PRZEWODNIKGenerowanie faktury Pro Forma
Początek modułu z zakresu finansów i księgowości, pozwala na Wystawianie faktur Pro Forma przez Wirtualne Biuro dla konkretnego usługobiorcy. Ze względu na rozbudowany system i indywidualne potrzeby Klientów, nowa funkcja pozwala na wystawienie faktur z kilku miejsc w DESKTOMY.
Poniżej zamieszczamy instrukcję procesu wystawienia dokumentu, z poszczególnych miejsc.
I Rozliczenia -> Wystaw Fakturę
Po wejściu w tę zakładkę, zostaniemy przeniesieni do panelu wystawienia faktury od podstaw. Oznacza to, że wszystkie usługi wraz z odpowiednią ilością oraz ceną, będą musiałby być uzupełnione manualnie. Wystawienie dokumentu z tego miejsca jest przeznaczone dla Klientów, którym Wirtualne Biuro świadczyło mniejszą ilość usług.
Od czego zacząć?
Najważniejszym jest zaznajomienie się widokiem tego ekranu. W tym miejscu jest on podzielony na dwie części. Po lewej stronie umieszczony jest szablon dokumentu, a po prawej stronie mamy aktualizowany na bieżąco, podgląd finalny faktury. Na samym początku należy wybrać Klienta, dla którego zostanie stworzona Faktura. Możemy wpisać jego nazwę manualnie lub wybrać go z rozwijalnej Listy Klientów. Należy pamiętać o tym, że zostaną nam wyświetleni tylko Aktywni Klienci.
Typ Faktury, na ten moment jest zaznaczany z automatu jako Pro Forma. Pole, które jest na szarym tle oznacza, że tekst jest uzupełniany automatycznie a treść nie podlega możliwości edycji. Kolejnym obowiązkowym polem, jest Seria Numeracji. Wartość, która wyskakuje jako sugerowana, zostaje określona w zakładce Administracja -> Ustawienia -> Faktury. Funkcja oznaczania jako domyślne, jest opisana szczegółowo w Poradniku o Ustawieniach Faktury. Opcja zaznaczania domyślnego wypełnienia ma za zadanie przyśpieszyć proces wystawienia dokumentu. Nie oznacza to jednak, że seria numeracji nie może być zmieniona. Jeżeli istnieje potrzeba skorzystania z innej numeracji, wystarczy wybrać odpowiednią wartość z listy.
W przypadku wyboru uzupełnienia serii numeracji ręcznie, pole „Numer Faktury” zmieni kolor z szarego na białe, co oznacza możliwość wpisania wymaganego numeru serii manualnie.
Kolejnym – nieobowiązującym – polem jest „Tytuł Faktury”. Pole nie posiada wymogów odnośnie nazewnictwa. Miejsce wystawienia – podobnie jak seria numeracji – zostaje uzupełnione na podstawie wcześniejszego oznaczenia domyślnej wartości. Nadal istnieje możliwość zmiany miasta.
„Data wystawienia” oraz „Data wykonania usługi” są domyślnie ustawione na dzień, w którym faktycznie faktura jest uzupełniana. Jeżeli tworzymy dokument z inną datą lub terminy wystawienia i wykonania usługi, są różne, należy wybrać odpowiedni dzień w kalendarzu lub wpisać go ręcznie.
Następnym wymaganym polem jest „Termin Zapłaty”. Uzupełniane jest o treść zaznaczoną jaką domyślną z opcją wyboru z Rozwijalnej Listy.
W zależności o ilości dni, kalendarz znajdujący się pod sekcją „Termin Zapłaty”, automatycznie oblicza datę, kiedy upływa koniec czasu na uiszczenie opłaty przez Klienta.
Ostatnim polem do wyboru jest „Metoda Płatności”. Na tej samej zasadzie jak poprzednie dane, miejsce wypełnia się treścią oznaczoną jako domyślną. W tym miejscu także istnieje możliwość zmiany wyboru za pomocą rozwijalnej listy.
Warto zwrócić uwagę na prawą stronę ekranu, gdzie na bieżąco jest aktualizowany wygląd faktury.
Druga część procesu wystawiania faktury z tego miejsca, jest dołączenie „Pozycji na Fakturze”.
Jak wspomnieliśmy na wstępie, w tym miejscu usługi są zamieszczane ręcznie, z wyszczególnieniem ilości i cen. Kiedy chcemy dodać pozycję na fakturze, należy każdorazowo kliknąć w przycisk „Dodaj Kolejną Pozycję”.
Wyświetli się komunikat, w którym należy uzupełnić brakujące pola; Nazwa Usługi, Cena Netto. Stawka Vat jest ustawiona na domyślną z opcją zmiany wartości.
Po odpowiednim wypełnieniu, powtarzamy ten sam proces z każdą usługą, którą chcemy dodać do faktury. Jeżeli różnią się one Stawką Vat, należy zaznaczyć prawidłową wartość procentową, podczas wypełniania konkretnego produktu. Kiedy wszystkie pozycje zostaną dodane, możemy je sprawdzić na liście po lewej stronie a dodatkowo patrząc na wygląd finalny faktury (prawa strona ekranu), możemy sprawdzić jak naliczany jest Vat, kwota Brutto oraz suma wszystkich pozycji.
W razie pomyłki, istnieje możliwość edycji danej usługi lub jej całkowite usunięcie. Można tego dokonać za pomocą kliknięcia w ikony znajdujące się obok konkretne pozycji.
Ostatnim krokiem jest segment „Powiadomienia”.
Wybieramy jedną spośród 3 opcji powiadomienia Klienta o nowej fakturze Pro forma.
Mamy do wyboru:
- Wyślij powiadomienie e-mail z załącznikiem
- Wyślij powiadomienie e-mail bez załącznika
- Nie wysyłaj powiadomienia e-mail
Domyślnie, jest zaznaczona druga opcja, W przypadku innego wyboru powiadomienia, należy każdorazowo wybrać odpowiednią opcję. Kiedy faktura jest gotowa, należy wcisnąć przycisk „Generuj i zapisz”.
Faktura zostanie zapisana i wygenerowana. Zostaniemy przeniesieni do zakładki, gdzie mamy wgląd w wystawione dokumenty, czyli „Przeglądaj Faktury”. Aby mieć pewność, że faktura została dodana prawidłowo, podczas przenoszenia nas na tę stronę, zostanie wyświetlony komunikat, który informuje o bezproblemowym przebiegu procesu.
Dokument został stworzony i przeniesionej do znanej zakładki Rozliczenia -> Przeglądaj Faktury. W razie potrzeby, istnieje możliwość wygenerowania faktury w formacie PDF. Należy wybrać ikonę „Pobierz załącznik”.
W tym momencie, mamy wgląd w status faktury oraz możliwość wysyłania powiadomień. Więcej na ten temat w : https://desktomy.pl/baza-faktur-przeglad-faktur-oraz-dostepne-funkcje/
