Aktualizacja 2.21 – Personalizacja powiadomień e-mail

31.08.2021

Dzięki coraz bardziej intensywnemu użytkowaniu DESKTOMY, dostajemy od Was – naszych Klientów, konkretne i sprecyzowane informacje, co nowego powinna wnieść kolejna aktualizacja. Razem z Wami możemy rozwijać DESKTOMY. Czas na przedstawienie kilku nowinek z tej aktualizacji!

 

Personalizacja powiadomień e-mail

Opcja pozwalająca na edytowanie treści w powiadomieniach e-mail, z podziałem na poszczególne typy i języki. Funkcja dostępna jest z poziomu Administracja > Ustawienia > E-mail > Personalizuj powiadomienia. W tym widoku, pojawia się okienko z aktualnie ustawioną treścią, która jest wysyłana w danym powiadomieniu. Edycji podlega temat wiadomości oraz sama treść. U dołu okna z treścią, widoczny jest spis dostępnych zmiennych, które można użyć dla danego szablonu powiadomienia. Niektóre informacje wysyłane w powiadomieniach, zostały scalone do jednej zmiennej, co pozwoli na zachowanie porządku i przejrzystości wiadomości.

Z lewej strony ekranu, widoczne jest 'drzewko’, które jest zbiorem wszystkich dostępnych powiadomień z systemu DESKTOMY. Teraz w jednym miejscu możemy przeklikać i edytować wszystkie powiadomienia, z automatycznym podglądem po prawej stronie. Istnieje możliwość powrotu do domyślnej treści powiadomienia. Wystarczy wybrać przycisk 'przywróć domyślne’. Należy pamiętać, że edytowanie powiadomienia w każdym języku jest indywidualnym procesem. Oznacza to, że kiedy Wirtualne Biuro chce zmienić wszędzie treść wiadomości, należy przemieszczać się między zakładkami z językami i kolejno je uzupełniać przetłumaczonym tekstem.

Aby zobaczyć jak wyglądają w praktyce nasze powiadomienia, możemy sprawdzić to wchodząc w: Administracja > Kolejka e-mail > Podgląd wybranej wiadomości.

Dodatkowym ułatwieniem, o którym warto wspomnieć, jest wyświetlanie opisu edytowanego powiadomienia. Pozwala to na zaznajomienie się, kiedy zostaje wysłane dane powiadomienie oraz pomoże to w dopasowaniu spersonalizowanej treści.

Przypominamy, że aby edytować stopkę powiadomienia, widoczną w wiadomości jak i na podglądzie podczas edytowania powiadomienia, należy wejść: Administracja > Ustawienia > E-mail. 

Eksportowanie faktur do pliku EPP

Jedną z nowości w tej aktualizacji, jest możliwość wyeksportowania wystawionych w DESKTOMY faktur do pliku w formacie EPP (np. do programów księgowych). Jak wyeksportować fakturę do takiego pliku? Jednym kliknięciem! Wystarczy, że na liście faktur, wybierzemy interesujące nas faktury i zaznaczymy checkbox znajdujący się po lewej stronie. Wtedy, u góry ekranu, aktywuje się dostępna opcja 'Eksportuj EPP”. Ilość dokumentów do eksportu jest dowolna.

Ważne! Eksportować do pliku EPP można tylko faktury wystawione z poziomu DESKTOMY.

Filtrowanie w zakładce Klienci

Funkcja znana i zdecydowanie ułatwiająca pracę w przypadku sporej ilości Klientów. Opcja pozwala na filtrowanie według wybranego kryterium oraz późniejsze wyszukiwanie tylko w przefiltrowanych wynikach. Przypominamy, że również tutaj istnieje możliwość wpływania na kolejność i widoczność kolumn (przycisk Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu).

Oznaczenie opłaconej faktury

Wiemy, że w pracy Wirtualnych Biur, liczy się każdy klik! Optymalizacja i przyśpieszenie procesów w pracy jest na wagę złota. Dlatego dodaliśmy możliwość szybkiego odznaczania faktury jako opłaconej. Będąc w zakładce 'Przeglądaj faktury’,  wystarczy odnaleźć konkretną fakturę i wybrać przycisk z prawej strony z symbolem 'checku’. Jedno kliknięcie i faktura zmienia status na 'zapłacone’!

Tagi Klienta w kartotece

Tagi to jedna z funkcji, z których można korzystać w wybranym przez siebie celu. Niektórzy traktują tę opcję jako oznaczenie procesu pozyskiwania Klienta np. czy został wysłany już pierwszy e-mail lub czy dokumenty są gotowe i wysłane do podpisu. Inni traktują tagi jako nowoczesne 'Sitcky Notes’, które pozwalają na łatwe zapamiętanie i zapisanie indywidualnych ustaleń / opisu współpracy z Klientem. Dlatego warto, aby takie informacje znalazły się także w kartotece Klienta. Dzięki temu ważna informacja na pewno nam nie umknie!

 

Mamy nadzieję, że i te funkcje znajdą zastosowanie w każdym Wirtualnym Biurze. Cieszymy się z Waszych reakcji i jak zawsze, z niecierpliwością czekamy na Wasze wrażenia!