FUNKCJE

Pracujemy nad nowymi funkcjami razem z naszymi Klientami, dzięki temu obsługa Wirtualnego Biura staje się coraz wygodniejsza.

OBSŁUGA KORESPONDENCJI

Wszystkie wiadomości w jednym miejscu.

Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą z automatyczną wysyłką powiadomień do klientów.
Wprowadzanie informacji o odebranej korespondencji i o poczcie wysyłanej do klienta lub w jego imieniu.
Archiwum uporządkowane wg. statusów ułatwia sprawną obsługę poczty.
Klienci otrzymują nieograniczony dostęp do swojej korespondencji z poziomu panelu klienta.
Skanowanie poczty bezpośrednio do systemu przez protokół FTP.
Eksport zestawienia poczty z informacjami o odbiorze do pliku .XLS.

KARTOTEKA KLIENTÓW

Baza klientów z szybkim wyszukiwaniem danych.

Uporządkowana kartoteka klientów i osób kontaktowych ze wszystkimi niezbędnymi danymi, umożliwiającymi Ci sprawną komunikację i wspierającymi efektywną współpracę.
Szybkie wyszukiwanie po nazwie firmy, adresie, osobach kontaktowych lub dowolnych informacjach dodatkowych.
Dowolna ilość danych kontaktowych, rejestrowych i korespondencyjnych wprowadzonych do systemu.

POTWIERDZENIE ODBIORU KORESPONDENCJI

Pomoc przy odbiorze osobistym poczty przez klienta.

DESKTOMY generuje listę osób upoważnionych do odbioru poczty konkretnego klienta oraz daje możliwość wydruku potwierdzenia odbioru danej korespondencji. Informacje o dacie, godzinie oraz osobie odbierającej pocztę zostają zapisane w systemie i umożliwiają sprawdzenie historii poczty w dowolnym momencie.

POWIADOMIENIA
E-MAIL I SMS

Automatyczne powiadomienia do klientów.

Wsparcie dla dobrej i niczym niezakłóconej komunikacji z klientem, który jest zawsze na bieżąco. DESKTOMY automatycznie powiadamia Twoich klientów m.in. o wprowadzeniu nowej korespondencji, rezerwacji sali konferencyjnej czy dodaniu faktury. Powiadomienia wysyłane są na adresy e-mail oraz numery telefonów zdefiniowane dla konkretnego klienta.

SALE KONFERENCYJNE

Wygodny kalendarz rezerwacji sal konferencyjnych.

W pełni funkcjonalny moduł rezerwacyjny, który możesz udostępnić klientom i osobom odwiedzającym stronę internetową Twojego biura.

Rezerwacje zostały przedstawione w formie kalendarza o typowym podziale na miesiące, tygodnie i dni.
Możesz umożliwić swoim klientom wybór usług dodatkowych takich jak wynajem rzutnika czy serwis kawowy.
Otrzymujesz link dzięki, któremu osoby odwiedzające Twoją stronę internetową mogą dokonać rezerwacji bez potrzeby posiadania konta w aplikacji.

PANEL KLIENTA

Skany i informacje przez całą dobę.

Łatwy i szybki dostęp Twoich klientów do faktur, dokumentów i wiadomości za pośrednictwem panelu klienta z wykorzystaniem urządzeń stacjonarnych i mobilnych.
Dostęp do historii odebranej korespondencji, skanów, a także modułu rezerwacyjnego sal konferencyjnych.
Klient ma możliwość wysyłania i odbierania wiadomości od Ciebie przez całą dobę, z dowolnego miejsca.

BAZA FAKTUR

Porządek w fakturach wystawionych klientowi.

Wystawione faktury wprowadzone do systemu są dostępne dla Ciebie i Twojego klienta. Wraz z nimi udostępnione zostają informacje o terminach i kwotach wymaganych płatności, z możliwością określenia ich statusu. Klient po wprowadzeniu nowej faktury otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail, W przypadku braku terminowej wpłaty możesz wysłać przypomnienie o niej jednym kliknięciem.

GENERATOR DOKUMENTÓW

Automatycznie twórz uzupełniaj swoje najczęściej używane dokumenty.

Twórz szablony dokumentów używanych w Twoim biurze.
Korzystaj ze zmiennych w celu automatycznej podmiany danych w umowie.
Zapisuj gotowe umowy i dokumenty w formacie .PDF.

WIADOMOŚCI WEWNĘTRZNE

Efektywna komunikacja z klientem.

Kontakt z klientem jeszcze skuteczniejszy i wygodniejszy. Moduł wiadomości wewnętrznych pozwala na prowadzenie całej korespondencji z klientami z poziomu systemu. W ten sposób możesz dostarczać im informacji o działalności biura, przesyłać umowy i inne dokumenty.

USŁUGI DODATKOWE

Informacje potrzebne do przygotowania rozliczeń.

Do systemu mogą zostać wprowadzone informacje o dowolnych usługach dodatkowych, które zostały wykonane dla klienta, wraz z kosztami, które możesz wykorzystać do przygotowania rozliczeń.

OBSŁUGA PAKIETÓW

Wprowadź swoje pakiety i przypisz je Klientom.

Jeżeli świadczysz usługi w formie pakietów, możesz wprowadzić je do systemu DESKTOMY wraz ze wszystkimi informacjami kluczowymi dla klientów – ceny, czas trwania umowy, częstotliwość rozliczeń i limity obsługi poczty. Do każdego klienta można przypisać konkretny gotowy pakiet lub też zdefiniować indywidualne warunki współpracy.

ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI

Dowolna liczba użytkowników i obsługa wielu firm.

Uzupełniaj bazę użytkowników systemu o dowolną liczbę osób, zajmujących się obsługą Twojej firmy.
Każdemu klientowi można przypisać nieograniczoną liczbę użytkowników z dostępem do panelu klienta.
DESKTOMY pozwala na obsługę wielu firm jednym kontem użytkownika.

POZNAJ KORZYŚCI PŁYNĄCE Z UŻYWANIA DESKTOMY