Aktualizacja 2.23 – prośba o przesłanie korespondencji

15.10.2021

DESKTOMY, to rozbudowany, wielofunkcyjny a jednocześnie bardzo intuicyjny i przyjazny użytkownikowi system. Jego elastyczność i dopasowanie, pozwala na wprowadzanie nowych funkcji lub delikatnych zmian, bez negatywnego wpływu, na pracę aktywnych użytkowników. Tak jest i w tej aktualizacji. Zapraszamy do zapoznania się z kilkoma, przydatnymi nowinkami!

Naliczanie usług dodatkowych sali konferencyjnej per persona

Rezerwacje sal konferencyjnych, to aktywnie wykorzystywana funkcja, która pozwala na zarządzanie rezerwacjami z poziomu DESTOMY. W edycji, poszczególnej sali konferencyjnej, istnieje możliwość zdefiniowania rodzaju usługi dodatkowej oraz jej ceny. Określenie kosztu, np. nieodłącznej podczas konferencji, kawy, miało dotychczas dwie opcje:

• Cena za rezerwację
• Cena z godzinę

W tej aktualizacji, dodaliśmy trzecią możliwość, jaką jest określenie kosztu dodatkowej usługi, w przeliczeniu na osobę.

 

W polu do edycji kosztu usługi dodatkowej, należy podać kwotę odpowiednią dla jednej osoby. Podczas podsumowania rezerwacji i określenia przez użytkownika, ilości osób biorących udział w spotkaniu, koszt całkowity usług dodatkowych i rezerwacji, zostanie przemnożony i dodany, przez wszystkich uczestników. Pozwala to na sprecyzowanie kosztów, zarówno po stronie rezerwującego, jak i Wirtualnego Biura.

Prośba o przesłanie korespondencji

Przedstawiamy największą rewolucję tej aktualizacji! Cała funkcjonalność tkwi tylko w jednym checkboxie i przycisku, a usprawnia i przyspiesza kontakt z Klientem o kilka maili. Ta funkcja będzie najbardziej użyteczna w przypadku obsługi Klienta z dużą ilością korespondencji lub z Klientem, który rzadko odbiera przesyłki osobiście. W przypadku, kiedy Klient zostanie powiadomiony o czekającej korespondencji do odbioru, może zauważyć przesyłkę priorytetową lub tę, dla niego niezbędną.

Co robić w takiej sytuacji?

Po pierwsze, zakomunikować taką sytuację, a po drugie, poprosić o bezpośrednie, fizyczne wysłanie poczty na wybrany adres.

Jak to zrobić?

Aby Klient miał taką możliwość, to Wirtualne Biuro musi zadecydować o włączeniu jej widoczności. Aby to zrobić, należy wejść w: Administracja -> Ustawienia ogólne -> Poczta

Na samej górze, będzie widoczny checbox, o treści „Zezwól klientom prosić o przesłanie poczty”. Docelowo, będzie on odznaczony, więc aby funkcja była dostępna dla wszystkich Klientów, należy w tym miejscu wyrazić na to zgodę.

Po aktywowaniu tej opcji, w panelu Klienta pojawi się dodatkowy przycisk, widoczny w sekcji 'Poczta’. Jak to działa? Klient zaznacza wszystkie przesyłki, które chciałby aby zostały wysłane, a następnie wybrać przycisk na górze listy 'Wyślij prośbę o wysłanie’. Ważną informacją jest, że opcję prośby o przesłanie, posiadają tylko te przesyłki, ze statusem 'Do odbioru’.

Gotowe! Klient wyraził swoją prośbę. Teraz pora na wskazanie adresu wysyłki. Po wysłaniu prośby, pojawi się okno gdzie możemy edytować treść wiadomości oraz należy wpisać adres do wysyłki korespondencji. Ostatnie wpisane dane, zostają zapamiętane i zaproponowane przy kolejnej wysyłanej prośbie. Mogą być one każdorazowo zmieniane.

Teraz czas na Wirtualne Biuro.

Wirtualne Biuro zostaje powiadomione o takiej prośbie, za pomocą wiadomości, w której jest dostępny podgląd wybranej korespondencji oraz  przycisk do „Przesłania” listów. Po wysłaniu konkretnych przesyłek na wyznaczony adres, status tych listów, zostanie zmieniony na 'przesłane’.

 

 

Powiadomienie o kończącej się umowie

Jako Wirtualne Biuro, ilość obsługiwanych Klientów, osiąga naprawdę niesamowite liczby. Czasami łatwo przegapić kończącą się umowę. Dlatego dodaliśmy nowe powiadomienie, wysyłane w formie alertu. Jak to działa? W ogólnej liście Klientów, w kolumnie 'Koniec umowy’, na 14 dni do jej zakończenia, widoczne są czerwone belki, które informują, że czas umowy się kończy. Jednak w przypadku dużej ilości stron, manualne sprawdzenie tego, staje się żmudną pracą. Dlatego, aby w łatwy i szybki sposób, wyselekcjonować tylko Klientów z kończącym się terminem umowy, należy kliknąć w dzwonek w prawym górnym rogu i wybrać pozycję 'Kończące się umowy’. 

Zostaniemy przeniesieni do automatycznie wybranych Klientów, którym zbliża się termin zakończenia umowy.

Automatyczna zmiana umowy na czas nieokreślony

Przedstawiona funkcja, została wdrożona z tożsamych powodów, jak powyżej. Aby ułatwić pracę, z zapewnieniem, że żaden Klient i umowa nie zostanie przeoczona. Jak to działa? Administrator, w wybranym pakiecie: Administracja -> Lista pakietów, może określić, czy po upływie określonego czasu, Klient ma uzyskać umowę na czas nieokreślony. Całą magię, ponownie robi jeden checkbox, który domyślnie jest odznaczony, a jego widoczność jest zależna od wcześniejszego określenia, czy dana umowa jest na czas nieokreślony czy nie.

Należy pamiętać, że po zaznaczeniu opcji automatycznej zmiany umowy na czas nieokreślony, Klient nadal będzie oznaczony czerwoną belką, przez 14 dni, jednak nie musimy się tym martwić, ponieważ po upływie tego czasu, jego umowa zostanie automatycznie zmieniona.

Male zmiany…

Numer roczny w serii numeracji -> nowa zmienna [nr] w dodawaniu serii numeracji. Funkcja przydatna podczas wystawiania faktur i określenia jej serii numeracji.

Potwierdzenie wysłania maila ->  gdy Klient prosi o potwierdzenie wysyłki, Wirtualne Biuro może pobrać automatycznie wygenerowany pdf, ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi wysłania maila.

Dane Klienta -> w generatorze dokumentów, podczas dodawania szablonu lub edycji już istniejącego, dodane zostały zmienne, które odpowiadają dodatkowym polom Klienta, definiowanym w ustawieniach.

 

Jak zwykle, mamy nadzieję, że dodane nowe funkcje, znajdą zastosowanie w Państwa Wirtualnym Biurze, a sama praca i obsługa Klientów, będzie przyjemna, łatwa i intuicyjna! 🙂