Jak zarządzać wirtualnym biurem? Oczywiście efektywnie

Kiedy otwierałeś wirtualne biuro, nie mogłeś jeszcze wiedzieć, że wygrałeś los na loterii. Teraz już możesz z przekonaniem stwierdzić, że to biznes o ogromnym potencjale dzisiaj i w przyszłości. Obsługujesz wielu przedsiębiorców, których grono wciąż się powiększa. Im więcej klientów, tym jednak więcej obowiązków i trudności w efektywnym zarządzaniu firmą. Twój zespół otrzymuje coraz więcej obowiązków, których nieustannie przybywa. Zmusiło Cię to do zatrudnienia nowych pracowników? Być może tak, ale to dodatkowe koszty, a ich chciałbyś uniknąć. Aby wirtualne biuro dobrze funkcjonowało, trzeba nim we właściwy sposób zarządzać – efektywnie, czyli jak…?

Poukładać i uporządkować

Bałagan i chaos to niemile widziani goście w Twojej firmie, jednak wciąż się wpraszają, nawet nie tylko na kawę, ale na dłuższy pobyt. W firmach, w których brakuje uporządkowanego schematu wykonywania poszczególnych obowiązków, brakuje też efektywności. Wirtualne biura obsługują wielu klientów na bieżąco. Konieczny jest więc dostęp do danych ich wszystkich bez konieczności przeszukiwania szuflad, w których w teorii powinny znajdować się teczki klientów. Ich wyszukanie zajmuje dużo czasu, który można byłoby spożytkować w bardziej przyjemny sposób. Ponadto klientów przybywa, a miejsca w szafkach brakuje. Już niedługo Twój zespół utonie w kartkach papieru.

Wykorzystaj wirtualną rzeczywistość do uporządkowania danych swoich klientów. W systemie do zarządzania wirtualnym biurem DESKTOMY masz dostęp do wszystkich danych swoich klientów, w jednym miejscu wszyscy Twoi kontrahenci. Wyszukiwanie jest łatwe i szybkie, wystarczy poświęcić kilka sekund. Ponadto porządkowi podlegają inne wykonywane przez zespól zadania. Pracownicy mają dostęp do bieżących i historycznych informacji dotyczących obsługiwanej korespondencji klientów.

Nie wszystko musisz robić sam

Są takie procesy i zadania, które mogą odbywać się bez Twojej bezpośredniej ingerencji. O każdej odebranej korespondencji musisz natychmiast informować klienta. Możesz to robić telefonicznie lub automatycznie. Kiedy odbierzesz korespondencję, do klienta wysyłana jest wiadomość, która pojawia się w jego panelu klienta. Tak jest w systemie zarządzania wirtualnym biurem. Ponadto zarówno on, jak też Ty macie dostęp do historii korespondencji przychodzącej i wychodzącej. To pozwala również na bardziej efektywny kontakt z klientem na innych płaszczyznach. Otrzymuje on wiadomości e-mail lub SMS przy każdej zmianie, jak np. rezerwacja sali i wystawiona faktura. Jest on informowany na bieżąco, ale Twój udział w tym jest wyraźnie ograniczony. Dzięki temu więcej obowiązków jest wykonywanych w krótszym czasie.

Papierkowa robota

Wystawiasz faktury, tworzysz oferty dla nowych klientów, jesteś zobowiązany przedstawić regulamin i warunki współpracy, wysyłasz oficjalne maile…generujesz dużą ilość dokumentów, które jednak się każdorazowo powtarzają. Tworzenie ich za każdym razem od podstaw to zdecydowanie marnowanie czasu i energii. Znacznie lepiej sprawdzają się gotowe szablony. Wystarczy tylko uzupełnić „gotowca” o dane klienta czy też inne zmienne i gotowe. Takie szablony możesz tworzyć i zapisywać w systemie DESKTOMY. Ze zmiennych i filtrów korzystasz w celu automatycznego ich uzupełnienia. Zapisujesz wszystkie dokumenty w formacie PDF. Czy może być efektywniej?

Zarządzanie każdą firmą wymaga od przedsiębiorcy dobrej organizacji pracy, ale tez sprytu. Trzeba pozwolić sobie pomóc i czasami przekazać pałeczkę systemom, które doskonale radzą sobie jako wirtualni pracownicy. Pozwól sobie pomóc, a przekonasz się, że zarządzanie wirtualnym biurem może być nie tylko efektywne, ale też bardzo przyjemne.