Aktualizacja 2.30 – dodatkowe osoby kontaktowe i reprezentujące

07.07.2022

Na dobre i sprawne funkcjonowanie systemów, aplikacji i programów, niezbędne są małe elementy, które w subtelny i intuicyjny sposób, wspomagają codzienne poruszanie się i korzystanie z dostępnych funkcjonalności. Tak też jest w przypadku DESKTOMY i najnowszej aktualizacji. Poniżej przedstawiamy kilka drobnych usprawnień, które mogą okazać się przydatne w zarządzaniu Wirtualnym Biurem.

 

Kwota inna niż 0,00 bez uwzględnienia pakietu.

Aby ulepszyć proces wyświetlania przefiltrowanych wyników w sekcji Rozliczenia -> Podsumowania, dodaliśmy kolejny checkbox, który wyświetla nam Klientów z kwotą inną od 0,00. Na czym to polega? Obecnie, wybór filtrowania za pomocą checkboxa ‘Wyświetl tylko klientów z kwotą inną niż 0,00 w wybranym okresie (nie uwzględniaj kwoty pakietu), oznacza, że cena pakietu nie będzie brana pod uwagę, będzie ignorowana. Czyli zostaną nam wyświetleni tylko ci Klienci, dla których została naliczona kwota w danym okresie inna niż 0,00, nie biorąc pod uwagę kwoty pakietu.

Tagi Klienta na liście faktur do wystawienia.

Tagi są z nami już od jakiegoś czasu. Służyć mogą na wiele sposobów. Jako etykiety / oznaczenia / przypomnienia. Aby ich treść była widoczna w ważnym i istotnym miejscu, dodaliśmy kolumnę ‘ Tagi Klienta’ Rozliczenia -> Faktury do wystawienia. Teraz, gdy Klient X posiada tag na przykład ‘płatność 14-dniowa’, będziemy o tym pamiętać podczas wystawiania faktury, lub podczas bezpośredniego kontaktu z Klientem.

Osoby kontaktowe – pole PESEL

Zgodnie z prośbą naszych Użytkowników, wprowadziliśmy pole ‘PESEL’, dla osoby kontaktowej / osoby reprezentującej. Wypełnienie pola jest nieobowiązkowe. W przypadku uzupełnienia go, informacja z podanym numerem, będzie widoczna we wszystkich miejscach, gdzie występuje dana osoba np. Wydaj pocztę.

Również w formularzu dla Potencjalnych Klientów, możemy skorzystać z dodania widoczności oraz określenia obowiązkowego lub nieobowiązkowego wypełnienia danego pola.

Dodatkowo, analogicznie w generatorze dokumentów, możemy do wybranego szablonu dodać nową zmienną [os_pesel] lub [rep_pesel]. Dzięki temu, będzie ona uwzględniona w wygenerowanym z tej templatki, dokumentu.

Lista faktur – data sprzedaży.

W miejscu wystawiania faktury / edycji informacji o fakturze / lista faktur, widoczna jest kolumna z informacją, kiedy została dokonana sprzedaż usług z danej faktury. Dodatkowo, na liście faktur pojawiła się nowa kolumna, której widoczność i ustawienie można edytować. Analogicznie, dostępny jest filtr, który porusza się po wartości, jaką jest ‘Data sprzedaży’

Statystyki faktur – typ sprzedaży

W miejscu rozliczenia -> Przeglądaj faktury -> Statystyki, pojawiła się kolejna opcja wpływania na wykres i sprawdzenia statystyk np. Tylko dla danego typu faktury np. PRO FORMA

Dodatkowe osoby kontaktowe i reprezentujące

Przedstawiamy nasz konkret tej aktualizacji, czyli największą zmianę, która działa w obszarze generatora dokumentów. W niektórych sytuacjach, np. Wynikających z zapisów w umowie, w danej firmie mogą występować dwie lub więcej osób decyzyjnych lub kontaktowych. W takiej sytuacji, we wszystkich dokumentach, powinny być zawarte dane osobowe wszystkich takich osób. Dotychczas, podczas tworzenia szablonu dokumentów, w treści mogła występować jedna osoba decyzyjna i jedna osoba kontaktowa ( nadal obie funkcje może pełnić jedna osoba). W tej aktualizacji, dodaliśmy możliwość określenia dowolnej ilości takich osób.

Jak to działa?

Najpierw edycji Klienta dodajemy wszystkie osoby decyzyjne i reprezentacyjne. Pamiętając o tym, że jedna osoba może pełnić obie funkcje.

Następnie tworzymy szablon, gdzie używamy odpowiednich zmiennych. Jedyną zmianą i ważną rzeczą, o której należy pamiętać podczas dodawania zmiennych do treści, jest odpowiednia numeracja kolejnych zmiennych.

W przypadku, gdy chcemy dodać do dokumentu dwie osoby reprezentacyjne, z czego wyświetlanymi danymi ma być [imię] [nazwisko] [mail], zapisujemy to jak w poniższym przykładzie.

Pierwsza osoba i jej zmienne powinny występować bez cyfry ( domyślnie jest to oznaczone jako pierwsza pozycja i osoba). W przypadku gdy chcemy dodać kolejną osobę, w każdej linii oraz zmiennej, dodajemy tę samą cyfrę. Reasumując, jeśli chcesz dodać więcej niż jedną os. kontatkową lub reprezentującą, dla każdej następnej dodaj w zmiennej liczbę 2..n. Np.: [os_imie_2]

W przypadku wpisania dwóch różnych cyfr lub liczb w obszarze danych jednej osoby kontaktowej lub reprezentacyjnej, podczas zapisania zmian zostaniemy poinformowani o konieczności poprawy zapisu.

Co dalej?

Podczas generowania dokumentu z wyżej stworzonego szablonu, wybieramy Klienta, dla którego tworzymy dokument. Jeżeli Klient będzie miał zdefiniowane więcej niż jedną osobę decyzyjną lub kontaktową, pojawi nam się lista z wyborem, dane której osoby mają zostać wczytane.

Mamy nadzieję, że wszystkie powyższe zmiany znajdą zastosowanie w codziennej pracy Wirtualnych Biur i nadal możemy liczyć na tak aktywne użytkowanie oraz współtworzenie dalszych udogodnień! 🙂