Jak wybrać wirtualne biuro? 5 najważniejszych czynników

To jest to! Już wiesz, że nie będziesz wynajmował lokalu, a dasz szansę wirtualnym biurom. Potrzebujesz tak naprawdę jednego, oczywiście najlepszego, ale ze względu na ich rosnącą popularność, wyrastają ostatnio jak grzyby po deszczu. Może łatwiej byłoby wybrać lokal na obrzeżach miasta, gdzieś w kameralnie usytuowanym budynku, gdzie trudno byłoby Cię znaleźć? To raczej nie najlepszy pomysł. Przy wyborze wirtualnego biura kluczowych jest tak naprawdę kilka aspektów. Poznaj je i się ich trzymaj, a trafisz w dziesiątkę.

Adres, który chce się poznać

Na wirtualne biuro decydujesz się m.in. ze względu na możliwość zarejestrowania pod jego adresem swojej firmy. Jeżeli już masz taki plan, to niech będzie to adres, który łatwo zapamiętać i też bez problemu można go skojarzyć z konkretnym, znanym miejscem w mieście. Jeżeli Twój klient połączy adres Twojej firmy np. ze Starym Rynkiem w Poznaniu, to na pewno uzna, że jest ona ukierunkowana na rozwój. W oczach klienta przedsiębiorca będzie człowiekiem godnym zaufania, a przecież o to Ci właśnie chodzi, prawda?

Obsługa i administracja na poziomie

Personel pracujący w wirtualnym biurze będzie odpowiedzialny za kilka spraw związanych z Twoją firmą, m.in. za odbiór korespondencji. Nierzadko jest ona poufna, a więc wymaga specjalnego traktowania. Personel powinien zapewnić jej bezpieczeństwo, aby maksymalnie ograniczyć ryzyko dostępu do listów osób do tego nieupoważnionych. Zwróć więc uwagę, czy w firmie znajduje się monitoring i ochrona, a także specjalne szafki z kontrolą dostępu przeznaczone na dokumenty i korespondencję. Nie bez znaczenia jest to, jak bardzo możesz liczyć na pomoc personelu i jakimi kompetencjami się wyróżnia. Nie chciałbyś chyba, aby pracownik zapomniał o przesłaniu Ci faktury czy też powiadomieniu Cię o otrzymaniu ważnego listu urzędowego.

Zakres usług. Potrzebujesz czegoś więcej?

Wirtualnego biura nie musisz traktować jedynie w kontekście prestiżowego adresu. Chciałbyś czasem popracować poza domem, spotkać się z kontrahentem w kameralnej sali z rzutnikiem i dostępem do kawy, a także zorganizować szkolenie dla swoich pracowników. Sprawdź, co ma do zaoferowania Ci z tego zakresu wirtualne biuro. Niektóre nie przewidują miejsc pracy dla swoich klientów, nie mają również przygotowanych sali konferencyjnych. Nie cieszą się przez to zbyt dużą popularnością, nawet jeżeli adres naprawdę jest godny uwagi. Pomyśl o swoich aktualnych i przyszłościowych potrzebach. Nawet jeżeli na chwilę obecną nie potrzebujesz organizować konferencji, to nie możesz wykluczyć, że za kilka miesięcy Twoja firma znacznie nie poszerzy swojej działalności. Myśl przyszłościowo, dzięki czemu zyskasz więcej możliwości.

Nie przepłacaj

Porównaj ceny wirtualnych biur, uwzględniając przy tym zakres ich usług. Czasami tylko pozornie oferta jest tańsza. Kiedy jednak przeanalizujemy to, co obejmuje, dostrzeżemy, że jest to nieopłacalna inwestycja. Wirtualne biuro ma być rozwiązaniem oszczędnym, a nie generować niepotrzebne koszty. Zastanów się, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne, czy jesteś w stanie zrezygnować np. z adresu w samym sercu stolicy na rzecz lokalizacji ulicę dalej? A może nie potrzebujesz sali konferencyjnej na 50 osób, a wystarczy Ci w zupełności kameralna 10-osobowa sala? To Twoje potrzeby warunkują tutaj atrakcyjność ceny.

Komunikacja i sprawny przekaz informacji

Koniecznie poznaj sposób komunikacji wirtualnego biura z klientem. Czy jest ono ukierunkowane na przekaz informacji drogą telefoniczną i mailową czy może korzysta z systemu zarządzania wirtualnym biurem i paneli klienta. Drugi wariant znacznie lepiej sprawdza się w tego typu współpracy. W przypadku systemu Desktomy automatycznie otrzymujesz powiadomienia o odebranej korespondencji, możesz zarezerwować salę konferencyjną, korzystając z wirtualnego kalendarza, a także masz dostęp do faktur i innych dokumentów. Możesz być pewien, że będziesz na bieżąco.

Najpierw rozważ te 5 obszarów wyboru wirtualnego biura, a dopiero potem podpisz umowę. Pośpiech nigdy nie jest sprzymierzeńcem człowieka. Czasami po prostu przy pochopnie podejmowanych decyzjach mamy szczęście. Ale nie jest ono z nami związane na zawsze.