Jak dodać pakiet usług

System DESKTOMY działa w oparciu o pakiety. Jeżeli Twoja oferta nie bazuje na pakietach, na potrzeby korzystania z aplikacji muszą one zostać przygotowane. Elementy, które są kluczowe  w ramach pakietów prezentuje formularz Dodaj pakiet .

DODAWANIE NOWYCH PAKIETÓW

Aby dodać nowy pakiet, wybieramy w menu z lewej strony zakładkę Administracja -> Dodaj pakiet.

Na ekranie pojawi się panel, za pomocą którego stworzymy dany pakiet.

Pierwszą rubryką, którą należy wypełnić jest nazwa. W tym miejscu podajemy nazwę pakietu, który znajduje się w naszej ofercie, np Wirtualne Biuro Standard, Usługa prestiż, Pakiet Silver itp, w zależności jak nazwane są pakiety w Twojej ofercie lub jak chcesz, że się nazywały, w sytuacji, jeżeli dopiero zaczynasz działalność jako wirtualne biuro.

Następnie zamieszczamy opis danego pakietu. Za pomocą opisu definiujemy kluczowe elementy pakietu, które najprawdopodobniej będą go różnicowały od pozostałych pakietów, np: W ramach pakietu znajduje się: wynajem adresu,  obsługa korespondencji do 10 szt. miesięcznie nieodpłatnie, skanowanie korespondencji do 10 szt.  nieodpłatnie, wynajem raz w miesiącu sali konferencyjnej na 8h.

Okres rozliczeniowy to kolejny element formularza. W rozwijanym menu zaznaczamy, co ile miesięcy wystawiana jest faktura. Czyli, jeżeli faktura wystawiana jest co miesiąc wówczas zaznaczamy okres „1 miesiąc”. Jeżeli wystawiamy faktury co kwartał wówczas zaznaczamy „3 miesiące” itd. Okres rozliczeniowym jest istotny, gdyż wpływa między innymi na przypomnienia dotyczących faktur wymagających wystawienia w zbliżającym się okresie rozliczeniowym.  Więcej o fakturach do wystawiania w linku w części pn. Uproszczenie nr 2.

Abonament – to wartość pakietu jakim obciążany jest klient wirtualnego biura. Jeżeli okres rozliczeniowy jest podany kwartalnie wówczas wartość pakietu również powinna odnosić do tego okresu a nie wyrażać wartość miesięczną.  Ta kwota pojawi się na fakturach wystawianych dla klientów wirtualnego biura.

Czas trwania umowy – Pozwala na określenie w miesiącach długości trwania umowy. Jeśli umowa jest zawarta na czas nieokreślony, wystarczy zaznaczyć pole poniżej Umowa na czas nieokreślony. Dodatkowo już na tym etapie można zaznaczyć, czy po okresie trwanie umowy przechodzi ona na czas nieokreślony, jeżeli tak, należy zaznaczyć checkbox.

Kolejne rubryki dotyczą parametrów związanych z korespondencją oraz powiadomieniami w ramach danych pakietów.

Sposób liczenia załączników poczty – jeżeli w ramach świadczonych usług skanują Państwo korespondencję dla klienta w tym miejscu mogą Państwo zaznaczyć, czy opłaty naliczane są za każdą zeskanowaną stronę czy też załącznik. Jeżeli liczą Państwo opłaty od każdej strony wtedy należy zaznaczyć opcję „Naliczaj każdą stronę załącznika osobno”. Jeżeli jednak opłaty naliczane jest w oparciu o cały załącznik wtedy zaznaczają Państwo drugą opcję.

Poczta bez skanowania – w pierwszej rubryce dotyczącej tej poczty należy wpisać liczbę korespondencji (przyjętej niezeskanowanej), która jest obsługiwana w ramach danego pakietu nieodpłatnie a w drugiej wpisujemy jaki jest koszt obsłużonej korespondencji ponad tą liczbę. Dla przykładu:

• jeżeli w ramach pakietu Silver przyjmą Państwo 20 szt korespondencji miesięcznej a każda kolejna jest już doliczana do faktury dodatkowo w cenie 5,00 zł ->  w rubrykę ilość korespondencji wpisujemy 20 a w rubrykę cena za pocztę powyżej limitu wpisujemy 5,00
• jeżeli w ramach pakietu Silver przyjmą Państwo nieograniczoną liczbę korespondencji miesięcznie bez dodatkowych kosztów -> w rubrykę ilość korespondencji wpisujemy dowolnie wysoką liczbę, którą potencjalnie Państwo nie przekroczą obsługując danego klienta np 1000 a w rubrykę cena za pocztę powyżej limitu wpisujemy 0,00
• jeżeli w ramach pakietu Silver nie obsługują Państwo korespondencji nieodpłatnie i każda jest płatna 5,00 zł -> w rubrykę ilość korespondencji wpisujemy 0 a w rubrykę cena za pocztę powyżej limitu wpisujemy 5,00

Poczta skanowana – jeżeli świadczą Państwo usługę skanowania oprócz obsłużenia czyli przyjęcia poczty i powiadomienia o niej klienta należy zarejestrować ilości skanowanej korespondencji w celach ich późniejszego rozliczenia. Zasada uzupełniania rubryk jest analogiczna do Poczty bez skanowania

Prośby o skan – prośby o skan opisane zostały w części Zamawianie skanu poczty  To czy klienci w ramach danych pakietów będą mogli prosić o skan czy też nie, zależy od Państwa. W dużym skrócie prośba o skan działa w ten sposób, że jeżeli dopuszczają Państwo taką możliwość, wówczas w powiadomieniu o poczcie wysłanym bez załącznika, klient otrzymuje również możliwość skorzystania z przycisku Prośba o skan, co oznacza, że może on poprosić o skan danej korespondencji. Najczęściej prośba taka wiąże się z dodatkowymi kosztami, o czym w dalszym komunikacie klient zostaje powiadomiony w sposób ogólny. W tym punkcie formularza mogą Państwo określić, czy taka prośba będzie widoczna czy nie, a jeżeli tak jaki będzie dodatkowy koszt za ten skan. Cenę wpisujemy w rubrykę „domyślny dodatkowy koszt prośby o skan”.

Powiadomienia SMS – powiadomienia SMS są coraz częściej wykorzystywaną formą powiadomień o korespondencji, fakturze, rezerwacji itd. Pozwala ona na wysłanie powiadomienia wiadomością SMS. Aby skorzystać z tej opcji musza Państwo doładować tzw Portfel SMS w DESKTOMY, dowolną kwotą a następnie, jeżeli chcą Państwo korzystać z powiadomień SMS, ustalić ile takich powiadomień w miesięcu może dostać klient i jaki jest koszt SMS wysłanego po przekroczeniu tego limitu.

Jeśli w ramach pakietu wchodzi rezerwacja sali konferencyjnej, należy uzupełnić ostatnią rubrykę Sala konferencyjna w pakiecie (h). W polu do uzupełnienia wpisujemy ilość godzin, którą Klient może wykorzystać w sali konferencyjnej.

Jeżeli w sekcji Administracja-Ustawienia-Pakiet dodaliśmy jakieś obowiązkowe lub nieobowiązkowe pole, które powinno wyświetlić się do uzupełnienia w Dodaj pakiet, to wyświetli się ono pod salami konferencyjnmi. W przykładzie widoku na samej górze, jest to „Kaucja”. Pole dodatkowe może nosić dowolną nazwę.

Gdy zakończymy proces wprowadzania danych dotyczących pakietu, wystarczy zatwierdzić wprowadzone informacje klikając w przycisk Zapisz i gotowe!

Od teraz, będziemy mogli przypisywać dany pakiet podczas wprowadzania nowych klientów do systemu, co znacząco usprawni naszą pracę. Jeśli pakiet ma być dostosowany do indywidualnych potrzeb Klienta, konfiguracji pakietu należy dokonać, podczas wprowadzania nowego Klienta, zaznaczając opcję Modyfikuj pakiet indywidualnie. Zostało to opisane w artykule Dodawanie nowego klienta