Aktualizacja 2.34 – Personalizacja

01.06.2023

Skrót zmian wprowadzonych w aplikacji DESKTOMY, w ramach AKTUALIZACJI 2.34: 

Moduł Poczta – Dodaj pocztę 

• dodając pocztę dla klienta, który posiada zaległości, system poinformuje nas, że dany klient posiada co najmniej jedną, niezapłaconą fakturę – funkcjonalność dostępna wyłącznie dla biur korzystających z modułu Rozliczenia-Wystawianie faktur  

Moduł Administracja – Dodaj pakiet: 

• w widoku dodaliśmy informację w jaki sposób właściwie oznaczać pakiety „Bez limitu” 

Moduł Klienci: 

• w dodawaniu oraz edycji klienta dodaliśmy możliwość ustawienia obowiązkowego załącznika dla dodawanej poczty 

Moduł Administracja – Ustawienia – Personalizacja: 

• paleta z wyborem kolorów aplikacji wyświetla się po najechaniu na oznaczenie numeryczne koloru jak i na znacznik koloru  

• umożliwiliśmy podgląd wersji kolorystycznej 

Moduł Administracja – Ustawienia – E-mail – Personalizacja powiadomień: 

• umożliwiliśmy modyfikację treści dolnej belki powiadomień wysyłanych do klienta 

Moduł Poczta – Lista nadawców 

• umożliwiliśmy przyporządkowanie nadawcy do wszystkich klientów 

Informacja o niezapłaconej fakturze 

W celu skrócenia procesu weryfikacji, czy dany klient posiada zaległości wobec wirtualnego biura na etapie dodawania poczty lub realizacji prośby o skan, wprowadziliśmy dodatkową funkcjonalność, dzięki której komentarz o co najmniej jednej nieopłaconej fakturze, dla wybranego klienta, wyświetla się w następujących widokach: 

• dodawanie poczty, 

• dodawaniu załączników w związku z realizacją prośby o skan, 

• dodawanie załączników poprzez edycję poczty, 

• dodawanie załączników w przeglądaj pocztę,  

Funkcjonalność będzie dostępna wyłącznie dla biur, które korzystają z modułu wystawiania lub dodawania faktur w aplikacji DESKTOMY, ponieważ informacja, o co najmniej jednej nieopłaconej fakturze zostanie wyświetlona na podstawie danych zawartych w bazie Przeglądaj faktury.  

Nowa funkcjonalność ma charakter opcjonalny, co oznacza, że w module Administracja – Ustawienia – Poczta będzie można ją włączyć lub używając checkboxa pn. Wyświetlaj powiadomienia o niezapłaconej fakturze przy dodawaniu poczty

• zaznaczenie checkboxa oznacza, że informacja o co najmniej jednej nieopłaconej fakturze zostanie wyświetlona w w/w widokach, 

• odznaczenie checkboxa oznacza, że taka informacja nie będzie się pojawiała 

Komentarz dotyczący pakietów „Bez limitu” 

Zdarzają się pakiety, w ramach, których biura oferują nielimitowaną pocztę, nielimitowaną liczbę skanowanej poczty lub nielimitowaną liczbę powiadomień SMS. Przy takich rozwiązaniach w wyżej wymienionych wartościach najczęściej wpisywane jest „zero”. Dodatkowo w rubrykach dotyczących opłat za ilości poczty/skanów lub SMS ponad limit również wpisywane jest „zero”. Z punktu widzenia tworzenia draftu faktur oraz obliczania wartości w module Rozliczenia – Podsumowania wpisanie „zera” jest wystarczające, gdyż system nie nalicza opłat. Należy jednak zaznaczyć, że wpisanie zera w rubryce Ilość powoduje, że system odczytuje każdą pocztę, skan lub SMS powyżej zera 0 jako nadliczbową i odzwierciedla to w statystykach. Dla biur, które prowadzą kontrolę nad skanami ponad limit obraz analityczny jest wówczas zniekształcony. Aby zniwelować ten błąd sugerujemy, aby w rubryce Ilość wpisywać wysoką, nieprzekraczalną liczbę, która w połączeniu z zerową ceną nie wpłynie na rozliczenia, ale również nie wpłynie na statystyki.  

Aby opisany mechanizm działania nie został zapomniany i aby był widoczny dla wszystkich, którzy wprowadzają pakiety, w moduł Administracja – Dodaj pakiet wprowadziliśmy stały komentarz wyjaśniający. 

 Obowiązkowy załącznik  

Z przedstawionych nam sugestii biur, wynika, że jednym ze stałych ustaleń z klientami jest dodawanie poczty z obowiązkowym załącznikiem, inaczej mówiąc każde powiadomienie powinno mieć zeskanowaną korespondencję.  Do tej pory takie ustalenie widniało w informacjach dodatkowych, co miało skutek wyłącznie informacyjny, nie operacyjny. Aby uskutecznić właściwą realizację ustalenia z klientem w module Klienci – Dodaj klienta oraz w edycji klienta z poziomu widoku Listy Klientów, przy ustawianiu powiadomień wprowadziliśmy opcję Wymuszaj dodanie załącznika podczas dodawania poczty 

• zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dla konkretnego klienta nie możliwe będzie wysłanie poczty bez załącznika, 

• odznaczenie tej opcji spowoduje, że mimo ustaleń z klientem możliwe będzie wysłanie powiadomienia bez załącznika, czyli tak jak działało to przed aktualizacją 2.34 

Paleta z wyborem koloru aplikacji oraz podgląd wersji kolorystycznej 

W module Administracja – Ustawienia – Personalizacja dodaliśmy kosmetyczne zmiany dotyczące wersji kolorystycznej aplikacji, m.in. aktywowaliśmy znacznik kolorystyczny, który do tej pory wyłącznie wskazywał wybrany kolor. Po zmianie, najechanie na niego spowoduje pojawienie się palety z możliwymi do wyboru kolorami aplikacji. Dodatkowo wprowadziliśmy możliwość podglądu wybranej wersji kolorystycznej przed jej zapisaniem.  

Personalizacja powiadomień 

Po wprowadzeniu aktualizacji 2.34 możliwe jest pełna personalizacja wyglądu powiadomień wysyłanych do klientów. Oprócz dotychczasowej edycji górnej belki oraz treści, obecna aktualizacja wprowadza możliwość edycji treści w dolnej belce kolorystycznej, która do tej pory była odwołaniem do strony DESKTOMY. Zmian można dokonywać w module Administracja – Ustawienia – E-mail w części E-mail podpis i stopka.

Podsumowując miejsca edycji poszczególnych elementów Powiadomień: 

• belka kolorystyczna górna – Administracja – Ustawienia – E-mail, część E-mail powiadomienia – Personalizacja powiadomień 
• treść – Administracja – Ustawienia – E-mail, część E-mail powiadomienia – Personalizacja powiadomień 
• podpis (tekst pod treścią) – Administracja – Ustawienia – E-mail, część E-mail Podpis i Stopka -edytor Podpisu 
• belka kolorystyczna dolna – Administracja – Ustawienia – E-mail, część E-mail podpis i stopka – edytor Informacji dodatkowej
• stopka (treść pod belką kolorystyczną dolną) – Administracja – Ustawienia – E-mail, część E-mail podpis i stopka – edytor Stopki 

Nadawca dla wszystkich klientów 

Dotychczas każdy nadawca mógł być przyporządkowany do konkretnego klienta. Po wprowadzeniu aktualizacji możliwe jest przyporządkowanie nadawcy do wszystkich klientów. W tym celu dodając lub edytując nadawcę z rozwijanej listy klientów należy wybrać opcję Zastosuj do wszystkich klientów.