Faktura – ustawienia faktury

Stwórz, wystaw i wygeneruj Faktury  dla swoich Klientów.

Aby rozpocząć, należy zacząć od wypełnienia danych Wirtualnego Biura oraz dodać niezbędne informacje, które mają pojawić się w dokumencie.

Gdzie to zrobić?

Należy wejść w zakładkę Administracja -> Ustawienia -> Faktury. Zostaniemy przekierowani do ustawień dokumentu, gdzie nalezy zdefiniować podstawowe informacje dotyczące faktury.

Pierwszym zadaniem jest uzupełnienie danych wystawcy. Pola oznaczone gwiazdką są niezbędne do wypełnienia. Informacje; nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miasto, NIP/Numer Vat, są wymagane aby przejść do kolejnego etapu ustawień faktury.

Kolejnymi danymi do uzupełnienia to segment „Płatność”. Należy podać nazwę Banku oraz numer rachunku bankowego, jaki jest przypisany do Wirtualnego Biura. Po prawidłowym uzupełnieniu powyższych danych, należy wybrać opcję „Zapisz”.  W tym momencie dane Wirtualnego Biura zostaną zapamiętane i będą automatycznie umieszczane na fakturze.

Następnie należy wybrać, który z trzech typów dokumentów będzie się wyświetlał jako domyślny. Nie oznacza to, że podczas wystawiania lub dodawania nie będzie można zmienić na inny typ. Ustawiania domyślne przyspieszają jedynie naszą pracę z dokumentem.

W przypadku zmiany danych lub dostrzeżenia niezgodności, funkcja edycji jest zawsze dostępna.

W dalszej części ustawień możemy dodawać/usuwać/edytować treści, w zależności od aktualnych potrzeb. Należy zwrócić uwagę, że na starcie, każda opcja posiada jedną nieusuwalną odpowiedź, która jest wybierana jako domyślna wartość, która ma się pojawić na fakturze.

W pierwszej kolejności możemy dodać własne terminy płatności, określone w ilości dni. W celu dodania własnej wartości, należy wybrać przycisk „Dodaj”, znajdujący się prawym górnym rogu danego segmentu.

Wyświetli się prosty komunikat, z miejscem do wpisania własnej odpowiedzi.

Po wpisaniu odpowiedniej cyfry/liczby, należy zatwierdzić decyzję przyciskiem „Zapisz”. Nowa opcja zostanie uwzględniona, jednak w celu oznaczenia jej jako docelowej, należy wybrać opcję „Ustaw jako domyślny”, która znajduje się pod białym przyciskiem po prawej stronie. Po tej operacji, odpowiedź zaznaczona jako domyślna, nie może zostać usunięta od razu.

Aby usunąć odpowiedź domyślną, należy przerzucić jej funkcję na inną opcję lub edytować w zależności od aktualnej potrzeby.

Ten sam proces dodawania/edycji/ustawiania jako domyślny oraz usuwania, obowiązuje dalsze segmenty; Stawki Vat, Sposoby płatności, Miejsca wystawienia.

Po edycji lub innej operacji w ustawieniach, strona ulega ponownemu wczytaniu, a nam zostaje wyświetlony komunikat. W zależności od jego koloru i treści, możemy upewnić się czy wszystko zostało uzupełnione i zapisane według naszych oczekiwań.

Po wypełnieniu i odpowiednim oznaczeniu jako domyślne, przechodzimy do poziomu, w którym Wirtualne Biuro ma możliwość stworzenia swojej indywidualnej serii numeracji faktury.

Po wybraniu opcji „Dodaj”, wyświetli się panel z instrukcją tworzenia prawidłowej serii numeracji Faktury

Należy nadać nazwę naszej serii, na przykład Roczna/Miesięczna lub według wytycznych panujących w Wirtualnym Biurze, dla każdego typu dokumenty.

Poniżej zaczynamy tworzyć serię, na podstawie instrukcji znajdującej się na dole komunikatu. Należy pamiętać, że formaty serii numeracji muszą się różnić.

Gdy seria i nazwa są poprawnie dodane, należy zatwierdzić treść w prawym dolnym rogu komunikatu „Zapisz”. Jeżeli wszystko zostało prawidłowo wypełnione a formaty serii nie duplikują się, strona zostanie ponownie załadowana, a my zobaczymy komunikat, który informuje o poprawnym przebiegu procesu.

Trzema ostatnimi procesami jest ewentualne zamieszczenie logo Wirtualnego Biura, Informacje dodatkowe oraz stopka.

Logo będzie umieszczone na dokumencie w prawym górnym rogu, w celu wyróżnienia Faktury oraz podkreślenia personalizacji tego dokumentu.

Informacja dodatkowa umożliwia dodanie nam dodatkowych boksów podczas wystawiania i dodawania faktury, w które można wpisać różne, inne informacje dodatkowe nr nr BDO, PKWIN itd

Ostatnim – dodatkowym – etapem jest umieszczenie treści w stopce. Możemy załączyć tylko krótką treść dla naszych Klientów lub dodać link z odnośnikiem do naszej strony lub konkretnej zakładki.

Wszelkie zmiany należy zapisywać poprzez naciśniecie przycisku „Zapisz” w danym segmencie.