Pierwsze kroki w aplikacji DESKTOMY

KROK 1

Dodaj pakiet

Na początku pracy z aplikacją DESKTOMY, należy dodać pakiet. Pakiet określa usługi jakie świadczy wirtualne biuro swoim klientom np. ilość skanowanej poczty.

Aby dodać nowy pakiet, wybieramy w menu z lewej strony zakładkę Administracja -> Dodaj pakiet.

Od góry, znajdują się pola z podstawowymi danymi jak: Nazwa, Abonament, czy Czas trwania umowy. Informacje poniżej, to usługi, które zawiera dany pakiet: Poczta skanowana, Powiadomienia SMS, czy Sala konferencyjna w pakiecie.

Stworzone w ten sposób pakiety, będziemy mogli przypisać do każdego z klientów wirtualnego biura.

KROK 2

Dodaj klienta

W menu po lewej stronie wybieramy opcję Klienci -> Dodaj klienta.

W sekcji Dane klienta uzupełniamy podstawowe dane klienta np. Nazwa, Miasto, Ulica itd. Możemy je również pobrać bezpośrednio z GUSu.

W sekcji Ustawienia powiadomień uzupełniamy adres e-mail, na który klient będzie dostawał powiadomienia np. o nowej korespondencji. Opcjonalnie możemy dodać numer telefonu do powiadomień SMS.

Poniżej w Ustawienia pakietu wybieramy wcześniej dodany pakiet, który w razie potrzeby można edytować indywidualnie dla wybranego klienta.

KROK 3

Dodaj pocztę

Po wprowadzeniu klienta do systemu, możemy rozpocząć dodawanie poczty. W menu, należy wybrać zakładkę Poczta -> Dodaj pocztę.

W pierwszej kolejności wybieramy klienta, dla którego dodajemy pocztę. Następnie wypełniamy pola podstawowych informacji o korespondencji jak: Nadawca, Typ oraz dodajemy załącznik.

Poniżej, wybieramy opcje powiadomień dla klienta o nowej korespondencji. Powiadomienia uzupełniane są automatycznie, na podstawie tych, które wybraliśmy przy dodawaniu klienta do systemu.

Zapisz oznacza, że dodana korespondencja zostanie zapisana w rejestrze dostępnym w zakładce Przeglądaj pocztę oraz, że powiadomienie w wybranej formie zostanie wysłane do klienta a Administrator zostanie przeniesiony do widoku zakładki Przeglądaj pocztę

Zapisz i dodaj kolejną oznacza że dodana korespondencja zostanie zapisana w rejestrze dostępnym w zakładce Przeglądaj pocztę oraz, że powiadomienie w wybranej formie zostanie wysłane do klienta a Administrator pozostanie w zakładce Dodaj pocztę, w celu dodania kolejnej korespondencji.

Dodana poczta dostępna będzie do wglądu lub edycji w zakładce Przeglądaj pocztę lub do wydania w Wydaj pocztę.

PERSONALIZACJA

Aplikacja daje możliwość dostosowania kluczowych elementów wizualnych do potrzeb wirtualnego biura. W celu personalizacji aplikacji, w menu wybieramy Administracja -> Ustawienia -> Personalizacja.

W tym miejscu możemy ustawić np. własne logo, tło w ekranie logowania, treść stopki lub kolor aplikacji. Przez treść stopki rozumiemy informację widniejącą w stopce aplikacji, czyli na dolnej belce, na której widnieją również flagi z wyborami języka. Wybór koloru aplikacji następuje poprzez naciśnięcie na numer z #, co powoduje pojawienie się palety, umożliwiającej wybór koloru.

W zakładce E-mail, mamy możliwość personalizacji podpisu oraz stopki wiadomości e-mail wysłanych z systemu.