Jak zorganizować konferencję w wirtualnym biurze?

Ambitny projekt, który trzeba omówić w szerszym gronie, przyjazd z innych miast kluczowych partnerów biznesowych, podsumowanie roku wspólnej pracy nad kilkoma ważnymi zleceniami…jest wiele okazji, aby się spotkać, ale w Twoim przypadku mało możliwości. Pracujesz zdalnie, czasami z domu, innym razem z ulubionej kawiarni, a niekiedy z udostępnianej przez Twoje wirtualne biuro sali coworkingowej. Lubisz swoją pracę, ale nie masz swojej prywatnej sali konferencyjnej, gdzie mógłbyś zorganizować spotkanie z pracownikami, kontrahentami i klientami. Nie musisz tego jednak robić w hotelowej restauracji czy na zielonej trawce w parku.

Znajdź wirtualne biuro z salami konferencyjnymi

Wydaje Ci się, że już za późno? Korzystasz z usług jednej firmy już od dłuższego czasu, wszyscy klienci i partnerzy biznesowi znają Twój adres, który jest adresem Twojej firmy. Jest to jednak biuro, które oferuje ograniczone usługi. Nie możesz zorganizować w nim większego spotkania ze względu na brak przestrzeni konferencyjnej. Jeżeli jest Ci ona potrzebna, nawet okazjonalnie, warto jest zastanowić się nad zmianą. Istnieje wiele wirtualnych biur, które udostępniają sale przeznaczone do przeprowadzania szkoleń, konferencji i wykładów. W przypadku pracy zdalnej, zarządzaniu ludźmi na odległość i mobilnego biznesu jest to najlepsze miejsce, aby się spotkać w większym gronie, omówić postępy w projekcie, porozmawiać o szczegółach współpracy czy po prostu przeprowadzić szkolenie, pozwalając tym samym rozwijać się swoim pracownikom.

Sala konferencyjna z udogodnieniami

Jeżeli już taka sala konferencyjna znajduje się w budynku wirtualnego biura, to zapoznaj się dokładnie z jej wyposażeniem. Ważna jest też jej wielkość, musisz wiedzieć, czy pomieszczą się w niej wszystkie zaproszone przez Ciebie osoby i będziecie mogli w komfortowych warunkach przeprowadzić spotkanie. Niektóre firmy mają przygotowane kilka sali o różnej wielkości. W niektórych odbywają się kameralna spotkania do 5 osób, w innych większe konferencje dla kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu uczestników. Co w takiej sali konferencyjnej musi się znaleźć?

Na pewno potrzebny będzie stół oraz krzesła, oczywiście dla nikogo nie może zabraknąć miejsca siedzącego. Często sale wyposażone są w rzutnik, a także wszystkie niezbędne akcesoria do podłączenia sprzętu elektronicznego, jak np. laptop. W ofercie przewidziany jest też serwis kawowy, słodkie i słone przekąski, a niekiedy nawet lunchowy catering. Nie jest to jednak standard i jeżeli istnieje taka opcja, konieczna jest dodatkowa opłata. Czasami jednak warto z niej skorzystać, jeżeli uczestnicy konferencji są przyjezdni, spotkanie trwa cały dzień, a przerwy są zbyt krótkie, żeby można było sobie pozwolić na wyjście do restauracji czy kawiarni.

Zarezerwuj salę odpowiednio wcześnie

Z usług konkretnego wirtualnego biura korzysta zapewne jeszcze kilkanaście lub kilkadziesiąt innych firm, nie jesteś więc jego jedynym klientem. Sala konferencyjna jest jedna lub jest ich kilka i aby uniknąć ewentualnych problemów z brakiem miejsc, należy odpowiednio wcześnie ją zarezerwować. Jeżeli znasz już termin konferencji lub jesteś na etapie ustalania go ze swoimi pracownikami i partnerami, to już wtedy zapoznaj się z dniami i godzinami, kiedy sala jest wolna i może być do Twojej dyspozycji. Wirtualne biura korzystają niekiedy z programów przeznaczonych do zarządzania i obsługi klientów. W przypadku DESKTOMY jest w nim opcja rezerwowania sali konferencyjnych, a także zamawiania dodatkowych udogodnień, jak rzutnika czy obsługi kawowej bądź cateringu. Osoba chcąca przeprowadzić konferencję – właściciel firmy lub pracownik do tego upoważniony dokonuje rezerwacji za pośrednictwem panelu klienta. Znajduje się w nim przejrzysty kalendarz z zaznaczonymi odpowiednio wolnymi i już zajętymi terminami. Wystarczy, że wybierzesz ten, który Cię interesuje i dodasz rezerwację.

Nie masz swojego prywatnego biura, ale masz możliwość zorganizowania spotkania w innym miejscu, w komfortowych warunkach i w dogodnym dla wszystkich terminie. Wybierz wirtualne biuro, uwzględniając nie tylko adres oraz atrakcyjne ceny pakietów, ale również dodatkowe udogodnienia, które pozwolą Ci rozwijać swój biznes.