AKTUALNOŚCIAktualizacja 2.31 – powiadomienie o zalegającej poczcie
17.11.2022
Każdego dnia rozmawiamy z Użytkownikami Desktomy, którzy dzielą się z nami opiniami, wrażeniami i sugestiami odnośnie dalszego rozwoju naszego systemu do obsługi Wirtualnych Biur. Codziennie rozmawiamy z Wami!
W tej aktualizacji pojawiły się subtelne – ale wnoszące wiele dobrego – zmiany. Te małe ułatwienia często przybierają postaci checkboxów, list rozwijalnych lub przycisku, ale gwarantujemy, że w tle uruchamianych jest wiele mechanizmów, które mają ułatwić i sprawić pracę bardziej przyjemną i wydajną. Co nowego znajdziecie w Desktomy?
Powiadomienie o zalegającej poczcie.
To ratunek na wszechobecną bolączkę pracowników administracyjnych – nie tylko Wirtualnych Biur. Na pewno w bazie Klientów, są i tacy, którzy w biurze pojawiają się sporadycznie, a jeżeli już, to nie mają czasu lub ochoty odebrać zalegającą pocztę. Ze strony prawnej, Wirtualne Biuro jest zobowiązane do przechowywania korespondencji przez dany okres. Tak więc Klient, który otrzymuje wiele przesyłek pocztowych, może zapełnić nam niejedną teczkę. Na szczęście na ratunek przybywa automatyczne powiadomienie o zalegającej poczcie!
Na czym to polega?
W sytuacji, gdy w swojej bazie masz Klientów, którzy nie odbierają korespondencji cyklicznie, możesz zdefiniować automatycznie wysyłane powiadomienie, przypominające o odebraniu zalegającej poczty. To pracownik Wirtualnego Biura określa ( globalnie, dla wszystkich Klientów ) paramtery, według których Klient spełniający wyznaczone warunki, otrzyma takie powiadomienie.
Powiadomienie może być wysyłane, kiedy Klient przekroczy daną ilość korespondencji lub gdy przekroczy ona zdefiniowany czas jej przechowywania. Oznacza to, że Wirtualne Biuro może określić, czy niezależnie od ilości przesyłek, Klient powinien dostawać przypomnienie, kiedy korespondencja nie zostanie odebrana np. Po upływie 30 dni lub jako aktywator wysłania powiadomienia określamy ilość zalegających przesyłek, czyli np. Gdy Klient otrzyma 20 listów, wysłane zostanie powiadomienie z prośbą o ich odbiór.
Funkcja jest domyślnie wyłączona, aby ja aktywować należy:
Wejść w Administracja -> Ustawienia -> E-mail -> Personalizacja powiadomienia -> Powiadomienie: Zalegająca poczta.
Tłumaczenia dla własnych typów i statusów poczty
Już od dłuższego czasu, Desktomy jest dostępne w kilku wariantach językowych np. czeskim lub tureckim. Jednak w sytuacji, gdy Pracownik Wirtualnego Biura korzystając z funkcji np. Zdefiniowania własnego typu poczty, dodawał indywidualne nazwy, nie były one poprawnie tłumaczone na wybrany język z menu głównego. W praktyce oznaczało to, że Klient, który korzystał z czeskiej wersji systemu, mógł mieć widoczne frazy, które były wyświetlane w tym języku, w którym Administrator je wpisał.
Aby wyeliminować taką sytuację, która może prowadzić do zakłócenia przekazania komunikatu, wprowadziliśmy możliwość dodania tłumaczeń do sekcji Poczta -> wybrany typ i status poczty.
Jak to działa?
Gdy zostanie zdefiniowany nowy typ poczty, wpisujemy nazwę do modalu w odpowiednie miejsce. Jednak tuż pod polem z nazwą, widoczne są checkboxy, z przypisanymi wariantami językowymi, w których występuje Desktomy.
Aby dodać tłumaczenie np. dla języka czeskiego, należy zaznaczyć odpowiedni checkbox i wpisać właściwą nazwę. W tym wypadku, gdy czeskojęzyczny Użytkownik napotka komunikat z nowododaną nazwą dla typu poczty, będzie ona zaciągała właśnie nazwę czeską.
W sytuacji, gdy dany typ lub status poczty nie zostanie przetłumaczony, podczas korzystania z Desktomy w innym języku, wyświetlana będzie domyślna nazwa, czyli ta, która została wpisana w główne pole ‘nazwa’.
Szablon wiadomości wewnętrznych
W Desktomy obecna jest funkcja wysyłania wiadomości wewnętrznych, które pojawiają się w kokpicie systemu. Taka komunikacja pozwala na szybkie przekazanie informacji bez dodatkowych komunikatorów. Aby funkcja działała jeszcze sprawniej, dodaliśmy opcje:
- Zdefiniowania kilku szablonów
- Określenia każdorazowo, z którego szablonu chcemy skorzystać.
Dzięki temu, możemy stworzyć uniwersalny jednak indywidualnie dopasowany szablon, który możemy zapisać i edytować w każdej wiadomości według potrzeb.
Aby to zrobić, należy wejść w: Administracja -> Ustawienia -> Wiadomości.
Wybieramy opcję – Dodaj szablon. Wypełniamy go odpowiednią treścią i zapisujemy. Pojawi się on na liście, z której możemy: wejść w jego ponowną edycję, zapisać go jako domyślny lub usunąć.
Kiedy będziesz wysyłać wiadomość z systemu Desktomy, możesz zaznaczyć checkbox ‘Wiadomość z szablonu’, który wyświetli Ci listę rozwijalną ze zdefiniowanymi szablonami. Teraz wystarczy wybrać ten odpowiedni i w zależności od potrzeby: edytować lub od razu wysłać.
Wyszukiwarka GUS – faktury
Ta funkcja to nic innego, jak automatyczne zaciąganie informacji z bazy GUSu, na podstawie wpisanego numeru NIP. Ta opcja nie jest obca dla Użytkowników Desktomy, ponieważ jest ona używana także przy dodawaniu nowego Klienta.
Jak działa to w przypadku faktur?
Gdy dodajemy / wystawiamy fakturę dla Klienta spoza systemu, zaznaczamy odpowiedni chcekbox, który wyświetla nam przycisk ‘Pobierz dane z GUS’. Kliknięcie wywołuje miejsce do wpisania danych takich jak NIP, dzięki czemu pozostałe dane zostaną automatycznie uzupełnione i wczytane.
Drobnostka a cieszy! 😊
Lista usług jednorazowych – filtry i podsumowanie
Na koniec nowości aktualizacyjnych, przenieśmy się do listy usług jednorazowych, gdzie zostały dodane filtry, za pomocą których możemy łatwiej wyszukiwać konkretne usługi. Dodatkowo, na dole tabeli, widoczna jest ‘łączna kwota’ za wszystkie usługi jednorazowe. To kolejna mała zmiana, która pozwala na lepsze monitorowanie i zarządzanie Wirtualnym Biurem.
Mamy nadzieję, że wyżej przedstawione zmiany wpłyną korzystnie na jakość i wydajność pracy Wirutalnych Biur!
