Aktualizacja 2.42 integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)

13.03.2026

Wprowadzamy w Desktomy integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, który pozwoli na wystawianie i wysyłanie do KSeF faktur ustrukturyzowanych, zgodnych z ustawowymi wymaganiami.

Jak połączyć się z KSeF w Desktomy?

Do prawidłowego połączenia z KSeF wymagane jest uzupełnienie pól Nazwa firmy oraz NIP/Numer VAT, które posłużą do identyfikacji podatnika w systemie. Aby znaleźć te ustawienia należy przejść za pomocą menu bocznego do zakładki Administracja -> Ustawienia -> Faktury.

Sugerujemy sprawdzenie i poprawne wypełnienie wszystkich pól dotyczących danych wystawcy faktury.

Uwaga: przy aktywnym połączeniu z KSeF wyżej wymienionych pól nie można zmieniać – dane te są zablokowane w KSeF i do ich edycji konieczne jest usunięcie połączenia z KSeF.

 

Następnie należy wybrać metodę uwierzytelnienia się w systemie. Obecnie Desktomy wspiera dwie metody uwierzytelniania się w KSeF – za pomocą tokena oraz certyfikatów KSeF.

Czym jest Token KSeF?
Token KSeF to unikalny, generowany identyfikator uwierzytelniający, który — na równi z kwalifikowanym podpisem elektronicznym — umożliwia uwierzytelnienie się do API KSeF.
Jego wygenerowanie jest możliwe w Aplikacji Podatnika KSeF – https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Uwaga: w momencie tworzenia tej instrukcji ustawodawca przewidział, że Tokeny KSeF będzie można generować i wykorzystywać do uwierzytelniania tylko do końca 2026 roku. Po tym czasie konieczne będzie przejście na inną metodę uwierzytelniania.

Czym jest Certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowe poświadczenie tożsamości podmiotu, wydawane przez system KSeF na wniosek uwierzytelnionego podmiotu. Umożliwia on uwierzytelnianie się oraz realizację operacji takich jak wystawianie faktur w aplikacjach takich jak Desktomy. Certyfikaty KSeF również można uzyskać w Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów – https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

 

Ustawienia związane z KSeF

Aby przejść do ustawień związanych z połączeniem z KSeF należy wejść w zakładkę Administracja -> Ustawienia -> KSeF.

 

Uwierzytelnienie za pomocą Tokena KSeF

Po wybraniu Tokena KSeF z listy jako metody uwierzytelniania pojawi się pole do wklejenia ciągu znaków tworzących token. Po wklejeniu klikamy przycisk Połącz z KSeF.

Jak wygenerować Token KSeF? Instrukcja Ministerstwa Finansów – https://www.youtube.com/watch?v=k-ptf9f3JhM

Uwaga: należy pamiętać o wklejeniu wszystkich znaków tokenu, bez dodatkowych spacji.

Jeżeli wygenerowany w Aplikacji Podatnika token jest zgodny z NIPem w ustawieniach dotyczących faktur – uzyskamy połączenie z systemem KSeF.

 

Uwierzytelnianie za pomocą Certyfikatu KSeF

Po wybraniu Certyfikatu KSeF z listy jako metody uwierzytelniania pojawią się pola do załadowania plików: certyfikatu (z rozszerzeniem .crt), klucza prywatnego (.key) oraz hasła do klucza.

Jak wygenerować Certyfikat KSeF? Instrukcja Ministerstwa Finansów: https://www.youtube.com/watch?v=SE0IHuPHtRE

Po załadowaniu plików i wprowadzeniu hasła klikamy przycisk Połącz z KSeF. Jeżeli wprowadzone pliki i hasło są poprawnie skojarzone z numerem NIP z Ustawień – uzyskamy połączenie z KSeF.

Ekran ustawień dot. KSeF będzie odzwierciedlał aktualny stan połączenia z systemem.

Automatyczna wysyłka faktur do systemu KSeF

Zaznaczenie tej opcji spowoduje domyślne zaznaczenie opcji wysyłki faktur do systemu KSeF podczas ich wystawiania. Opcję będzie można odznaczyć podczas wystawiania konkretnej faktury.

Uwaga: opcja ta jest widoczna tylko po prawidłowym skonfigurowaniu połączenia z KSeF.

Wystawianie faktur

Na ekranie Wystaw fakturę (Rozliczenia > Wystaw fakturę) pojawił się checkbox KSeF. Będzie on domyślnie zaznaczony, w przypadku wybrania opcji wspomnianej powyżej, w ustawieniach dotyczących KSeF. Opcja ta jest widoczny tylko dla Faktur VAT – KSeF nie obsługuje faktur pro-forma. Jeżeli opcja jest zaznaczona – system podejmie próbę wysłania faktury do KSeF niezwłocznie po jej wystawianiu – zwykle w ciągu 2 minut.

Adnotacje
Na ekranie pojawiła się również rozwijana sekcja dot. adnotacji na fakturze. Zaznaczenie danej opcji spowoduje dodanie jej na wizualizacji faktury, jak i w pliku XML faktury ustrukturyzowanej wysyłanej do KSeF.

Plik PDF z załącznikiem zawierającym wizualizację faktury z kodem QR i numerem KSeF zostanie wysłany pocztą elektroniczną dopiero po poprawnej wysyłce do systemu KSeF. Wymaga to zaznaczenia odpowiedniej opcji w dolnej części ekranu Wystaw fakturę (Powiadomienia > Wyślij powiadomienie e-mail z załącznikiem).

Proces wygląda następująco:

1. Po uzupełnieniu danych faktury i wysłaniu ich do KSeF oczekujemy na informację zwrotną z systemu – faktura ma status Oczekuje na liście faktur.
2. Po zaakceptowaniu pliku z danymi faktury przez KSeF nadawany jest jej numer KSeF oraz generowany jest kod QR z linkiem do faktury – faktura ma status Wysłano na liście faktur.
3. Wizualizacja faktury (załącznik w formie PDF) z kodem QR i numerem faktury w KSeF jest dołączana do wiadomości e-mail i wysyłana do klienta.

W przypadku błędnych danych na fakturze, które nie zostaną zaakceptowane przez KSeF – nie wysyłamy żadnych dokumentów – faktura ma status Błąd na liście faktur.

Jeżeli opcja wysyłki do KSeF nie jest zaznaczona – dokumenty są wysyłane tak jak do tej pory (standardowy PDF), tj. od razu po wystawieniu faktury. Taką fakturę można potem wysłać z systemu do KSeF na żądanie.

Uwaga: faktura przyjęta w KSeF nie podlega edycji. Zmiana w takiej fakturze możliwa jest tylko poprzez fakturę korygującą, którą można wystawić bezpośrednio z poziomu aplikacji KSeF.

 

Zmiany w innych częściach interfejsu użytkownika

Na ekranie Przeglądaj faktury (Rozliczenia > Przeglądaj faktury) dodaliśmy dwie nowe kolumny:

1. Numer KSeF – po poprawnej wysyłce faktury do systemu i nadaniu numeru KSeF znajdzie się on w tej kolumnie.
2. Status KSeF – etykiety służą do informowania o statusie faktury w systemie KSeF.
Możliwe statusy to Wysłano, Oczekuje, Błąd.

Wysłano: faktura została wysłana i przyjęta w systemie KSeF.
Oczekuje: faktura została umieszczona w kolejce do wysyłki (zwykle zostaje automatycznie wysłana w ciągu 2 minut od wystawienia)
Błąd: wystąpił problem z wysyłką/połączeniem z KSeF/poprawnością danych.

Jeśli nie widzisz nowych kolumn skorzystaj z opcji Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu Przeglądaj faktury.

Z poziomu ekranu Przeglądaj faktury istnieje również możliwość wysłania faktury do KSeF ręcznie – za pomocą przycisku Opcje i wybrania pozycji Wyślij do KSeF. Będzie to możliwe w przypadku kiedy nie zaznaczymy opcji włączającej automatyczną wysyłkę do KSeF oraz w sytuacji kiedy napotkamy na błąd w KSeF i będzie potrzebna kolejna próba wysłania faktury.

Zakładka KSeF

Na ekranie Przeglądaj faktury dodaliśmy również zakładkę KSeF z uproszczoną listą faktur wysłanych do systemu. Z tego miejsca możliwe jest również pobranie pliku UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) oraz pliku z wizualizacją faktury.

Dodatkowe ustawienia dotyczące faktur związane ze zmianami dot. KSeF – stawki podatku VAT oraz metody płatności

KSeF akceptuje tylko ściśle określone stawki podatku VAT wymienione w ustawie. Należy o tym pamiętać przy definiowaniu stawek VAT w Desktomy – nadal można je dowolnie definiować (Administracja > Ustawienia > Faktury > Stawki VAT), ale faktury ze stawkami spoza wspieranej listy nie są akceptowane przez system KSeF i będą skutkowały błędem. Wspierane przez KSeF i sugerowane przez nas wartości to:

• 23% lub 22%
• 8% lub 7%
• 5 %
• 0%
• ZW – zwolniony
• NP – Nie podlega

W związku z wprowadzeniem KSeF, użytkownicy, którzy zdecydują się na wysyłanie faktur do KSeF z poziomu aplikacji Desktomy powinni połączyć istniejące metody płatności (Administracja > Ustawienia > Faktury > Sposoby płatności) z metodami płatności wspieranymi wspieranymi przez system poprzez przypisanie im odpowiednika z KSeF.

Oznaczenia te są następujące:

• 1 dla płatności gotówką
• 2 dla płatności kartą
• 3 dla płatności bonem
• 4 dla płatności czekiem
• 5 w przypadku kredytu
• 6 dla płatności przelewem
• 7 dla płatności mobilnej

Nazwa nadana metodzie płatności nie ma znaczenia, ważne jest przypisanie jej odpowiednika w KSeF.