Faktura Pro Forma – generowanie z różnych miejsc w systemie

I Rozliczenia -> Podsumowania

To miejsce w systemie, gdzie możemy w szybki sposób załączyć większą ilość usług dla wybranego Klienta.

Pierwszą czynnością jest wyznaczenie okresu, dla którego mają być wyświetlone wszystkie świadczone usługi. Termin można wpisać ręcznie lub wybrać za pomocą kalendarza. Następnym krokiem jest wybór Klienta  z Listy lub wpisanie całej lub część jego nazwy. W tym spisie są dostępni zarówno Klienci Aktywni jak i ci przeniesieni do archiwum. Co się stanie w przypadku wyboru Nieaktywnego Klienta?

Pod nazwą Firmy, widnieje napis „Archiwum”, opatrzone szarym kolorem. Dla takiego Klienta nie możemy wystawić faktury. Jedyną opcją jest wygenerowanie PDF’a, który będzie odzwierciedleniem prawej części ekranu.

Klient Aktywny

Kiedy interesuje nas Klient Aktywny, pod jego nazwą będzie napis „Aktywny”, opatrzony kolorem zielonym.

Poniżej znajdują się dane takie jak; pakiet, okres rozliczeniowy, abonament, start umowy, koniec umowy oraz Wybrany przez nas okres, w którym Wirtualne Biuro świadczyło usługi wybranemu Klientowi. W dalszej części znajduje się spis usług, ilość, data kiedy usługa była świadczona oraz kwota za całość usługi. W przypadku, kiedy w kolumnie „Ilość”, znajduje się cyfra zaznaczona na zielono, oznacza to ilość danej usługi ( w tym wypadku wysłanie wiadomości SMS) powyżej ustaleń pakietowych.

Na tym etapie istnieją dwie możliwości:

1. Wygenerowanie PDF’a
2. Wystawienie Faktury

Kiedy wybierzemy 1 opcję, ściągniemy dokument w takim wyglądzie jaki jest przedstawiony na tym etapie. W przypadku kiedy interesuje nas druga opcja, zostaniemy przeniesieni do znanego nam już widoku.

Kiedy zaczynamy wystawiać fakturę z poziomu podsumowań, mamy ułatwioną pracę. Dane Klienta zostają automatycznie wypełnione a wszystkie usługi za dany okres, który zaznaczyliśmy, znajdują się już na fakturze. Dalej istnieje możliwość edycji opisanych wcześniej pól.

Jak wygląda spis usług?

Na tym etapie możemy edytować przeniesione usługi z „Podsumowań” lub nawet je usuwać. Dodatkowo, dalej istnieje opcja dodania kolejnej usługi, jeżeli nie znalazła się jeszcze na dokumencie. Kiedy Faktura będzie gotowa i uzupełniona o wszystkie pozycje, procedura generowania PDF’a i wystawienia dokumentu, jest identyczna jak pierwszym opisie.

II Rezerwacje -> Sale Konferencyjne -> Podgląd rezerwacji w kalendarzu na dole strony

Z tego miejsca zalecamy wystawiać faktury w przypadku, kiedy wiemy, że Klient chce otrzymać dokument jedynie za wynajem sal konferencyjnych, lub rezerwacje były wykonywane w większej ilości.

Aby dotrzeć do panelu wystawiana faktur, należy przesunąć się na dół strony z salami konferencyjnymi. Do momentu aż zobaczymy „Kalendarz rezerwacji”. Kiedy chcemy wystawić fakturę za daną rezerwację, lub zacząć z tego miejsca dłuższy proces fakturowania, musimy odnaleźć konkretną datę i Klienta, dla którego ma być dokument. Kiedy to nam się uda, wystarczy kliknąć w ramkę z jego rezerwacją.

Po tej czynności, zostanie wyświetlony komunikat z wszelkimi informacjami dotyczącymi rezerwacji. Nas interesuje przycisk znajdujący się na dole komunikatu „Wystaw Fakturę”. Kiedy jesteśmy pewni, że odnaleźliśmy właściwy termin, rezerwację i Klienta, należy wybrać właśnie tę opcję.

Śladem poprzednich procesów, znajdujemy się w głównym panelu do edycji faktury. Wybrana przez nas sala konferencyjna została już dodana automatycznie do pozycji na fakturze. Tym samym automatycznie zostały dopasowane dane Klienta. Edycja serii numeracji, daty wystawienia, daty wykonania usługi i innych znajdujących się w tym segmencie, nadal jest dostępna.

III Lista usług jednorazowych -> Wystaw fakturę

W sytuacji, kiedy Wirtualne Biuro świadczyło inną usługę dla Klienta, jest możliwość wystawienia faktury Pro Forma z Listy Usług Jednorazowych.

Należy wyszukać klienta, dla którego chcemy wystawić fakturę. Najłatwiej zrobić to za pomocą wyszukiwarki, gdzie możemy wpisać całą lub część nazwy  danej Firmy. Po tym kroku, zostanie wyselekcjonowana lista usług, ograniczająca się do wybranego Klienta.

Wybieramy interesującą nas pozycję i klikamy przycisk znajdujący się obok ceny usługi. Także z tego miejsca, zostaniemy odesłani do głównego panelu wystawiania faktury.

Tym razem to wybrana usługa jednorazowa będzie umieszczona na pozycji w dokumencie. Dane Klienta oraz potencjalne wartości zostaną wczytane automatycznie. Tak jak w poprzednich procesach, nadal istnieje możliwość edycji/dodania/usunięcia pozycja lub zmiana danych na fakturze.