Chcesz zarejestrować działalność? Oto kilka wskazówek.

22.07.2024

Sprawdź, co warto wiedzieć rozpoczynając działalność gospodarczą.

Zdecydowałeś się na założenie własnej działalności gospodarczej? Poniżej dzielimy się kilkoma wskazówkami, na które warto zwrócić uwagę, zaczynając swój biznes.

1. REJESTR CEIDG – SPRAWDŹ CZY MUSISZ SIĘ REJESTROWAĆ
   Jeżeli chcesz prowadzić działalność zarobkową jako osoba fizyczna, to najprawdopodobniej konieczne będzie jej wpisanie do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej.

   Jeżeli:
   – zakładasz, że przychody z Twojej działalności nie przekroczą w żadnym miesiącu kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku,
   – jesteś osobą fizyczna,
   – nie wykonujesz działalności w ramach spółki cywilnej,
   – nie prowadzisz działalności regulowanej, czyli takiej, która wymaga pozwoleń lub koncesji,
   – nie wykonywałeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 5 lat
   wówczas nie musisz rejestrować swojej działalności.

2. NAZWA FIRMY
   Decydując się na jednoosobową działalność gospodarczą w nazwie firmy musi widnieć twoje imię i nazwisko. Dodatkowo możesz dodać dowolne sformułowanie np. wskazujące na  profil działalności.
   W CEIDG na swoje imię i nazwisko możesz mieć zarejestrowaną wyłącznie jedną firmę, ale pod jednym wpisem możesz prowadzić różne działalności gospodarcze.
3. ADRES DO REJESTRACJI
   Musisz posiadać tytuł prawny do nieruchomości, na której adres rejestrujesz firmę. Możliwe tytuły prawne:
   – własność lub współwłasność
   – użytkowanie wieczyste
   – spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
   – dzierżawa
   – najem
   – użyczenie

   Jakie dokumenty potwierdzają tytuł prawny:
   – akt własności
   – wypis z księgi wieczystej
   – umowa sprzedaży w formie aktu notarialnego
   – decyzja administracyjna
   – umowa dzierżawy, najmu, użyczenia

   Rejestrując się w CEIDG musisz zgłosić adres do doręczeń, czyli miejsce dostarczenia korespondencji. Jest to jeden z najważniejszych adresów do rejestracji i jednocześnie może być jedyny w CEIDG.  Możesz też zgłosić adres stałego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli takie posiadasz. Pamiętaj, jeżeli nie posiadasz stałego miejsca prowadzenia działalności a w formularzu VAT-R wskazałeś Twój adres zamieszkania, wtedy również na fakturach i rachunkach musi widnieć Twój adres zamieszkania a PIT oraz zaliczkę na podatek dochodowy będzie trzeba rozliczać w Urzędzie Skarbowym, do którego jest on  przypisany. Jeżeli jednak jesteś osobą fizyczną i nie prowadzisz działalności w miejscu zamieszkania a masz główny adres prowadzenia działalności, wtedy ów główny adres powinien widnieć na fakturach.

   Dostarczanie korespondencji ma kluczowe znaczenia z formalnego punktu widzenia, dlatego tak ważne jest dobre przemyślenie adresu do doręczeń. Nierozłączną częścią biznesu jest dotrzymywanie terminów administracyjnych i terminów płatności. Musisz sobie odpowiedzieć na pytanie nie tyle, czy taka korespondencja się pojawi, ale jak często możesz ją otrzymywać i czy będziesz w stanie ją odebrać na czas. Podejmując decyzje dotyczące adresu, rozważ jeszcze możliwe kontrole z urzędów lub spotkania biznesowe. Jeżeli nie planujesz wynajmowania stałego biura, adres zamieszkania może okazać się pozornie łatwym wyborem. Sugerujemy skorzystać z usług profesjonalnych podmiotów oferujących wynajem biur, usługi wirtualnego, usługi coworkingowe lub biura serwisowane

   WIRTUALNE BIURO

   Sprawdź, co zyskujesz decydując się na wirtualne biuro:
   – adres umożliwiający Ci zarejestrowanie działalności w CEIDG oraz adres do doręczeń,
   – pewność, że korespondencja zostanie odebrana (a przynajmniej powinna wedle umowy, którą zostanie zawarta),
   – bezpieczne miejsce przechowywania poczty w sytuacji, gdy nie możesz jej odebrać z dnia na dzień,
   – wygodne powiadomienia o nowej korespondencji (forma zależy od oferty biura),
   – atrakcyjne abonamenty i warunki rozliczeń,
   – elastyczny okres zawierania umowy,
   – łatwość w porównaniu ofert (najczęściej najbardziej popularne pakiety znajdują się na stronach internetowych),
   – wirtualne biuro nie wymagają od Ciebie nakładów inwestycyjnych związanych z wyposażeniem biura, płacisz jedynie za usługę.

   Najczęstsze usługi dodatkowe:
   – możliwość otrzymania skanu korespondencji,
   – możliwość długookresowego przechowywania korespondencji np. w specjalnych skrytkach,
   – możliwość przesłania korespondencji na wskazany adres,
   – możliwość wynajęcia sali konferencyjnej lub biura na godziny,
   – możliwość przyjęcia niezapowiedzianej kontroli.

   Na co zwrócić uwagę wybierając wirtualne biuro:
   – sprawdź, czy adres mieści się w rejestrze działalności na rzecz spółek lub trustów
   – dobrze wiedzieć jaki zakres usług świadczy wirtualne biuro i od jak dawna działa na rynku,
   – sprawdź, czy dana lokalizacja jest wiarygodna, czyli gdzie faktycznie się znajduje, jak wygląda biuro, warto dowiedzieć się, czy nieruchomość, w której prowadzona jest usługa w najbliższym czasie nie jest przeznaczona na sprzedaż,
   – sprawdź, do którego Urzędu Skarbowego przynależy wybrane przez Ciebie biuro,
   – przejrzyj opinie,
   – zapoznaj się z zakresem usług dodatkowych, być może teraz ich nie potrzebujesz, ale pamiętaj, że celem Twojej działalności jest rozwój,
   – zorientuj się, czy Twoje biuro korzysta z aplikacji do zarządzania korespondencją w biurze i czy możesz mieć do niej dostęp w ramach swojego panelu klienta.

   Dlaczego aplikacja do obsługi wirtualnego biura jest ważna?
   1. Aplikacja nie jest niezbędna ale zdecydowanie ułatwia i przyspiesza komunikację z biurem i zarządzanie pocztą.
   2. Aplikacja pozwala przechowywać korespondencję i inne pliki w jednym miejscu a jeżeli masz panel klienta, możesz mieć do nich dostęp 24/7 z dowolnego miejsca.
   3. Dodatkowo fakt korzystania przez biuro z aplikacji, zwiększa prawdopodobieństwo tego, że praca będzie uporządkowana, bardziej efektywna oraz, że biuro będzie dysponowało bazami gotowymi do udostępnienia Tobie lub ewentualnej kontroli.

   WYNAJEM BIURA

   Sprawdź, co zyskujesz, gdy zdecydujesz się na wynajem biura:
   – własne miejsce do prowadzenia działalności (nie musisz szukać spokojnego miejsca do pracy, bo ono zawsze jest dla Ciebie dostępne),
   – możesz w nim przyjmować kontrahentów, kontrole, przechowywać dokumenty, prowadzić spokojnie rozmowy telefoniczne, przeprowadzać rekrutację innymi słowy stworzyć w nim środowisko pracy dostosowane do twoich potrzeb,
   – jeżeli zdecydujesz się na zatrudnienie pracownika nie musisz martwić się o miejsce pracy,
   – często pojedyncze biura są częścią większej tkanki gospodarczej zatem możesz liczyć na nowe relacje/ wymianę doświadczeń.

   Na co zwrócić uwagę, wybierając stałe biuro:
   – sprawdź, czy w budynku, w którym będzie Twoje biuro jest obsługa recepcyjna, która w razie nieobecności, odbierze Twoją korespondencję,
   – pamiętaj, że oprócz czynszu najmu powinieneś dysponować kapitałem na zakup podstawowego wyposażenia jak biurko, fotele szafki itp.,
   – czynsz najmu to tylko jeden z elementów opłaty. Do kosztów, musisz doliczyć opłatę eksploatacyjną za media i inne usługi typu zarządzanie budynkiem, ochrona, sprzątanie powierzchni wspólnych, które dodatkowo każdego roku są poddawane waloryzacji. Całkowity koszt miesięczny jest dużo wyższy niż abonament za wirtualne biuro,
   – umowy najmu są najczęściej długookresowe i terminowe a zatem decydując się na stałe biuro musisz wziąć pod uwagę konieczność ponoszenia sporych kosztów a dodatkowo przy nagłym rozwoju i wzroście zatrudnienia pracowników możesz potrzebować większego biura szybciej niż okres zakończenia umowy najmu,
   – zwróć uwagę na lokalizację biura, długość dojazdu środkiem transportu, z którego najczęściej korzystasz, trasę, miejsca parkingowe. Nawet najwspanialsze biuro traci swoje walory, gdy każdego dnia musisz szukać miejsca do parkowania lub tracisz czas w korkach.

   Oprócz wirtualnych biur i najmu powierzchni biurowej, rynek oferuje dodatkowo biura coworkingowe oraz biura serwisowane.

   BIURO COWORKINGOWE
   Biura coworkingowe najczęściej mają w swojej ofercie usługi wirtualnego biura a dodatkowo możliwość wynajęcia biurek na godziny. Mówimy tu nie tylko o jednym biurku ale i kilku możliwych do wynajęcia. Najczęściej biura takie posiadają też sale konferencyjne, chillout roomy, świetnie wyposażone zaplecza socjalne, co doskonale sprzyja interakcjom biznesowym, oswajaniu się ze środowiskiem pracy, zawiązaniu wielu nowych relacji. Biura coworkingowe zapewniają elastyczność. Niejednokrotnie można w nich wynająć biurka z dnia na dzień na zasadzie zwykłej rezerwacji bez podpisywania umów.

   BIURO SERWISOWANE
   Biuro serwisowane to powierzchnia biurowa, która została w pełni wyposażona w biurka, fotele, regały, kopiarki itp. w zależności od oferty. To rozwiązanie zawiera w sobie cechy wynajęcia powierzchni biurowej ale bez konieczności inwestowania w wyposażenie niemniej. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że czynsz najmu takiego biura może być odpowiednio wyższy.

   KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW a MIEJSCE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI
   Koszty wyżej wymienionych form dysponowania adresem można najczęściej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, co ma znaczenie podatkowe. Jeżeli zdecydujesz się na zarejestrowanie działalności pod adresem zamieszkania powinno się zadbać o wydzielenie lokalu lub części lokalu, w której będzie prowadzona działalność. Ma to znaczenie zarówno z punktu widzenia podatku od nieruchomości, którego stawki dla powierzchni na cele działalności gospodarczej są wyższe niż na cele mieszkaniowe a po drugie tylko wtedy będziemy mieli szansę na przydzielenie zużycia mediów i innych kosztów związanych z nieruchomości do konkretnej powierzchni przeznaczonej na cele działalności a tym samym zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów.

   NIEODPŁATNE KORZYSTANIE Z LOKALU
   Jeżeli kusi Cię nieodpłatne korzystanie z lokalu sprawdź, kiedy jest ono korzyścią. Otóż jeżeli ktoś z najbliższej rodziny ( I i II grupa podatkowa) zdecyduje się udostępnić Ci nieodpłatnie lokal do prowadzenia działalności, nie rodzi to dla Ciebie żadnych skutków. Co innego, gdy taki lokal zostanie Ci udostępniony przez osobę niespokrewnioną np. koleżankę, wówczas musisz oszacować rynkową wartość takiego najmu i zaliczać tą wartość do przychodu z tytułu prowadzonej działalności.

Jeżeli jesteś na początku swojej drogi, idealnym rozwiązaniem będzie adres, który pozwoli się rozwijać, czyli takie centrum biznesowe, które udostępnia wirtualny adres, które będzie dysponowało przestrzenią coworkingową, salami konferencyjnymi, ale również takie, które będzie oferowało biura na wynajem. Dzięki temu dasz sobie szansę stopniowego rozwoju swojej przestrzeni biznesowej bez konieczności zmiany adresu.

4. KOD PKD

Aby  rozpocząć prowadzenie działalności konieczne jest przypisanie swojej działalności do kodu/kodów w Polskiej Klasyfikacji Działalności. Należy wybrać jeden kod główmy, który najbardziej opisuje Twoją działalność i który będzie odpowiedzialny za większą część przychodów z Twojej działalności oraz kody dodatkowe. Pamiętaj, że działalność związana z niektórymi kodami PKD wymaga pozwoleń lub dodatkowych obowiązków.

5. POZWOLENIA

Przed rozpoczęciem prowadzenia biznesu warto sprawdzić, czy planowany rodzaj działalności lub wybrany kod PKD nie wymaga uzyskania pozwoleń czyli licencje, koncesje, wpisy do osobny rejestrów.

6. REJESTRACJA JAKO PODATNIK VAT

Co do zasady, jeżeli chcesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą powinieneś zarejestrować się w VAT, czyli złożyć w Urzędzie Skarbowy formularz VAT-R. Można go złożyć razem z rejestracją w CEIDG najpóźniej w dniu poprzedzającym pierwszą sprzedaż towaru lub usługi pod nowoutworzoną działalnością.

Uwaga! Nie zawsze musisz się rejestrować jako podatnik VAT. Jeżeli:

– wartość sprzedaży nie przekracza 200.000,00 zł rocznie

– sprzedajesz wyłącznie towary lub usługi zwolnione z VAT

– prowadzisz działalność charytatywną lub społeczną (dotyczy niektórych organizacji non-profit)

nie masz obowiązku rejestrowania się jako podatnik VAT.

7. SKŁADKI DO ZUS

Sprawdź jakie składki do ZUS masz obowiązek opłacać jako przedsiębiorca:

– składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe i dobrowolne chorobowe)

– składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy

– ubezpieczenie zdrowotne

Nie musisz płacić pełnej wysokości składek od samego początku. Możesz skorzystać z Ulgi na start – sprawdź czy możesz na nią liczyć.

8. RACHUNEK BANKOWY

Aby prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą nie musisz posiadać dedykowanego rachunku bankowego. Możesz prowadzić działalność z użyciem własnego rachunku pod warunkiem, że jesteś jego jedynym właścicielem. Jeżeli dokonujesz transakcji, w których drugą stroną jest przedsiębiorca lub transakcja przekracza 15.000,00 zł wówczas transakcja musi mieć charakter bezgotówkowy. Dodatkowo, jeżeli jesteś podatnikiem VAT posiadanie rachunku bankowego również będzie obowiązkowe.

9. EWIDENCJA I KSIĘGOWOŚĆ

Zdecydowanie większa część przedsiębiorców musi prowadzić dokumentacją rachunkową, czyli faktury, rachunki, ewidencje. Księgowość może być prowadzona w formie uproszczonej lub pełnej.

Wybór rzetelnego biura rachunkowego może okazać się strzałem w dziesiątkę w kontekście całej prowadzonej działalności. Takie biuro niejednokrotnie nie tylko prowadzi Twoją księgowość, ale już na początkowym etapie może przeprowadzić Cię przez cały proces rejestracji firmy. Doradzi, co będzie dla Ciebie najwłaściwsze, dokona za Ciebie rejestracji a przez cały czas współpracy będzie nieocenionym ciałem doradczym, co w obliczu błyskawicznie zmieniających się regulacji prawno-finansowych w zakresie prowadzenia firmy będzie prawdziwym błogosławieństwem. Dlatego nie wybieraj biura pochopnie, daj sobie czas na analizę, zebranie opinii i ofert lub skorzystaj z rekomendacji doświadczonych przedsiębiorców.