Aktualizacja 2.27 – Wystawianie faktur dla Klientów spoza systemu

15.03.2022

Nowy miesiąc oznacza nowe funkcje i delikatne zmiany w systemie DESKTOMY. Niezmiennie, to dzięki aktywności naszych użytkowników, możemy się rozwijać, ulepszać i dostosowywać DESKTOMY, do Waszych potrzeb. W tej aktualizacji, prym wiodły funkcje związane z fakturowaniem, co oznacza, że wprowadzenie tej usługi było oczekiwane i potrzebne. Poniżej krótkie wprowadzenie i opisanie wdrożonych zmian.

 

Możliwość wyłączenia powiadomień o nowej prośbie o skan

Opcja wysyłania powiadomień e-mail do Administratora, gdy tylko pojawi się nowa prośba o wysłanie skanu, to na pewno spore ułatwienie. Jednak w sytuacji, gdy ktoś posiada liczną bazę klientów, którzy równie aktywnie korzystają z tej opcji, może się okazać, że jesteśmy co kilka minut powiadamiani o nowej prośbie, co może wpływać negatywnie na nasze skupienie w pracy. Z tego powodu dodaliśmy prosty checkbox, który pozwala na wyłączenie powiadomień o nowej prośbie o skan. Po aktualizacji, zostaje on domyślnie odznaczony. Aby skorzystać z nowej funkcji, należy wejść w: Administracja -> Ustawienia -> Ogólne -> Prośby o skan -> checkbox pod niebieskim polem.

Eksport listy faktur do pliku XLS

Funkcja pozwala na szybki i sprawny eksport wszystkich dostępnych faktur lub tylko tych dokumentów, które zostaną nam wyświetlone po zastosowaniu filtrów. Aby wyeksportować wszystkie faktury, należy wejść w: Rozliczenia -> Przeglądaj faktury -> wybrać przycisk nad wierszami z fakturami -> Eksportuj XLS. Po tej czynności, plik zostanie automatycznie pobrany. Przy chęci pobrania dokumentów spełniających dane kryterium, możemy skorzystać z filtrów i otrzymać tylko te wyniki, które chcemy pobrać w formacie XLS.

Lista faktur – ikony opcji w jednym miejscu

Nie martwcie się, wszystkie możliwości edycji są nadal dostępne. Skondensowaliśmy je tylko do jednego przycisku ‘Opcje’, który rozwija listę proponowanych czynności, które możemy wykonać dla danej faktury.

Dodanie potencjalnego Klienta przez Administratora

Udostępnianie linka z podpiętym formularzem, który pozwala użytkownikowi na rejestrację jako potencjalny Klient, to opcja, która cieszy się popularnością i została bardzo dobrze przyjęta. Jednak brakowało jednej możliwości… Opcji, aby to bezpośrednio Wirtualne Biuro mogło tworzyć samodzielnie bazę potencjalnych Klientów, bez ich angażowania. Pozwala to na budowanie swojej grupy docelowej, oraz sprawdzenie, jaka jest ilość potencjalnych Klientów dla oferowanych usług. Aby tego dokonać, wystarczy wejść w: Klienci -> Potencjalni Klienci -> wybrać przycisk u góry ‘ Dodaj klienta potencjalnego’.

Z wymaganych danych, musimy znać jedynie nazwę oraz adres e-mail. Pozostałe dane nie są obowiązkowe. Dodatkowo, wpisanie potencjalnego Klienta może odbyć się bez wysyłania mu maila z ta informacją. Możemy wstrzymać się z pierwszym mailem, do czasu aż będziemy pewni, że budowana baza potencjalnych klientów jest gotowa na następny krok 🙂

 

Kopiowanie faktur

Opcja przyśpiesza i usprawnia pracę, w szczególności, gdy mamy stałych Klientów, którzy korzystają z naszych usług. Na czym to polega? Opcja pozwala na kopiowanie faktury, która została wystawiona poprzez system DESKTOYM. Funkcja nie jest kompatybilna z fakturami, które zostały stworzone poprzez zewnętrzny system. Jak to działa? Gdy mamy klienta, dla którego chcemy ponowić daną fakturę, czyli np. Takie dane jak pozycje na fakturze i nazwa zostają bez zmian, a zmienić się ma jedynie kwota danej usługi na nowej fakturze, wystarczy wybrać z opcji ‘Kopiuj fakturę’. Po tej czynności, automatycznie zostanie stworzona nowa faktura, która zaciąga wszystkie informacje wraz z nadaniem NOWEGO numeru faktury, daty jej wystawienia oraz daty płatności ( zależne od ustawionej ilości dni ). Wszystkie dane są możliwe do edycji.

Ta czynność na pewni przyśpieszy pracę w sytuacji, gdy faktury są powtarzalne lub są zmienione tylko małe elementy, jak np. Ilość danej usługi.

Edycja wystawionej faktury

Podczas czynności wystawiania faktury, może dojść do małych pomyłek w kwocie, ilości pozycji lub najzwyklejszej literówki. Aby nie musieć wystawiać faktury korygującej, wprowadziliśmy opcję, jaką jest edycja wystawionej faktury. Pozwala to na szybkie naprawienie pomyłki, bez konieczności wystawiania nowej faktury. Funkcja dostępna jest w sekcji faktur, w zbiorczym przycisku ‘Opcje’. Wprowadzone zmiany są aktualizowane na bieżąco w informacjach o wybranej fakturze.

Faktury dla klientów spoza systemu

W sytuacji, gdy z usług Wirtualnego Biura, korzysta osoba, która nie jest bezpośrednim Klientem lub nie ma go nawet w bazie potencjalnych Klientów, nie było możliwości wystawienia jej faktury za pomocą DESKTOMY – aż do teraz! W tej aktualizacji dodaliśmy możliwość wystawienia takiego dokumentu, osobie, która np. Jednorazowo korzysta z naszej usługi, np. Rezerwacji sali konferencyjnej. Aby to zrobić, należy wejść w : Rozliczenia -> wystaw fakturę -> w znanym już widoku, pod polem Klient* widnieje checkbox ‘Klient spoza systemu’. Po wybraniu tej opcji, pola do wypełnienia zostaną automatycznie zmienione i dostosowane do wystawienia dla osoby spoza systemu. Brzmi jak przydatna opcja, prawda? 😊

Dodatkowo, tak wystawiona faktura, ląduje niezmiennie w spisie wszystkich faktur, z mała ikoną w kolumnie ‘Klient’, która informuje, że ta faktura została wystawiona dla Klienta spoza systemu.

Dodatkowa funkcja dla Klientów spoza systemu, widnieje w segmencie rezerwacji sal konferencyjnych. W miejscu wpisywania danych osoby rezerwującej, możemy zaznaczyć, że jest to Klient spoza systemu. Również w tym miejscu, pola zostaną automatycznie ograniczone i zmienione, na te odpowiednie dla osoby, która nie jest Klientem Wirtualnego Biura.

Informacja na kalendarzu o zablokowanej sali

W poprzedniej aktualizacji, pisaliśmy o możliwości blokowania sal, na potrzeby Wirtualnego Biura. Opcja jest przydatna, gdy w są tam prowadzone prace remontowe, wewnętrzne szkolenia itd. Jednak dla użytkownika, który chce zarezerwować salę, taka informacja nie była widoczna i musiał on nijako ‘na ślepo’ wybierać termin. We wprowadzonej zmianie, Klient będzie poinformowany, gdy w danym dniu i w jakich godzinach, sala jest zarezerwowana a tym samym niedostępna. Podgląd będzie widoczny w kalendarzu, więc na pewno pozwoli to na szybsze wybranie sali i zorientowanie się w grafiku.

 

Mamy nadzieję, że wprowadzone zmiany będą dla Was przydatne!