Aktualizacja 01.09.2020 – Generator Faktur Pro Forma

01.09.2020

Pragniemy przedstawić nowy moduł, który pozwala na proste wystawienie Faktury Pro Forma dla Klientów Wirtualnego Biura. Zaznaczamy, że to początek rozwoju DESKTOMY w stronę finansów i księgowości.

Gdzie stworzyć fakturę?

Nową funkcję wystawiania faktur znajdziesz po kliknięciu w zakładkę  Rozliczenia -> Wystaw fakturę

Zostaniemy przekierowani do ekranu odpowiedzialnego za uzupełnienie informacji, które pojawią się na fakturze. Na jednym ekranie uzyskasz szablon faktury z polami do wypełnienia danych, a także jej aktualizowany podgląd. Dzięki temu na bieżąco widzimy jak finalnie będzie wyglądać dokument oraz czy wszystkie informacje są dodawane prawidłowo.

Z tego miejsca uzupełniamy dane, które pojawią się na fakturze między innymi wpisując usługi, które zostały wykonane. Tworzenie dokumentu z tego miejsca jest przydatne podczas kreowania prostej faktury za pojedyncze usługi, w sytuacji kiedy możemy bez większego wysiłku wpisać je ręcznie.

Co w przypadku większej ilości usług?

W tym momencie zalecamy skorzystać z opcji generowania faktur z różnych miejsc w systemie.

Jak to działa?

Wchodząc w zakładkę Rozliczenia -> Podsumowania, możemy wyznaczyć zakres czasu, kiedy Klient korzystał z usług Wirtualnego Biura. Wyszukujemy Klienta lub wybieramy go z wyświetlonej listy. Po tym wyborze, pojawi się lista: usług, ilość, cena oraz data kiedy usługa była wykonywana. Z tego miejsca możemy wybrać opcję wygenerowania Pro Formy, która automatycznie wypełni się wszystkimi usługami oraz danymi Klienta. Dzięki temu nie musimy ręcznie dodawać wszystkich usług, co pozwoli na znaczne przyśpieszenie wystawiania dokumentu oraz załączenie wszystkich punktów bez ryzyka ich pominięcia.

Z jakiego miejsca można jeszcze wystawić fakturę?

Na ten moment, generowanie faktur jest możliwe z:

1. Rozliczenia -> Wystaw Fakturę
2. Rozliczenia -> Podsumowania
3. Rezerwacje -> Sale Konferencyjne -> Podgląd rezerwacji w kalendarzu na dole strony
4. Lista usług jednorazowych -> Wystaw fakturę

Trzecia opcja pozwala na wygenerowania faktury za rezerwację konkretnej Sali konferencyjnej w wyznaczonym czasie. Czwarta jest szczególnie użyteczna, dla usług jednorazowych, które wykonaliśmy dla klienta.

Dzięki temu, bezpośrednio z każdego z wyżej wymienionych widoków, możemy wystawić fakturę, której dane wypełnią się automatycznie.

Seria numeracji Faktury

W zakładce Administracja -> Ustawienia -> Faktury, istnieje możliwość dodania własnej serii numeracji faktury, w taki sposób, aby była ona czytelna i odpowiednia dla Wirtualnego Biura. Pozwoli to na uporządkowanie i zachowanie odpowiedniej kolejności dokumentów.

 

Gdzie znajdę wystawione faktury?

Po upewnieniu się, że wszystkie dane są wypełnione prawidłowo, a indywidualna edycja w wyżej wspomnianej zakładce dobiegła końca, możemy zacząć wystawiać Faktury Pro Forma. Wszystkie dokumenty po ich wygenerowaniu, automatycznie przenoszone są do zakładki Rozliczenia -> Przeglądaj Faktury. To tam możemy sortować i przeglądać faktury, które wygenerowaliśmy. Dzięki temu, pomimo różnego miejsca tworzenia dokumentu, finalnie mamy je zgromadzone w jednym miejscu. Ułatwia to wgląd w status faktury, oraz informacje w niej zawarte.