Aktualizacja 2.28 – Nowe zakładki dla wszystkich faktur

10.05.2022

DESKTOMY to system, który powstał w celu lepszego i efektywniejszego zarządzania pracą w Wirtualnym Biurze. Tak samo jak rozwija się ten rynek, który ewoluuje o nowe usługi i funkcje, tak samo nasz system musi dotrzymywać kroku i spełniać wszystkie oczekiwania i potrzeby, które pojawiają się na bieżąco. Właśnie dlatego, poniżej przedstawiamy krótki spis kolejnych zmian, które subtelnie i nieinwazyjnie zagościły w DESKTOMY.

Zakładki faktur – szybka filtracja

W sekcji Rozliczenia -> Przeglądaj faktury dodaliśmy pasek z 3 zakładkami, które przedstawiają szybką i dynamiczną filtrację wszystkich dodanych faktur. Pierwsza pozycja to WSZYSTKIE – w tym miejscu jest lista wszystkich faktur, bez względu na status ich płatności lub innych danych. Druga zakładka to ZAPŁACONE – która zawiera faktury tylko z uregulowaną już płatnością. Ostatnia pozycja to zakładka DO ZAPŁATY – gdzie widnieją dokumenty, które nie zostały opłacone lub są opłacone tylko częściowo.

W każdej z tych zakładek, nadal istnieje możliwość dodatkowej filtracji lub wyszukiwania wyników w konkretnej bazie: wszystkich faktur, tylko zapłaconych lub tylko tych do zapłaty.

Opcja pozwala na szybkie przełączanie i filtrowanie dokumentów, bez konieczności zaznaczania interesującego nas filtra. Status płatności faktury, to jej podstawowy filtr i rozróżnienie, dlatego zdecydowanie dobrze jest mieć go pod ręką!

Dodatkowym usprawnieniem, jakim jest wyświetlanie ogólnej kwoty netto i brutto za wszystkie faktury, jest podsumowanie znajdujące się na dole strony.

Należy pamiętać, że wyświetlane kwoty to suma WSZYSTKICH faktur, które znajdują się na danej liście. Dodatkowo, faktury które zostały dodane do DESKTOMY bez użycia funkcji fakturowania w systemie, mogą nie mieć wyróżnionej kwoty netto, co może wpływać na ogólną sumę wyświetlaną w podsumowaniu.

Tylko aktywni Klienci – podsumowanie

Mało inwazyjną zmianą, a na pewno przydatną do codziennej pracy z Klientem, jest opcja ‘Wyświetl tylko aktywnych Klientów’. Znajdziemy ją w Rozliczenia -> Podsumowania -> pod okresem, z którego chcemy wybrać danych Klientów.

Dotychczas, w podsumowaniu widoczni byli wszyscy Klienci od tych aktywnych do Klientów archiwalnych. Po zaznaczeniu powyższego checkboxa, będziemy mieli podgląd tylko do Klientów, którzy posiadają status Aktywny.

Informacja o nadawcy wiadomości wewnętrznej

Jednym o ile nie podstawowym kluczem do sukcesu, jest komunikacja. Aby dobrze się komunikować, musimy wiedzieć… z kim rozmawiamy! Dlatego w funkcji wysyłania wiadomości wewnętrznej, dodaliśmy pole, które zawiera nazwę użytkownika, który wysyłał do nas daną wiadomość, czyli nadawcę wiadomości. Dzięki temu, będziemy mogli zachować ciągłość korespondencji wraz z przypisanej informacji do konkretnej osoby.

Dodatkowo, dodaliśmy opcję wyświetlania powiadomień o nowej wiadomości, w panelu dla administratora. Liczba nowych wiadomości będzie widoczna bezpośrednio w menu po lewej stronie, przy głównej pozycji WIADOMOŚCI.

Przekroczony termin płatności faktur

Opcja przedstawionych wyżej 3 zakładek, a w szczególności DO ZAPŁATY może okazać się nie wystarczająca, kiedy chcemy szybko i natychmiastowo odnaleźć tylko te faktury, które mają przekroczony termin płatności. Dlatego dodaliśmy filtr z dwoma opcjami ( Tak / Nie ). Filtr o nazwie PRZEKROCZONY TERMIN, który śladem klasycznych filtrów, działa we wszystkich zakładkach. Czyli możemy użyć go będąc na zbiorczej liście wszystkich faktur, lub tych np.. Zapłaconych, jednak chcemy zobaczyć, które z nich zostały uregulowane po terminie.

Ostatnie cyfrowe potwierdzenie

Wydawanie poczty wraz z cyfrowym potwierdzeniem jest lubiane i często wykorzystywane przez pracowników Wirtualnego Biura. Co jednak w przypadku, gdy chcemy podejrzeć nasz ostatnio wydany cyfrowy dokument, bez konieczności przeszukiwania całej korespondencji?

W pozycji Poczta -> Wydaj pocztę -> widoczny jest łatwo dostępny link, gdzie możemy zobaczyć, czy nasze cyfrowe potwierdzenie wygląda tak jak chcieliśmy i czy wszystko jest w porządku.

Generowanie dokumentów z pozycji edycji klienta

Generowania dokumentów nie trzeba nikomu przedstawiać. Jest ono niezmiennie dostępne z pozycji Klienci -> Lista Klientów -> Opcje

Aby przyśpieszyć prace, kiedy chcemy działać z edycją i dokumentami dla konkretnego Klienta, dodaliśmy możliwość generowania dokumentu z pozycji edycji danych wybranej osoby. Dlatego teraz po wejściu w edycję użytkownika, znajdziemy przycisk do generowania dokumentów dla wybranego już Klienta.

Zbiorczy PDF dla faktur

W sytuacji, gdy chcemy przekazać kilka dokumentów a równocześnie nie chcemy ściągać kilku, kilkunastu lub nawet większej ilości plików, możemy wykorzystać opcję scalonego pliku PDF.

Aby to zrobić wystarczy wejść w zbiorczą listę faktur -> zaznaczyć wybrane faktury -> wybrać przycisk z górnej belki -> Eksport załączników w PDF. Dzięki temu, uzyskamy jeden plik ze scalonymi fakturami, który wygodnie możemy przesyłać dalej.

Ważna informacja – maksymalna pojemność plików to 10MB. Jeżeli łączna waga przekroczy ten limit, zostanie wyświetlony komunikat.

I ostatnia, mała zmiana, która łączy się z powyżej wspomnianymi fakturami i podsumowaniami. Teraz, podczas dodawania faktur, które zostały wystawione winnym miejscu, pojawi się miejsce do wypełnienia kwoty netto.

Każda zmiana to mała rzecz, jednak całościowo mamy nadzieję, że wpłyną korzystnie na jakość codziennej pracy!