Pierwsze kroki w aplikacji DESKTOMY

KROK 1

Dokonaj podstawowych ustawień

Pracę z DESKTOMY należy rozpocząć od przeanalizowania i uzupełnienia sekcji Ustawienia, która znajduję się w menu Administracja. Które obszary objęte są Ustawieniami i czego można w nich szukać? Odpowiedzi znajdą Państwo poniżej

Ogólne

• określamy walutę, która operujemy
• ustawiamy, czy Państwa klienci mogą prosić o skan w sytuacji, gdy wysyłamy im wyłącznie powiadomienie be z zeskanowanej korespondencji. Szczegółowy opis próśb o skan
• tworzymy treść komunikatu dotyczącego próśb o skan
• ustawiamy pin do cyfrowego potwierdzenia odbioru wiadomości
• ustawiamy, czy w Panelu Klienta, czyli panelu, który jest udostępniany Państwa klientom (możliwość zalogowania się do systemu i sprawdzenia m.in poczty) widoczny jest moduł związany z Podsumowaniem rozliczeń. Jest to moduł, który mogą Państwo podejrzeć w zakładce Rozliczenia -Podsumowanie. Oczywiście klient zobaczy wyłącznie podsumowanie dotyczące jego firm

Poczta

• definiujemy czy przed wysłaniem powiadamiania o poczcie, która nie ma załącznika, system ma nam przypomnieć o jego braku
• definiujemy czy dodając korespondencję i wybierając klienta ma się pojawiać komunikat, jeżeli klient ten nie ma opłaconej faktury
• definiujemy czy klient ma możliwość poproszenia nas za pomocą panelu klienta o przesłanie korespondencji na inny, wskazany przez niego adres
• ustawajmy domyślny typ poczty
• ustawiamy czy tabela w przeglądaj pocztę ma mieć kolumnę LP
• ustawiamy możliwość edycji poczty dla statusów: odebrane, wysłane, zniszczone
• ustawiamy możliwość ręcznej zmiany statusu z poziomu tabeli Przeglądaj pocztę
• ustawiamy typy poczty, statusy oraz definiujemy czy dodając pocztę chcą Państwo dodawać inne informacje niż ujęliśmy w aplikacji czyli definiują Państwo pola dodatkowe

E-mail

• ustawiamy adres mailowe, na który będą przychodziły do Państwa powiadomienia
• jeżeli chcą Państwa aby wysyłane powiadomienia nie wychodziły z automatu DESKTOMY ale z Państwa adresu mailowego, możliwe jest ustawienie własnego SMTP poczty wychodzącej
• definiujemy sobie treść powiadomień, które są wysyłane do Państwa klientów, treść stopki, podpisu i inne dodatkowe informacje

Wiadomości

• ustawiamy treść szablonów wiadomości wysyłanych do klienta np szablon wiadomości o urlopie, zamkniętym biurze, pracach serwisowych itp

SMS

• aktywowanie powiadomień SMS, jeżeli życzą sobie Państwo, aby takie również były
• definiujemy treści SMSów, które są wysyłane do Państwa klientów

Klienci

• ustawiamy, czy klient mający dostęp do panelu klienta będzie miał możliwość samodzielnego zapraszania użytkowników do swoich firm. Odznaczenie tej opcji powoduje, że każdy użytkownik, który będzie obsługiwał Panel klienta musi zostać dodany przez administratora wirtualnego biura.
• definiujemy, czy decydujemy się na różnicowanie uprawnień, czyli umożliwianie poszczególnym użytkownikom klienta dostęp do określonych modułów w ramach panelu np. użytkownik A będzie miał dostęp do modułu Poczta z uwagi na to, że zajmuje się sprawami biurowymi po stronie klienta ale nie będzie miał dostępu do modułu Rozliczenia, ponieważ będzie miał do tego dostęp wyłącznie Właściciel firmy,
• podobnie jak w Poczcie, definiujemy tam pola dodatkowe, czyli jeżeli przy rejestracji klienta wymagają Państwo, aby w aplikacji były wpisywane informacje, których nasze formularze nie wyczerpują, wówczas mają Państwo możliwość dodania takich pól w tym miejscu,
• edycja formularza do rejestracji Potencjalnych klientów. Nasz system umożliwia wysyłanie do potencjalnych klientów formularza zgłoszeniowego, jeżeli np. w sytuacji, gdy są oni zainteresowani wirtualnym biurem, ale nie są jeszcze zdecydowani. Taki formularz buduje bazę potencjalnych klientów, która systematyzuje dane a jednocześnie umożliwia szybkie przeniesienie danych do modułu Klient, jeżeli dany podmiot z potencjalnego stanie się Państwa klientem

Pakiety

• ustawiamy tam pola dodatkowe, podobnie jak w Poczcie lub w module Klienta.

Faktury

• ustawiamy dane wystawcy faktury czyli dane wirtualnego biura
• numer konta bankowego
• domyślny format dokumentu czy ma to być VAT, proforma czy rachunek
• ustawmy tam terminy płatności, stawki VAT i sposoby płatności
• definiujemy miejsce wystawiania dokumentu
• definiujemy serie numeracji
• personalizujemy czyli wstawiamy logo i stopkę
• ustawiamy pola dodatkowe, jeżeli chcemy aby takie na fakturze się znalazły

Personalizacja

• ustawiamy sobie tło ekranu logowania, kolory aplikacji, logo na ekranie logowania

KROK 2

Dodajemy pakiet

Na początku pracy z aplikacją DESKTOMY, należy dodać pakiet. Pakiet określa usługi jakie świadczy wirtualne biuro swoim klientom np. ilość skanowanej poczty.

Aby dodać nowy pakiet, wybieramy w menu z lewej strony zakładkę Administracja -> Dodaj pakiet.

Od góry, znajdują się pola z podstawowymi danymi jak: Nazwa, Abonament, czy Czas trwania umowy. Informacje poniżej, to usługi, które zawiera dany pakiet: Poczta skanowana, Powiadomienia SMS, czy Sala konferencyjna w pakiecie.

Stworzone w ten sposób pakiety, będziemy mogli przypisać do każdego z klientów wirtualnego biura.

KROK 3

Dodaj klienta

W menu po lewej stronie wybieramy opcję Klienci -> Dodaj klienta.

W sekcji Dane klienta uzupełniamy podstawowe dane klienta np. Nazwa, Miasto, Ulica itd. Możemy je również pobrać bezpośrednio z GUSu.

W sekcji Ustawienia powiadomień uzupełniamy adres e-mail, na który klient będzie dostawał powiadomienia np. o nowej korespondencji. Opcjonalnie możemy dodać numer telefonu do powiadomień SMS.

Poniżej w Ustawienia pakietu wybieramy wcześniej dodany pakiet, który w razie potrzeby można edytować indywidualnie dla wybranego klienta.

KROK 4

Dodaj pocztę

Po wprowadzeniu klienta do systemu, możemy rozpocząć dodawanie poczty. W menu, należy wybrać zakładkę Poczta -> Dodaj pocztę.

W pierwszej kolejności wybieramy klienta, dla którego dodajemy pocztę. Następnie wypełniamy pola podstawowych informacji o korespondencji jak: Nadawca, Typ oraz dodajemy załącznik.

Poniżej, wybieramy opcje powiadomień dla klienta o nowej korespondencji. Powiadomienia uzupełniane są automatycznie, na podstawie tych, które wybraliśmy przy dodawaniu klienta do systemu.

Zapisz oznacza, że dodana korespondencja zostanie zapisana w rejestrze dostępnym w zakładce Przeglądaj pocztę oraz, że powiadomienie w wybranej formie zostanie wysłane do klienta a Administrator zostanie przeniesiony do widoku zakładki Przeglądaj pocztę

Zapisz i dodaj kolejną oznacza że dodana korespondencja zostanie zapisana w rejestrze dostępnym w zakładce Przeglądaj pocztę oraz, że powiadomienie w wybranej formie zostanie wysłane do klienta a Administrator pozostanie w zakładce Dodaj pocztę, w celu dodania kolejnej korespondencji.

Dodana poczta dostępna będzie do wglądu lub edycji w zakładce Przeglądaj pocztę lub do wydania w Wydaj pocztę.