Przegląd faktur oraz dostępne funkcje

Porządek w fakturach to podstawa. Dlatego też, powstała baza faktur, która umożliwia łatwy dostęp i przejrzysty format wprowadzonych do systemu faktur.

BAZA FAKTUR

W menu po lewej stronie, wybieramy sekcję Rozliczenia -> Przeglądaj faktury.

Widok podzielony jest na 4 zakładki: wszystkie, zapłacone, do zapłaty i statystyki. Tabela w zakładce wszystkie została opisana szczegółowo poniżej. W tabeli zapłacono znajdą się wyłącznie zapłacone faktury, w tabeli do zapłaty znajdą się wyłącznie faktury wymagające opłacenia. W zakładce statystyki znajdą Państwo zagregowane daty dotyczące faktur zapłaconych, z przekroczonym terminem płatności oraz do zapłaty.

Wyjaśnienia tabeli w zakładce wszystkie

Na ekranie, wyświetli się lista wszystkich faktur wprowadzonych do systemu. W rubryce danej faktury, znajdziemy najważniejsze informacje takie jak:

• Data wystawienia – Data, kiedy faktura została wystawiona
• Klient – Klient, dla którego została wystawiona dana faktura.
• Typ faktury -oznaczenie czy jest to faktura VAT, ProForma, czy Rachunek
• Numer faktury – Numer który został wpisany podczas tworzenia faktury.
• Tytuł – Tytuł wpisany podczas tworzenia faktury. Najczęściej wskazuje na usługę, za którą została wystawiona faktura.
• Kwoty brutto i netto – Kwoty znajdująca się na fakturze.
• Termin płatności – Termin, do kiedy powinna zostać opłacona faktura.
• Status – wskazanie czy dana faktura została zapłacona czy nie lub częściowo zapłacona
• Załącznik – plik w postaci wystawionej faktury lub załącznik dodany przy dodawaniu faktury
• Data sprzedaży – data sprzedaży wskazana na dokumencie

W rubryce każdej faktury, po prawej stronie znajdują się przycisk opcje, pod którym kryje się szereg możliwych do wykonania operacji:

• Oznacz jako zapłacone – umożliwia nam zamianę statusu danej faktury z niezapłacone na zapłacone
• Wyślij sms – umożliwia wysłanie sms’a przypominającego o konieczności opłacenia faktury. W treści automatycznie zostanie wpisany numer faktury, której SMS dotyczy oraz kwota
• Pobierz załącznik – umożliwia pobranie załącznika na dysk
• Wyślij przypomnienie – umożliwia wysłanie wiadomości e-mail stanowiącej przypomnienie o opłaceniu faktury. Po wysłaniu przypomnienia oprócz hasła „wyślij przypomnienie” wyświetla nam się również data wysłania ostatnie przypomnienia. Oprócz pojedynczych przypomnień wysyłanych we wskazany sposób możliwe jest ustawienie przypomnień automatycznych, czego dokonujemy w sekcji Administracja-Ustawiania-Faktury w części „Powiadomienia”. Więcej informacji o automatycznych powiadomieniach.
• Wyślij wiadomość – umożliwia wysłanie wiadomości do klienta, gdzie w tytule pojawi się numer faktury, znajdujący się w rekordzie, w którym Administrator skorzystał z opcji „Wyślij wiadomość” . Po wysłaniu wiadomości oprócz hasła „wyślij wiadomość” wyświetla nam się również data wysłania ostatniej wiadomości. Więcej o wysyłaniu wiadomości do klientów z poziomy Przeglądaj faktury
• Edytuj informacje o fakturze – umożliwiają nam zmianę informacji zawartej w fakturze w taki sposób, że ich zmiana zostanie wyświetlona w tabeli. Nie zmieni to danych w załączniku.
• Edytuj wystawioną fakturę – umożliwiają nam zmianę informacji zawartej w fakturze w taki sposób, że ich zmiana zostanie wyświetlona w tabeli. Nie zmieni to danych w fakturach już wysłanych do klienta.
• Kopiuj fakturę – umożliwiaj skopiowanie treści danej faktury w taki sposób, że otworzy nam się widok sekcje Wystaw fakturę ze skopiowanymi danymi

Dodatkowe przyciski w sekcji Przeglądaj faktury

Nad tabelą znajdują się następujące przyciski:

• Dodaj fakturę – umożliwia wejście w widok dodawania faktury z poziomu Przeglądaj faktury
• Wystaw fakturę – umożliwia wejście w widok wystawiania faktury z poziomu Przeglądaj faktury
• Wyślij wiadomość – umożliwia wysłanie wiadomości do klientów z poziomu Przeglądaj faktury. Wiadomość można wysłać do jednego klienta lub kilku jednocześnie poprzez zaznaczenie jednego lub kilku checkboxów w interesujących nas rekordach. Wysłana wiadomość zostanie zapisana w sekcji Wiadomości – Wysłane wiadomości (każda jako osobny rekord) natomiast ostatnia wiadomość do konkretnego klienta zostanie oznaczona w opcjach, przy „Wyślij wiadomość” w formie daty i godziny. Więcej o wysyłaniu wiadomości do klientów z poziomy Przeglądaj faktury
• Eksportuj EPP – umożliwia eksport wybranych lub wszystkich faktur do pliku o rozszerzeniu .epp możliwym do wykorzystania w programach księgowych. Jest to przydatna funkcja dla firm, które wystawiają faktury dla klientów Wirtulnego Biura przez system DESKTOMY, ale posiadają również inny program księgowy np Symfonie. Wówczas możliwe jest pobranie plików w formacie .epp, aby je importować do programu księgowego.
• Eksportu XLS – umożliwia eksport wybranych lub wszystkich faktur do pliku o rozszerzeniu .xls
• Eksport załączników PDF – umożliwia eksport wybranych załączników do formatu PDF. Załączniki pobierają się do jednego pliku.
• Usuń zaznaczone – umożliwia masowe usuwanie wcześniej zaznaczonych rekordów
• Pokaż filtry – umożliwia użycie filtrów celem znalezienia faktury spełniających określone cechy
• Szukaj – umożliwiaj wyszukania faktury zawierającej szukaną frazę.

Od teraz, bez problemu możemy sprawnie zarządzać fakturami, ich statusem oraz wysyłać powiadomienia do Klienta o zbliżającym się terminie płatności.