Aktualizacja 2.26 – Masowe blokowanie sal konferencyjnych

Przed nami kolejna, co miesięczna aktualizacja systemu DESKTOMY. Jak zwykle, pojawi się kilka usprawnień oraz drobnych modyfikacji, które mają na celu usprawnienie i uprzyjemnienie obsługi Wirtualnych Biur.

Domyślny typ korespondencji

Funkcja ma za zadanie zapamiętać i automatycznie uzupełnić, ostatnio wybrany typ korespondencji, w panelu dodawania nowej poczty. W przypadku, kiedy ostatnio wydana poczta była oznaczona jako np. list polecony, przy wydawaniu kolejnej poczty, czy to dla tego samego Klienta, czy dla zupełnie innego, belka 'TYP’  w dodaniu nowej poczty, zostanie automatycznie uzupełniona i oznaczona ostatnio wybraną opcją. Odpowiedź można edytować i zmienić na inny typ, co spowoduje zapamiętanie nowego oznaczenia. Aby włączyć lub wyłączyć tę funkcję, należy odnaleźć Administracja > Ustawienia > Poczta. W sekcji Poczta – Typ, powyżej naszych zdefiniowanych typów korespondencji, znajduje się checkbox, który domyślnie jest odznaczony. Jeżeli zdarzają się sytuacje, kiedy jest wiele przesyłek tego samego typu, warto aktywować wyżej opisaną opcję. Na pewno oszczędzi nam to czasu oraz ograniczy miejsce na ewentualną pomyłkę w oznaczeniu poczty.

Poczta – Dodawanie załącznika – Dodatkowe informacje

W sytuacji, kiedy Wirtualne Biuro aktywnie korzysta z systemu DESKTOMY oraz z funkcji zarządzania korespondencją, każde ułatwienie i przekazywanie informacji staje się cenną modyfikacją. Panelem, gdzie administrator ma wgląd w wiele informacji, jest widok przeglądania poczty. W sytuacji, gdy do wybranej korespondencji, chcemy dodać załącznik, musimy mieć pewność, że wybraliśmy prawidłową przesyłkę oraz Klienta. Dlatego, w dobrze znanym oknie dodawania załącznika, pojawiły się dodatkowe informacje, takie jak: Nazwa Klienta, Nadawca, Typ listu oraz Data odbioru. Dzięki temu, administrator ma pewność, że dodawany załącznik jest odpowiedni dla wybranego Klienta.

Rezerwacje sal – zaokrąglanie cen

W sytuacji, gdy Klient rezerwuje sale konferencyjną, cena jest zaokrąglana za każdą rozpoczętą godzinę. Oznacza to, że gdy Klient chce wynająć salę na 1,5 godziny, opłata za nią będzie taka sama, jak za pełne 2 godziny. Opcja zaokrąglania cen jest indywidualna i można ją aktywować i dezaktywować za pomocą checkboxa znajdującego się w miejscu edycji wybranej sali konferencyjnej, pod polem 'Cena za godzinę’. Domyślnie, opcja jest odznaczona.

Informacja o cenie netto / brutto

Podczas zakupów lub rezerwacji, odwiecznym problemem jest prawidłowe i jasne oznaczenie, czy podana kwota jest już z podatkiem czy bez. Czyli, czy jest to kwota netto, czy brutto. Niestety i w przypadku rezerwacji sal konferencyjnych pojawiały się takie niejasności. Dlatego dodaliśmy opcję zaznaczenia formatu kwoty. Aby ją określić, należy wejść w rezerwację sali konferencyjnej i karcie Opis, odnaleźć sekcję Cena za godzinę. To tam określamy, czy wpisana cena jest netto, czy brutto. Bazowo, cena jest zaznaczona jako kwota netto. Dodatkowo, w podsumowaniu e-mail, będzie wyraźnie widoczna ta informacja, co pozwoli na uniknięcie niejasności i nieprzyjemnych sytuacji. Gdy wybieramy opcję wyświetlania ceny brutto, pojawia się dodatkowe miejsce na określenie stawki VAT. Są one wczytywane z miejsca Administracja -> Ustawienia -> Faktury -> Stawki Vat. Wszystkie dodane opcje w tym widoku, będą dostępne do wyboru podczas określania ceny brutto w salach konferencyjnych. W sytuacji, gdy dana wartość zostanie usunięta z ustawień, stawka VAT zostanie automatycznie ustawiona na 23%. Opcja na pewno jaśniej i klarowniej przedstawia rzeczywiste ceny za daną rezerwację oraz pozwala na uniknięcie niezręcznych sytuacji podczas rozliczeń z naszym Klientem, lub osobą niezależną od naszego Wirtualnego Biura, co na pewno korzystnie wpłynie na nasz wizerunek.

Masowanie blokowanie sal konferencyjnych

Bywają sytuacje, gdy z różnych przyczyn, musimy wyłączyć z użytkowania na jakiś czas, kilka lub wszystkie sale konferencyjne. Może być to spowodowane remontem, lub wewnętrznymi potrzebami, na przykład szkoleniem naszych pracowników, w wybranych godzinach. Z tego powodu, dodaliśmy masową możliwość blokowania dostępności sal konferencyjnych. Z perspektywy użytkownika, sala będzie po prostu niedostępna w wybranym czasie. Aby zablokować wybrane sale, należy wejść w Usługi dodatkowe -> Lista usług i zaznaczyć wszystkie lub pojedynczo wybrane sale konferencyjne, które mają być zablokowane. Po wyselekcjonowaniu konkretnych sal, należy wybrać przycisk u góry strony „ZABLOKUJ’. Po jego wybraniu, pojawi się okno, gdzie możemy wybrać datę oraz godziny, w których sala ma być niedostępna. W przypadku dłużej niedostępności niż jeden dzień, należy wybrać przycisk 'Dodaj kolejną datę’. Po uzupełnieniu, zapisujemy wybrane daty. Po tej akcji, sale w panelu użytkownika są niedostępne. W sytuacji, gdy np. któraś sala zostanie przywrócona wcześniej niż przewidywany termin, należy wejść w jej edycję, gdzie widoczne będą tagi, z wybranymi datami oraz godzinami, kiedy sala miała być wyłączona z użytku. Gdy chcemy przywrócić jakiś termin, wystarczy usunąć tag, klikając w czerwony X.

Niezmiennie mamy nadzieję, że powyższe zmiany sprawią, że codzienna praca w zarządzaniu Wirtualnym Biurem będzie przyjemna, sprawna i intuicyjna!