Aktualizacja 2.24 – Wystawianie faktury VAT na podstawie Pro Formy

22.12.2021

Wraz z kolejną aktualizacją, wiążą się same dobre wiadomości, nowe zmiany i bardziej intuicyjne rozwiązania. Pierwszą z miłych – i być może – zaskakujących wiadomości, jest oficjalne uruchomienie rosyjskiej oraz tureckiej wersji – tłumaczenia – systemu DESKTOMY. Opcja przydatna dla Wirtualnych Biur, działających na rynku zagranicznym, lub dla wszystkich poliglotów, którzy znają funkcje DESKTOMY na wylot i potrzebują małego wyzwania w codziennym użytkowaniu!

INFORMACJE O WYKORZYSTYWANYCH USŁUGACH PRZY DODAWANIU POCZTY

Poniższa funkcja została wdrożona z pomysłu jednego z naszych klientów (Pozdrawiamy Panią Katarzynę i Panią Edytę). Cieszymy się, że zmieniacie DESKTOMY razem z nami! 🙂

Przy dużej ilości obsługiwanych Klientów, nie trudno o przeoczenie lub pomyłkę, na przykład przy rozliczeniu. Dlatego z chęcią wprowadziliśmy zaproponowane rozwiązanie, które wspomaga proces rozliczenia oraz monitorowanie wykorzystanych usług przez danego Klienta.

Jak to działa?

Podczas standardowej czynności dodawania poczty, w momencie wyboru Klienta, z prawej strony ekranu, zostanie wyświetlone miesięczne podsumowanie wraz z czterema usługami. Zapis liczbowy, pozwala na szybkie zweryfikowanie pozostałej liczby świadczenia danej usługi lub informuje ( liczba w pomarańczowym boxie ), ile takich usług zostało wykonane ponad pakiet i powinno zostać rozliczonych. Sama ilość zostaje określona dla każdego Klienta, na podstawie wybranego pakietu lub indywidualnej umowy. W przypadku, gdy do użytkownika przypisana jest informacja dodatkowa, zostaje ona wyświetlona pod omawianą sekcją.

WYSTAWIENIE FAKTURY VAT NA PODSTAWIE PRO FORMY

Optymalizacja pracy, oszczędność czasu oraz minimalizowanie ryzyka popełnienia błędu. Te trzy argumenty przyczyniły się do wprowadzenia szybkiej, a jakże efektywnej opcji, wystawienia faktury vat, na podstawie istniejącej już faktury pro forma.

Jak to działa?

Samo fakturowanie działa już od dłuższego czasu i ma swoich zwolenników, którzy aktywnie korzystają z tej funkcji. Aby zoptymalizować ten proces, na podstawie wystawionej i opłaconej faktury pro forma, może zostać wystawiona faktura VAT, za jednym kliknięciem. W sekcji: Rozliczenia -> Przeglądaj faktury -> należy odnaleźć odpowiednią fakturę pro forma, a następnie z paska bocznych przycisków, wybrać ten opisany 'Wystaw fakturę VAT’, z ikoną kalkulatora. Po tym wyborze, zostaniemy przeniesieni do klasycznego widoku wystawiania faktury, jednak wszystkie dane będą już wypełnione. Wystarczy zatwierdzić ten dokument, aby zamienił się w finalną fakturę VAT.  Aby przeczytać o funkcji i działaniu fakturowania w DESKTOMY, kliknij TUTAJ.

Łatwe odnalezienie dokumentów!

Aby ułatwić odszukiwanie dokumentów – faktur VAT jak i Pro Forma – postanowiliśmy dodać jedną, wzajemną zależność. W edycji wybranej faktury VAT, na dole dokumentu, zamieszczony zostanie link, do faktury Pro Forma, na podstawie której powstała finalna faktura przekazana do księgowości. Jak wspomnieliśmy, działa to wzajemnie, to znaczy, że wchodząc w edycję wybranej faktury Pro Forma, u jej dołu będzie widoczny link do faktury VAT – jeśli została wystawiona.

POWIADOMIENIE O ADRESIE NA CZARNEJ LIŚCIE

W sytuacji, kiedy adres e-mail, który podał nam Klient jest błędny lub serwer poczty klienta z niewiadomych przyczyn blokuje nasze wiadomości wysyłane z DESKTOMY dany adres trafia na czarną listę i e-maile nie są dalej wysyłane. Od dzisiaj oprócz standardowego alertu w aplikacji otrzymasz e-mail z powiadomieniem, że taki adres na nią trafił.

Jak to działa?

W sytuacji, gdy wysłana wiadomość zostanie zablokowana i niedostarczona do Klienta, administrator dostanie takie powiadomienie zarówno w systemie jak i na e-maila. W DESKTOMY spis powiadomień jest widoczny w prawym górnym rogu – symbol dzwonka. To tam trafiają wszystkie informacje, na bieżąco. Jednak płynność przekazywania informacji i dostarczania wiadomości jest tak ważna, że zdecydowaliśmy się na powtórzenie takiego powiadomienia, również za pośrednictwem maila, który trafi na skrzynkę pocztową administratora. Dzięki temu, będzie można podjąć odpowiednie kroki lub zastosować inną drogę komunikacji, aby przekazać ważną wiadomość dla Klienta.

Dodatkowo, po prawej stronie widoczna jest kolumna o nazwie 'Komentarz’, która zawiera automatycznie uzupełniającą się informację, zwróconą przez system mailowy, dlaczego dostarczenie wiadomości nie powiodło się.

OPTYMALIZACJA SYSTEMU REZERWACJI SAL

System DESKTOMY to żywa, aktywna i zmieniająca się usługa. Niezależnie od tego, czy dana funkcja została dodana rok, pół a może miesiąc temu, bezustannie i wnikliwie testujemy ją wewnętrznie oraz słuchamy opinii i potrzeb naszych Klientów. Każda funkcja ma działać jak najlepiej i być dopasowana do aktualnych potrzeb użytkownika. Z tego powodu, często optymalizujemy i doszlifowujemy usługi, co na pierwszy rzut oka może być niewidoczne, jednak gwarantujemy, że te poprawki są odczuwalne! 🙂

PODPIS W WIADOMOŚCIACH WEWNĘTRZNYCH

Wysyłanie i odbieranie wiadomości wewnętrznych w systemie, jest znane i lubiane wśród użytkowników DESKTOMY. Zdarza się jednak, że Klientowi Wirtualnego Biura , umknie jakaś wiadomość, lub zostanie pominięta w natłoku pracy. Dlatego, czasami wirtualne biuro wysyła wiadomości jako wiadomości email, aby nie musieć ręcznie wpisywać pozdrowień i podpisu, została wprowadzona funkcja podpisu w wiadomościach wewnętrznych wysyłanych jako email.

Gdzie jest ta opcja?

Opcja jest dostępna w standardowym miejscu wysyłania wiadomości: Wiadomości -> Wyślij wiadomość. Pola i opcje do wyboru, pozostają bez zmian. Nadal należy określić odbiorcę, temat, treść i ewentualny załącznik wiadomości. W sytuacji, gdy tworzona wiadomość jest priorytetem lub nie może umknąć uwadze, wystarczy zaznaczyć checkbox na samym dole: Wyślij wiadomość jako e-mail.

Wtedy, Klient otrzyma wiadomość zarówno w systemie DESKTOMY jak i na standardową skrzynkę e-mail. Dodatkowo, wiadomość będzie opatrzona odpowiednią stopką i podpisem, który może zostać edytowany w dowolnym momencie. Aby to zrobić należy wejść w: Administracja -> Ustawienia -> E-mail -> Podpis

Dzięki tej funkcji, Pracownik Wirtualnego Biura nie musi już ręcznie wpisywać pozdrowień i podpisu, ponieważ zostaną one dołączone do wiadomości automatycznie.

 

Mamy niezmienną nadzieję, że również te funkcje zostaną chętnie przyjęte i będą stosowane w codziennej pracy Wirtualnych Biur!