Jak powinna wyglądać nowoczesna sala konferencyjna?

Spotkania ze współpracownikami i kontrahentami mogą odbywać się w biurze na niewielkiej przestrzeni, a nawet na neutralnym gruncie, np. w kawiarni czy restauracji. Coraz więcej przedsiębiorców ma jednak świadomość, że nie są to komfortowe warunki dla obu stron, ze względu albo na ograniczoną ilość miejsca i brak dostępu do niezbędnego sprzętu, albo na brak swobody prowadzenia biznesowych rozmów. Poszukują więc miejsca, w którym będą mogli zorganizować takie spotkanie, zapewniając najlepsze warunki sobie i innym uczestnikom. Prowadząc wirtualne biuro, warto więc zadbać o zagospodarowanie przestrzeni na salę konferencyjną.

Reprezentacyjny charakter

Przez pryzmat sali konferencyjnej i jej aranżacji postrzegana jest konkretna firma i przedsiębiorca, który organizuje spotkanie z klientem lub kontrahentem. Nawet jeżeli jest to sala wynajmowana, nieznajdująca się w jego biurze, to jej wybór podlega ocenie. Pozwól swoim klientom zaprezentować się od jak najlepszej strony. Sala konferencyjna niech będzie pomieszczeniem o odpowiednim metrażu, w którym znajdzie się miejsce na stół i wygodne krzesła, a także niezbędne urządzenia i multimedia. Nie może w niej zabraknąć klimatyzacji, która w okresie letnim ma znaczący wpływ na komfort osób, które korzystają z pomieszczenia. Zadbaj też o aranżację wnętrza. Sala konferencyjna powinna być w jasnych kolorach, co dodatkowo optycznie powiększa powierzchnię. Krzesła muszą być wygodne, najlepiej odpowiednio wyprofilowane, wyróżniające się nowoczesnym wzornictwem. Aby ożywić wnętrze, możesz zdecydować się na dodatki w kontrastujących się ze ścianami kolorach.

Niezbędne urządzenia

W sali konferencyjnej powinno znaleźć się odpowiednio dużo gniazdek do podłączenia sprzętu elektronicznego. Podczas spotkania często każdy z uczestników posiada swojego laptopa, co warto uwzględnić przy rozmieszczeniu gniazdek w pomieszczeniu. Klienci wybierając sale konferencyjną, zwracają ponadto uwagę na jej wyposażenie, pozwalające na realizację planu spotkania. Nierzadko bazuje ono na prezentacji, która powinna zostać wyświetlona na rzutniku, aby była widoczna dla wszystkich uczestników spotkania. Aby jednak było to możliwe o każdej porze dnia i w każdą pogodę, w oknach koniecznie muszą znaleźć się żaluzje, chroniące przed dostępem promieni słonecznych. W przeciwnym razie wyświetlany obraz nie będzie widoczny. Dodatkowym wyposażeniem może być też mikrofon wraz z nagłośnieniem, szczególnie jeżeli pomieszczenie jest duże.

Intuicyjny system rezerwacji

W Twojego wirtualnego biura korzysta wielu klientów. Aby można było przeprowadzić w sali konferencyjnej spotkanie, konieczna jest wcześniejsza rezerwacja. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnej sytuacji nałożenia się terminów kilku klientów. Możesz zdecydować się na rezerwację telefoniczną, której obsługą zajmować się będzie jeden z konsultantów. Wygodniejszą zarówno dla klienta, jak też dla Ciebie formą jest moduł rezerwacyjny sali konferencyjnych, który jest jedną z funkcji sytemu do zarządzania wirtualnym biurem DESKTOMY. Twoi klienci mają dostęp do wygodnego kalendarza z poziomu aplikacji. Jednocześnie mogą z niego skorzystać inne osoby, które odwiedzają stronę internetową Twojego wirtualnego biura. W kalendarzu znajdują się wolne i zarezerwowane terminy. To pozwala z dowolnego miejsca skontrolować, czy termin, który interesuje klienta jest jeszcze wolny, a jeżeli nie, to w jakim innym może przeprowadzić spotkanie. Ponadto możesz w kalendarzu dodać opcję wynajmu np. rzutnika czy serwisu kawowego.

Sala konferencyjna to miejsce, które powinno zapewniać komfort wszystkim uczestnikom spotkania. Osoba, która je organizuje musi czuć się swobodnie i pewnie, z kolei inni – słuchacze, klienci i kontrahenci powinni mieć odpowiednie warunki do rozmów, długich godzin spędzonych na ustaleniach projektu i zregenerowania się podczas przerwy. Nie zapominaj też, że o tym, czy to Twoja sala konferencyjna zostanie wybrana, decyduje łatwość jej rezerwacji.