powiadomienia jeśli zajdzie taka potrzeba. Na przykład w takich sytuacjach istotne są wyświetlane z boku informacje dodatkowe.

Na końcu, dostępne jest Powiadomienie SMS. Pozwala ono, na wysłanie dodatkowej wiadomości tekstowej, na telefon kontaktowy, do wybranego Klienta. Szablon tekstu posiada dwie zmienne: [klient] oraz [nadawca]. Nazwa Klienta zmienia się automatycznie podczas początkowego wyboru odbiorcy dodawanej poczty

Po wypełnieniu wszystkich pól i ewentualnej edycji tekstu powiadomień, zaznaczamy opcję „Wyślij powiadomienie SMS”.

Ostatnim krokiem jest kliknięcie „Zapisz”