Coworking dla prawników. Oszczędność zgodnie z prawem

Prawnicy, podobnie jak informatycy, graficy, marketingowcy i programiści, korzystają z ogólnodostępnej przestrzeni biurowej. Czy to jednak nie narusza etyki? Czy jest to forma świadczenia usług prawniczych zgodnie z prawem? Poufne dane i informacje, sterty dokumentów sądowych i oczywiście spotkania z klientami, na których poruszane są tematy dotyczące spraw mocno osobistych, jak też ustalane są strategie działania, nie przeszkadzają prawnikom w pracy w przestrzeni coworkingowej? Okazuje się, że nie są to bariery nie do pokonania.

Przestrzeń coworkingowa, a poufność danych

To jeden z najczęściej pojawiających się dylematów dotyczących coworkingu dla prawników. Biura muszą spełniać bardziej restrykcyjne wymogi, aby mogli w nich pracować adwokaci, prawnicy i inne osoby ze środowiska prawniczego. Na biurkach w ogólnodostępnym pomieszczeniu nie można rozkładać dokumentów i akt. W takich warunkach dostęp do nich ma praktycznie każdy. Nie zapewnia więc to wystarczającej poufności danych i utrudnia zachowanie tajemnicy zawodowej. Biura coworkingowe muszą być więc odpowiednio dostosowane do specyfiki pracy w tym zawodzie. Dobrze sprawdzają się wydzielone boksy, które są od siebie dobrze odizolowane. W takim biurze nie może zabraknąć osobnych pomieszczeń, jak również dobrze zabezpieczonego WiFi, dostępnego tylko dla prawników. Istotne jest ponadto zawarcie umowy między prawnikiem i biurem o przetwarzaniu danych osobowych (RODO).

Biuro tylko dla prawników? Czemu nie?!

Chcąc korzystać z przestrzeni coworkingowej, warto jest znaleźć takie biuro, które jest przeznaczone tylko dla prawników. To ważne, ponieważ jego infrastruktura jest odpowiednio przygotowana do komfortowej i bezpiecznej pracy prawników, zgodnie z zachowaniem wszystkich zasad poufności. Zazwyczaj są w nim wydzielone osobne pomieszczenia, biurka znajdują się w większej odległości od siebie, są odseparowane od ogólnodostępnej strefy. Sieć WiFi jest wzbogacona o system szyfrowania, który skutecznie chroni przed włamaniem się do niej osób do tego nieupoważnionych. Zawsze w ramach współpracy podpisywana jest umowa o przetwarzaniu danych osobowych. Duże znaczenie ma ponadto obsługa korespondencji przez pracownika biura coworkingowego. Jego również obowiązuje tajemnica zawodowa i ochrona danych osobowych.

Spotkania biznesowe w środowisku prawniczym

W zawodzie prawnika niezwykle ważna jest dyskrecja, a także komfort rozmowy dla obu stron, czyli prawnika i jego klienta. Wszelkie rozmowy powinny odbywać się w osobnym pomieszczeniu, bez towarzystwa innych osób, chyba że jest taka konieczność, np. w przypadku świadków czy też osób nieletnich. Z tego powodu biura coworkingowe powinny zapewnić prawnikom osobne pomieszczenia do spotkań. Należy je odpowiednio przygotować, czyli wyposażyć w biurko z wygodnymi fotelami lub stół przeznaczony dla co najmniej dwóch osób. Musi być w nich dostęp do Internetu, a także najlepiej skuteczny system wyciszenia pomieszczenia. Warto też zadbać o sprawdzony sposób rezerwacji pomieszczeń do spotkać biznesowych. W DESKTOMY odbywa się to za pomocą specjalnej aplikacji, gdzie dostępny jest kalendarz z uwzględnionymi wolnymi miejscami i już zajętymi terminami. Rezerwacji można dokonać więc w dowolnym momencie.

Na początek i „na dłuższą metę”

Coworking nie jest już tylko opcją dla początkujących prawników, którzy szukają oszczędności i alternatywy dla wynajmu prywatnego biura. Elastyczność, obsługa korespondencji, możliwość rejestracji działalności pod prestiżowym adresem, nowoczesne systemy rezerwacji sali konferencyjnych i pomieszczeń do spotkań biznesowych zachęcają do wyboru tego wariantu biznesowego. W coworkingowym biurze spotkamy więc młodych prawników, jak też już doświadczonych i z długim stażem. Przestrzeń i środowisko sprzyjają więc wzajemnej pomocy i wsparciu.

Prawnicy w biurze coworkingowym odnajdują się bardzo dobrze. Z tego powodu coraz więcej biur jest przystosowanych do specyfiki świadczonych przez nich usług. Zawsze jednak warto sprawdzić, czy prowadzona w nich działalność prawnicza będzie zgodna z prawem.