Eco wirtualne biuro. Czy e-faktury to już standard?

Biuro zasypane stertami papierów, z których każdy jest ważnym dokumentem i trzeba go przechowywać przez okres kilku lat. Pojemność szafek jest ograniczona, a drukarka „wyrzucająca” setki kartek w ciągu jednego dnia odmawia posłuszeństwa znacznie wcześniej, niż obiecywał producent. W wirtualnym biurze nie jest inaczej, ale już samo określenie „wirtualności” zobowiązuje do zamiany niektórych dokumentów z wersji papierowej na online. Wśród nich są przede wszystkim e-faktur, funkcjonujące już w przestrzeni biznesowej i finansowej od wielu lat.

Ekspresowa wysyłka faktury

Doceniamy możliwość dopełnienia niektórych formalności przez Internet, bez konieczności wychodzenia z domu czy też spotkania z kontrahentem lub klientem. Przyzwyczailiśmy się też, że przepływ informacji i dokumentów jest dzisiaj na tyle sprawny, że otrzymujemy je praktycznie natychmiast po ich wysyłce. E-faktury są dostarczane do kontrahenta drogą mailową. Nie musimy się umawiać na spotkanie, co często jest utrudnione w erze zapracowanego i żyjącego w zawrotnym tempie społeczeństwa.

Czas to bardzo mocna waluta, którą warto oszczędzać

Rzadko w dzisiejszych czasach możemy usłyszeć, że ktoś dysponuje nadmiarem wolnego czasu i z przyjemnością się nim podzieli z innymi. Znacznie częściej spotykamy się z sytuacją, kiedy czas jest na tyle ograniczony, że trudno jest znaleźć w harmonogramie na najbliższy czas kilka minut na szybkie spotkanie. E-faktury nie tylko szybko się dostarcza do klienta, ale równie ekspresowo się je wystawia. Są do tego przeznaczone specjalne programy, zawierające gotowe szablony, wymagające tylko uzupełniania, co też następuje automatycznie poprzez wybór konkretnego kontrahenta. W przypadku systemu do zarządzania wirtualnym biurem Desktomy po wystawieniu e-faktury, automatycznie wysyłane jest powiadomienie do odbiorcy, a w razie konieczności też przypomnienie o zapłacie.

Porządek w biurze bez segregatorów, teczek i organizerów

Czy możesz to sobie wyobrazić? To właśnie segregatory i teczki przeznaczone są do porządkowania dokumentów. Jednak tym razem to nie w nich przechowywane są faktury. Mają one bezpieczne miejsce na dysku Twojego komputera. Faktura, zarówno elektroniczna, jak też papierowa, musi być przechowywana przez okres 5 lat. Przez ten czas ilość wystawionych faktur może przekroczyć wolną przestrzeń w Twoich szafkach, regałach, a nawet na podłodze. Faktury w formie plików PDF zajmują miejsce, ale na Twoim komputerze. Wszystkie znajdują się w jednym miejscu, łatwiej jest je znaleźć po nazwie, uzupełniając odpowiednie filtry.

Natura będzie Ci wdzięczna

E-faktury są standardem i firma, która z nich nie korzysta, traci nie tylko czas, pieniądze i cenne miejsce w biurze, ale też często zaufanie i lojalność swoich klientów. Takich zmian jest jednak więcej. Przykładem może być wprowadzona w ostatnim czasie w systemie zarządzania wirtualnym biurem Desktomy opcja podpisu potwierdzenia odbioru poczty na tablecie. Dzięki niej nie ma konieczności drukowania potwierdzeń w wersji papierowej. Świat się zmienia, staje się coraz bardziej wirtualny, co nam bardzo odpowiada.