Czym jest dodawanie faktury i jak to zrobić.

Moduł rozliczeniowy dostępny w DESKTOMY nie jest programem do fakturowania. Można w nim wystawić faktury, które są pełnoprawnym dokumentem rozliczeniowym niemniej jednak zakres tej funkcjonalności ogranicza się wyłącznie do możliwości tworzenia faktur, faktur pro forma oraz wystawiania rachunków. Nie ma możliwości wystawienia korekt do faktur, not korygujących i innych dokumentów. Rozliczenie w DESKTOMY należy traktować w szczególności jako miejsce, w którym możemy gromadzić dokumenty rozliczeniowe z klientami wirtualnego biura co jest zbieżne z ideą kompletności całego systemu, który zakłada posiadanie wszystkich informacji  o klientach w jednym miejscu, łącznie z dokumentami rozliczeniowymi.

DODAWANIE NOWEJ FAKTURY

Dodanie faktury nie jest jej wystawieniem. O wystawieniu faktury można przeczytać w artykule Czym jest wystawiania faktury i jak to zrobić. Jak zatem należy rozumieć dodawanie faktury w DESKTOMY, otóż jest to dodanie dokumentu utworzonego lub wystawionego już w innym systemie. Rubryki w Dodaj fakturę umożliwiają nam przepisanie najważniejszych informacji z istniejącego dokumentu, tak aby były one zbieżne z tabelą w Przeglądaj faktury oraz dodanie samego dokumentu w formie załącznika. W ten sposób można dodawać do DESKTOMY faktury z abonamentów za usługę wirtualnego biura dla klientów ujętych w systemie DESKTOMY lub faktury za inne usługi dla tego klienta wystawione w inny sposób, posiadając tym samym w jednym miejscu komplet informacji, związanym z klientem.

W menu po lewej stronie, wybieramy sekcję Rozliczenia -> Dodaj fakturę.

Wszystkie dane do rubryk przepisujemy z dokumentu już istniejącego. 

W ramach niestandardowych rubryk do wypełnienia w formularzu znajdują się:

• „pozostało do zapłaty” – w tym miejscu można wpisać wartość pozostałą do zapłaty, jeżeli posiadamy informację, że dana faktura została już opłacona częściowo
• „status” – dodając fakturę powinniśmy dysponować informację czy dana faktura została już zapłacona czy nie lub czy została opłacona częściowo. Jest to rubryka obowiązkowa i ma ona odzwierciedlenie w tabeli Przeglądaj faktury, która jest niezbędna do szybkiej analizy stanu rozliczeń z klientami,
• „załącznik” – nie jest to pole obowiązkowe, jednak sugerujemy dodanie załącznika w postaci kopii oryginalnego dokumentu, dzięki czemu zawsze możemy w szybki sposób odtworzyć jego dokładną treść.
• „e-mail” – pozwala nam na wysłanie powiadomienia o fakturze do klienta z załącznikiem, bez załącznika lub nie wysłanie powiadomienia . Zaznaczenie którejś z opcji uzależnionego jest od tego czy dany dokument został już wysłany do klienta czy nie.

Teraz, wystarczy, że zapiszemy wprowadzone dane za pomocą znajdującego się poniżej przycisku Zapisz.

Wprowadzona faktura od tej pory znajduje się w naszej bazie faktur w module „Przeglądaj faktury”, którą możemy swobodnie przeglądać i w razie potrzeby bez problemu możemy zmienić jej status na przykład na “Zapłacone”.