Aplikacja do obsługi wirtualnego biura – jak zmieni się Twoja obsługa klienta?

12.02.2021

Rozwój technologii internetowych sprzyja przedsiębiorcom. Przechowywanie danych w chmurze (Google, OneDrive, DropBox), komunikacja on-line (Zoom, Skype, Microsoft Teams), platformy bankowe, zakupowe czy przetargowe oraz znaczna część procedur urzędowych dostępna jest przez internet. To tylko część udogodnień, które mają charakter uniwersalny. Sięgają po nie i te małe i te całkiem spore firmy bez względu na charakter prowadzonej działalności. Równocześnie pojawia się coraz więcej rozwiązań niszowych, których funkcjonalność wynika ze specyfiki działania danego sektora. Takim systemem jest DESKTOMY – wirtualne biuro w aplikacji, które całkowicie zrewolucjonizowało obsługę klienta.

Wykorzystany potencjał

Rozwój technologiczny ułatwia dostęp do informacji i upraszcza realizację procesów. Mobilny internet narzucił firmom kierunek zmian, a dostawcom oprogramowania nowe możliwości ofertowe. Potencjał dostrzegli również operatorzy wirtualnych biur. Konieczność ciągłego kontaktu z klientami, odbieranie i nadawanie w ich imieniu poczty, informowanie o nowej korespondencji, udostępnianie biur i sal konferencyjnych, rozliczanie i fakturowanie kontrahentów to procesy, które udało się przenieść online dzięki DESKTOMY.

Dla kogo wirtualne biuro w aplikacji?

Analiza profilu typowego użytkownika umożliwiła stworzenie specyfikacji oprogramowania, które usprawnia najczęstsze procesy wirtualnych biur. Przyjrzeliśmy się „biznesowej codzienności” operatorów wirtualnych biur, zidentyfikowaliśmy ich potrzeby i zaproponowaliśmy funkcjonalność na nie odpowiadającą. Każdy biznes rządzi się swoimi prawami, jest specyficzny i niepowtarzalny… Możemy jednak przyjąć, że w każdym z nich jest chęć pracy online. Są branże, które wiodą w tym zakresie prym, są też takie, które dopiero stawiają pierwsze kroki. Digitalizacja postępuje w obszarach, w których jeszcze 10 lat temu nikomu się nie śniło. Coraz więcej danych, dokumentów i procesów można „zamknąć” w niewielkim urządzeniu, jakim jest smartfon. Wiedzą o tym właściciele firm i ich klienci. DESKTOMY udało się spełnić te oczekiwania i całą obsługę klienta wirtualnego biura przenieść do aplikacji wpisując się w trend bycia „online”.

Czytaj więcej: O korzyściach wynikających z automatyzacji codziennych czynności związanych z obsługą Klientów wirtualnego biura przeczytasz w tekście WSZYSTKO, CO MOŻESZ AUTOMATYZUJ. WSZYSTKO MOŻESZ!

Wszystkie procesy w jednym systemie

Wyobraź sobie, że wszystkie wiadomości – wychodzące i przychodzące – masz w jednym systemie. Możesz wyszukiwać w bazie klientów po dowolnych tagach. Klient otrzymuje automatyczne powiadomienia i jest zawsze na bieżąco. W przejrzystym kalendarzu Ty i Twoi klienci możecie dokonać rezerwacji sali i innych oferowanych przed wirtualne biuro usług. Każda aktywność w systemie dotycząca danego klienta powoduje wysłanie do niego powiadomienia e-mail lub sms. Tak właśnie działa DESKTOMY. Możliwość automatyzacji codziennych czynności, które dotychczas wykonywałeś „ręcznie” jest ogromną oszczędnością czasu, energii i pieniędzy. Przy kilku, nawet kilkunastu klientach, przy odpowiedniej organizacji i dyscyplinie pracy pewnie poradzisz sobie bez wsparcia IT. Tylko czy czas poświęcony na segregowanie dokumentacji, kontakt telefoniczny z klientami, manualne rozliczanie klientów będzie efektywny? Automatyzując nawet część z tych czynności zyskujesz czas, w którym możesz poświęcić się realizacji kolejnych projektów i rozwojowi swojej firmy. Dzięki DESKTOMY zyskujesz szybkie i wszechstronne narzędzie do profesjonalnej, skutecznej i przejrzystej obsługi klienta.

W stałym kontakcie

Aplikacja do obsługi wirtualnego biura to pomost między Tobą a klientem. To jeden, wspólny system, do którego macie dostęp zgodnie z nadanymi rolami i uprawnieniami. Dzięki funkcji panelu klienta, z którego może korzystać na desktopie, tablecie, smartfonie, jest na bieżąco ze wszystkimi wystawionymi dla niego fakturami, dokumentami i wysłanymi przez Ciebie wiadomościami. Aplikacja pełni również funkcję komunikatora. Dzięki temu jesteście w stałym kontakcie niezależnie od tego, czy Ty aktualnie jesteś w domu czy na lunchu, a Twój klient w sklepie czy może na wakacjach. Co ważne, cała komunikacja „dzieje się” w ramach tej samej platformy. Nie musisz korzystać już z żadnych zewnętrznych komunikatorów. Klienci na pewno decenią możliwość komunikacji na odległość i załatwienia spraw zdalnie. Aplikacja do obsługi wirtualnego biura ułatwia spełnienie ich oczekiwań, a Tobie codzienną pracę. Korzyści są po obu stornach i przekładają się na pozytywne relacje.

Rozliczysz usługi i wystawisz fakturę

Obsługa klienta wirtualnego biura to długofalowa relacja, którą budujesz jakością codziennej współpracy. Podpisanie umowy na wynajem wirtualnego biura to dopiero początek drogi wzajemnych oczekiwań. Z punktu widzenia biura współpracującego z nieograniczoną liczą klientów zarejestrowanych pod jednym adresem, szybki dostęp do informacji, archiwizacja korespondencji, łatwa komunikacja i bezbłędne rozliczenie klienta za świadczone usługi mają niebagatelne znaczenie. DESKTOMY umożliwia realizację tych zadań. Nie potrzebujesz nawet dodatkowego systemu do fakturowania. W DESKOTMY wystawisz pro formę, fakturę VAT i rachunek. Co więcej, system sam przypomni Ci, że kończy się okres rozliczeniowy z danym klientem i czas wystawić fakturę. Będzie ona widoczna w aplikacji, razem z terminem płatności i kwotą należności, a klient otrzyma automatyczne powiadomienie. W przypadku opóźnienia w płatności możesz przypomnieć klientowi o zaległości jednym kliknięciem.

Czytaj więcej: W tekście PRAWIE FULL SERVICE – WIRTUALNE BIURO Z KSIĘGOWOŚCIĄ przeczytasz o tym, jak inne wirtualne biura wprowadziły usługę z księgowością.

Sprostanie oczekiwaniom klientów w mobilnym świecie może stanowić nie lada wyzwanie. Obsługa korespondencji, baza obecnych i potencjalnych klientów, skany dokumentów, powiadomienia sms/e-mail, rezerwacja sal konferencyjnych, zarządzanie okresami rozliczeniowymi i wystawianie faktur to tylko niektóre funkcje DESKTOMY, które mogą stać się atutami Twojego wirtualnego biura i fundamentem dobrej współpracy.