AKTUALNOŚCIAktualizacja 2.29 – Integracja kalendarzy z iCalendar
09.06.2022
Jako właściciele Wirtualnych Biur oraz Pracownicy odpowiedzialni za kontakt i obsługę Klienta, dobra organizacja i zarządzanie czasem pracy, to jedna z ważniejszych umiejętności. Jako twórcy Desktomy, chcemy rozwijać i ulepszać ten system, aby wspomóc i ułatwić w jak największym stopniu zadania związane z zarządzaniem Wirtualnym Biurem. Z tego powodu, przestawiamy kolejną dawkę informacji, które opisują najnowsze zmiany i aktualizacje.
Lista faktur – dedykowana kolumna z załącznikiem.
Opcja pobierania załącznika z wybranej faktury, jest już powszechnie używana. Jednak jest to na tyle często wykonywana akcja, że nawet małe usprawnienie i skrócenie ilości ‘Klików’ ma znaczenie. Dlatego w miejscu Rozliczenia -> Przeglądaj faktury -> została dodana kolumna, która od razu wyświetla przycisk do bezpośredniego pobrania załącznika z danej faktury. Wraz z kolumną, dodany został nowy filtr ‘Załącznik’, na podstawie którego możemy filtrować faktury, na podstawie informacji, czy zawiera ona jakiś załącznik czy nie.
Po aktualizacji, kolumna z opisywaną wartością pojawia się w sekcji Ustawień ( koło zębate ) w ‘Dostępnych kolumnach’. Jeżeli ma być wyświetlana na ekranie, wystarczy przeciągnąć ją na lewą stronę ekranu, jak przy klasycznym ustawianiu kolumn.
Aktywny / Nieaktywny użytkownik
W sytuacji, gdy któryś Klient notorycznie ignoruje wezwania do płatności, nie nawiązuje kontaktu i nie odpowiada na nasze wiadomości, Administrator lub Właściciel Wirtualnego Biura, może podjąć decyzję o zablokowaniu dostępu do panelu logowania Desktomy. Funkcja może być traktowana jako rozwiązanie tymczasowe – w zależności od czynników, które wymusiły na nas taką decyzję. Klient nie utraci dotychczasowych informacji / plików i danych z systemu, jednak nie będzie miał możliwość logowania się a tym samym aktywnego korzystania z systemu. Aby zablokować / odblokować status użytkownika należy wejść w: Administracja -> Lista Użytkowników. Na ten moment, wszyscy z nich posiadają status aktywny. Jeżeli pojawi się konieczność zablokowania wybranego użytkownika, obok znacznika ze statusem, znajduje się przycisk z symbolem kłódki. Po wybraniu go, dany użytkownik natychmiastowo straci możliwość logowania. Blokować i aktywować użytkownika można także w jego edycji.
Po wykonaniu tej akcji, użytkownik przy próbie logowania, napotka tak wyglądający panel:
Sprawniejsza wysyłka wiadomości dla kilku Klientów.
Dotychczas, gdy chcieliśmy wysłać tą samą wiadomość do kilku Klientów, należało wybrać ich z rozwijalnej listy za pomocą kliknięcia lub wpisania nazwy. Aby ułatwić ten proces oraz umożliwić wgląd w istotne informacje np. Nadchodzący termin zakończenia umowy, na liście klientów dodaliśmy checkbox, którego zaznaczenie umożliwi wysłanie wiadomości do zaznaczonych Klientów.
Wystarczy zaznaczyć jeden checkbox, aby przycisk u góry strony ‘Wyślij wiadomość’ stał się aktywny.
Po wybraniu go, zostajemy przeniesieni do panelu wiadomości, z wybranymi Klientami jako odbiorcy.
Modyfikuj pakiet indywidualnie
W funkcji Desktomy -> Administracja -> Lista pakietów istnieje możliwość dodawania pakietów z określonymi danymi / informacjami i polami. Podczas nawiązywania nowej umowy z kolejnym Klientem, wybieramy, który pakiet ma zostać mu przypisany. Jednak przy takim rozwiązaniu, w sytuacji gdy warunki danego pakietu ulegały zmianie, obowiązywały one jedynie Klientów pozyskanych po tym czasie. Aby móc aktualizować warunki pakietów, które zostały przypisane w całym czasie ich trwania, dodaliśmy taką opcję z wyborem, czy dane zmiany mają działać ‘wstecz’ czyli czy mają także obowiązywać Klientów, którzy posiadają dany pakiet, wcześniej aniżeli wprowadzane zmiany.
Na przykład, gdy Klient X zdecydował się na pakiet GOLD za 100zł w dniu 01.03.2022, a Właściciel dokonał zmiany na kwotę 120zł dnia 01.06.2022, to może zdecydować, czy cena ma się zaktualizować także dla Klienta X od dnia 01.06.2022, czy obowiązywać go będzie ustalona na początku stawka.
Po wybraniu opcji ‘Nie’ zmiany wprowadzone w pakiecie zostają zapisane, bez ingerencji ‘wstecz’ a nowe warunki, będą otrzymywali tylko nowi klienci. Jeżeli wybrana zostanie odpowiedź ‘Tak’, zmiany w pakiecie także zostają zapisane, z dodatkową aktualizacją pakietów dla Klientów z przypisanym już pakietem.
Wdrożenie iCalendar – funkcjonalność dodana na prośbę jednego z naszych Klientów. Dziękujemy za aktywne korzystanie z Desktomy i udział w rozwoju naszego systemu!
Funkcjonalność pozwala na zintegrowanie i połączenie kalendarza rezerwacji sal konferencyjnych w Desktomy z kalendarzem np. w serwisie Outlook, czy Google Calendar. Do naszego kalendarza możemy przypisać terminy rezerwacji ze wszystkich sal jak i z tych pojedynczych.
Jak to działa?
Nad kalendarzem w Desktomy (pod wszystkimi salami konferencyjnymi) pojawił się przycisk, .ics
Jest on odpowiedzialny za wygenerowanie linku, który należy podpiąć do np. Outlooka, aby zintegrować kalendarze.
Czas jaki obejmuje ta integracja, to 3 miesiące wstecz od daty wygenerowania linku oraz wszystkie nadchodzące rezerwacje w przyszłości.
Jeżeli zdecydujemy się na drugą opcję implementacji -> możemy otworzyć wygenerowany link w przeglądarce i ściągnąć plik na nasz dysk, dzięki czemu możemy wgrać i zintegrować kalendarz w dowolnym momencie. Należy pamiętać jednak, że po wyborze tej opcji, nowe rezerwacje nie będą pojawiać się nam automatycznie w kalendarzu. Dlatego zachęcamy do korzystania z pełnej integracji za wklejenia linku w odpowiednie pole w dowolnej aplikacji obsługującej iCalendar.
Statystyki faktur
Gratka dla tych, którzy lubią wykresy i statystyki. W Rozliczenia -> Przeglądaj faktury -> dodaliśmy nową zakładkę ‘Statystyki’, gdzie widoczny jest wykres stosunku faktur zapłaconych / niezapłaconych i z przekroczonym terminem płatności. Domyślnie, po wejściu w tę zakładkę, w statystykach uwzględniani są wszyscy Klienci. Istnieje możliwość wygenerowania takich statystyk np. Tylko dla aktywnych Klientów lub dla poszczególnego użytkownika. Wyświetlone kwoty są kwotami brutto.
Dzięki tej funkcjonalności możemy w widoczny i jasny sposób sprawdzić, jak wygląda przebieg płatności i terminowości w Wirtualnym Biurze.
