Informatyka w służbie home office – część 3

29.04.2021

Do tej pory nasz poradnik obejmował aktywności, które można jednoznacznie określić mianem wirtualnych. Skorzystanie z nich oznaczało proces, który zaczyna się on-line i również na jego końcu otrzymujemy korzyści, które mają swój e-wymiar. Dziś przyjrzymy się udogodnieniom, które moglibyśmy usytuować gdzieś na granicy świata realnego i wirtualnego. Pominiemy jednak te najbardziej oczywiste, jak Uber, Pyszne.pl czy InPost i skupimy się na tych mniej oczywistych. Czym więc może nas zaskoczyć współczesny internet i jego wirtualne rozwiązania realnych problemów?

Profil Zaufany – zadziwiające spektrum możliwości

Przywykliśmy przez wiele lat do faktu, że administracja publiczna w wersji on-line przysparza nam więcej powodów do żartów niż daje użyteczne rozwiązania ułatwiające życie. Powoli musimy się przygotowywać na „odszczekanie” tych wszystkich hahaszków…

Uzyskanie profilu zaufanego – czyli elektronicznego potwierdzenia naszej tożsamości – stało się łatwe, szybkie i wygodne odkąd w cały proces zaangażowały się największe polskie banki. Logowanie danymi dostępowymi do naszego banku zaoszczędzi każdemu sporo czasu i wątpliwej przyjemności odbycia wycieczki do urzędu. Co ważne, nasz profil zaufany możemy rozbudować o dane prowadzonej przez nas działalności. Otwiera to dodatkowe możliwości. Po zalogowaniu się na platformę ePUAP otwierają się zupełnie nowe możliwości unikania spotkań face to face z administracją publiczną. 😉 Wśród naprawdę wielu e-usług znajdziemy takie, jak złożenie wniosków:

• o zgłoszeniu pracowników do ubezpieczenie zdrowotnego,
• dotyczącego odroczenia terminu płatności składek,
• o umorzenie składek,
• o wydanie interpretacji indywidualnych lub ogólnych,
• o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w spłacie bieżących zobowiązań
• czy zarejestrowanie i wyrejestrowanie pojazdów.

Dla wielu przedsiębiorców sporym udogodnieniem będzie również możliwość dokonania on-line zmian w CEIDG. W tym pandemicznym czasie profil zaufany pozwoli również ograniczyć ryzyko zakażenia tysiącom rachmistrzów. Narodowy Spis Powszechny również odbywa się on-line poprzez profil zaufany.

Czytaj więcej: W pierwszej części poradnika INFORMATYKA W SŁUŻBIE HOME OFFICE znajdziesz kilka inspiracji, jak ułatwić sobie pracę biurową korzystając z aplikacji on-line!

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpisywanie pism na odległość to kolejny krok po profilu zaufanym. A właściwie skok i to na głęboką wodę! W ten sposób można bowiem (skutecznie) podpisać prawie wszystko!

Ważne rozgraniczenie – kiedy mówimy o podpisie elektronicznym, mamy na myśli tzw. podpis kwalifikowany, czy właśnie uznawany przez wszystkich. Istnieje bowiem wiele rodzajów podpisów niekwalifikowanych – przykładowo opisywany powyżej profil zaufany jest rodzajem takiego podpisu. Jest jednak ograniczony do pewnych funkcji. Kiedy jednak chcemy podpisać np. umowę najmu biura bez spotykania się z wynajmującym lub przesyłania sobie dokumentów na odległość. Co jeszcze możemy w ten sposób podpisać? Praktycznie każdy plik w takim formacie jak PDF, DOCX, JPG, który ma formę umożliwiającą dołączenie cyfrowego załącznika z tymże podpisem. Może to być korespondencja, w tym ta z urzędami administracji publicznej (deklaracje podatkowe US, ubezpieczeniowe ZUS), umowy (także pomiędzy konsumentami), oferty handlowe, faktury, zgodę na przetargi, aukcje elektroniczne, dokumentację firmową, medyczną, pisma składane do sądów, treści autorskie czy nawet zdjęcia lub notatki.

Kiedy to ma sens?

Co z punktu widzenia nas, użytkowników jest istotne, aby uznać, że elektroniczne podpisywanie zamiast odręcznego ma sens? Po pierwsze podpis musi być bezpieczny. Po drugie uznawany – nie tylko przez drugą stronę, ale w całym obiegu prawnym (od urzędu po sąd). Po trzecie musi być wygodny w zastosowaniu. Po czwarte – oczywiście – tani!

Jat to działa?

Warto wiedzieć, że kwalifikowany certyfikat elektroniczny jest narzędziem, dzięki któremu nie tylko poświadcza naszą tożsamość pod podpisywanym dokumentem w wersji elektronicznej. Dzięki e-podpisowi zatwierdzamy również jego integralność. Każda zmiana dokonana w dokumencie po podpisaniu zostanie wykryta.

Jak możemy go używać?

Jest kilka sposobów, które bezpośrednio wiążą się z tematem kosztów. Możemy dodawać nasz podpis do dokumentu w przeglądarce pdf, możemy korzystać z on-line’owych platform zarządzających dokumentami do podpisu, możemy również korzystać z różnego rodzaju tokenów czy aplikacji na urządzenia mobilne. Koszty będą się w zależności od naszego wyboru wahać między zerem a kilkuset złotymi.

Czytaj więcej: Druga część poradnika INFORMATYKA W SŁUŻBIE HOME OFFICE to zoom na aplikacje, które zadbają nie tylko o to, by nie przegapić, nie zapomnieć czy nie pomylić, ale również samodzielnie przewidzą, że może Ci się coś takiego przytrafić!

Drukowanie z internetu

Jedni są wielkimi fanami, inni twierdzą, że nic nie zastąpi konsultacji z fachowcem w oparach drukarskiej farby. Pewne jest natomiast, że wypełnienie formularza on-line, przesłanie pliku i oczekiwanie na kuriera z wydrukiem to oszczędność czasu, a często również pieniędzy.

Drukowanie materiałów to czynność, którą każdy wykonuje co jakiś czas. O ile z niewielkimi formatami zwykle nie mamy problemu, o tyle odebranie i dostarczenie na miejsce dużego wydruku lub dużej liczby egzemplarzy może być już nie lada wyzwaniem. To najczęstsza sytuacja skłaniająca do wyboru drukarni internetowej. Eliminuje problemy związane z dostarczeniem projektów, które chcemy wydrukować, ale również daje pewność, że dostawa zostanie zrealizowana w sposób profesjonalny. Często można spotkać się z opinią, że drukarnie on-line oferują lepsze ceny, niż punkty stacjonarne. Warto jednak nie kończyć na porównywaniu takich usług jedynie w oparciu o kryterium ceny. Najlepiej – jak to zwykle bywa w internecie – sprawdzić opinie użytkowników. Szczególnie wartościowe będą te miejsca, gdzie drukarnie oceniane są przez grafików. Jeśli pliki przygotowujemy samodzielnie, warto również upewnić się, czy drukarnia gwarantuje wsparcie przy ewentualnym dopracowaniu projektów na potrzeby określonych materiałów finalnych. Projekt teczki na dokumenty i banneru wielkoformatowego drukowanego na siatce to zdecydowanie dwa różne światy, mimo, że plik do druku może nam się teoretycznie wydawać taki sam.

Wynajem na OLX

OLX to serwis, który potrafi zaskakiwać bardzo sensownymi, nowymi usługami dostępnymi na tej platformie. Najnowsza z nich to wypożyczalnia. Usługa polega na kojarzeniu tych, którzy coś mają i chętnie, za określoną opłatą, się tym podzielą z tymi, którzy potrzebują tego czegoś jedynie chwilowo.

To rozwiązanie wprost stworzone dla tej platformy. Może okazać się strzałem w dziesiątkę, zarówno w przypadku osób prywatnych, jak i małych przedsiębiorstw. A wypożyczyć można prawie wszystko – od maszyn, przez pojazdy po np. tymczasowe ogrodzenia. Osobna strefa pozwoli również uporządkować proces przeglądania ofert na tym portalu. Do tej pory ogłoszenia sprzedaży i najmu mieszały się na jednej liście, utrudniając przeglądanie.